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文書管理のトレーサビリティ　素朴な疑問にお答えします！

製品や商品の開発・製造には要求分析、設計、製造、テスト、保守といったサイクルで構成され、各工程で様々な文書が作成されます。要求に応じた製品を製造するには、各文書間で対応する記載箇所の整合性が保たれていて、追跡可能なことが重要になってきます。このような文書間の追跡可能性をトレーサビリティと呼びます。本記事では文書管理とトレーサビリティの素朴な疑問についてまとめました。お答えいたします！

文書管理のトレーサビリティとは？

トレーサビリティとは、商品の生産から消費までの過程を追跡することを意味します。トレース（Trace）とアビリティ（Ability）の２つの単語から組み合わされた造語です。直訳すると「追跡可能性」です。
このトレーサビリティの言葉を有名にしたのはBSE（牛海綿状脳症）問題への対応として2003年農林水産省が導入した「牛肉のトレーサビリティ」です。これを機に、産地・流通経路といった食に対する消費者の関心は非常に高いものになっていきました。
トレーサビリティという言葉は、食品業界のみに限らず製造業界や販売業界など、業種に限らず使用されております。

トレーサビリティの方法

トレーサビリティには「チェーントレーサビリティ」と「内部トレーサビリティ」の２つの方法があります。
「チェーントレーサビリティ」とは複数の企業にまたがって製品の移動ルートを追いかける方法です。主に流通業において使われる手法で、原材料の調達・生産・加工・卸売・小売までと商品が「どこからどこまで移動したか」を追跡します。
「内部トレーサビリティ」とは企業内での製品を作る過程を追跡します。主に製造業において使われる手法で、原材料・部品の調達、設計、製造、検品、納品までといったルートを追跡するのです。この手法により製造の効率化、問題発生時の柔軟な対応が可能になり、品質向上に繋がります。

トレーサビリティの効果

トレーサビリティを導入すると、データの分析により効率的に製品の生産や品質管理を行えます。実際の効果についてみていきましょう。

・リスク管理の強化
具体的に製造業で例を挙げると、材料や部品の調達、加工、組立、試験、流通、販売の各工程の記録を文書にしていきます。履歴を保存していくと各担当者は何かがあった時にこの履歴をチェックし、必要なアクションに繋げていけます。原因が早く見つかれば被害を最小限に抑えられますし、時間や人員といったコストも抑えることが出来ます。

・品質の向上
各工程の繋がりを把握出来るようになるため、担当者ごとの連携が容易になります。よって品質の向上に繋がるのです。また、上述のような問題発生時にも原因の特定が簡単になるため、対策を早期に行えるという利点もあります。

文書とトレーサビリティの実現方法

それでは、いよいよ本題の文書とトレーサビリティの実現方法について、お答えします。文書のトレーサビリティを行うには文書・帳票類の電子化が必要になってきます。電子化には以下の利点があります。
【文書・帳票類の電子化】
・印刷のランニングコストを抑える
・書類をキーワードによる検索が行えるようになる
・紙の劣化による判読不能な状態を回避できる
・保管場所が不要

電子化が出来たあとは、電子データを取り扱うことに対して「機密性・完全性・可用性」の確保が必要になってきます。具体的には以下の項目になります。

【機密性・完全性・可用性】
・電子データが正確に表示され、読むことが出来る
・電子データが改ざんされていない保証
・電子データへのアクセス権管理

製品の不具合の確認等により基本設計書や詳細設計書、あるいは販社向け資料といった文書を修正していくことがあります。この時に必要になってくるのが「版」管理です。その版が適切な内容であるかどうか、業務責任者による承認作業も必要になってきます。

まとめ

「文書管理のトレーサビリティの素朴な疑問にお答えします！」と題しまして、解説してまいりました。文書のトレーサビリティを行うにあたり、いかに「電子化し管理するか」がカギになります。また、トレーサビリティは作業の効率化や信頼性の構築を可能にします。企業には消費者に対する安心や安全への責任が求められてきていますが、トレーサビリティは安心や安全の実現を可能にしてくれるのです。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】には文書のトレーサビリティとして、検索、版管理、ワークフロー（承認）などの機能を有しています。

・検索機能
属性項目の登録を行う事ができます。例えば「製品名」や「図面番号」といった属性項目を追加し登録しておく事で、検索によって関連資料を追跡することができます。

・版管理（改訂登録）機能
改訂版としてファイルを新規に登録する「改訂登録」機能、文書ファイルをダブルクリックで開きアプリケーション終了後に改訂・差替登録を行う「簡易改訂」機能、ルールに則り名前・文書番号等を自動採番する「自動採番」機能があります。

・ワークフロー
ステータス管理と連動した簡易承認機能を利用可能です。関係者及び上長等、承認ルートの全ての承認を得て、文書が正式に登録されます。よって、間違ったものが表に出てくることを防げます。

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