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文書管理で通達と通知まで行う便利なコトとは？

会社で共有する必要がある文書や、業務で使用するマニュアルや連絡文などの文書が変更、修正された場合、どのように他の社員や業務メンバーに通達や通知をしているでしょうか？※以下、「通達（通知）」と表記いたします。日常的に通達（通知）業務は必ず発生していると思います。文書管理システムを使用して、通達（通知）の業務まで行うことができれば、大幅な業務効率化につながります。文書管理システムを使用し、文書の管理だけではなく、文書の通達（通知）まで行う便利なコトを解説します。

文書管理システムと通達（通知）

どの会社でも通達（通知）業務は必ず発生すると思います。作成した文書の業務メンバーへ資料の通達（通知）をどのように行っているでしょうか。メールで各メンバーに送付していたり、毎日の朝礼で連絡していたりしませんか。通達（通知）すること自体の時間は大きくないかもしれませんが、月単位、年単位で考えればかなりの時間を使用していると思います。2022年現在で様々な文書管理システムが存在していますが、通達（通知）機能はどのシステムにも必ずついている機能です。文書管理システムの通達（通知）機能を使用することで日々の業務で発生する通達（通知）業務の時間を最小限にすることで、業務の大幅な効率化が行えます。

文書管理システムで行う通達（通知）とは？

各文書管理システムによって行える通達（通知）に若干の差異はありますが、弊社商品の「D-QUICK7」を例に、文章管理システムで行える通達（通知）を説明します。
文書管理システム「D-QUICK7」には自動メール通達（通知）機能と、ユーザーが選択して通達（通知）する機能の2つがあります。
自動メール通達（通知）機能は、ユーザーが文書管理システムに文書を登録・更新したタイミングで文書管理システムが自動でメール通達（通知）します。「D-QUICK7」では自動メール通達（通知）機能での通達（通知）先をあらかじめ設定することができます。「D-QUICK7」内の格納先にそれぞれ設定することができるので、登録・更新する文書によって通達（通知）が必要なユーザーには通達（通知）し、通達（通知）が不必要なユーザーには通達（通知）しない設定が可能です。
「D-QUICK７」では管理している文書をユーザーが選択し、選択した文書へのURLを発行できます。発行されたURLから「D-QUICK7」にアクセスすることで「D-QUICK7」に格納されている対象の文書が表示された状態で「D-QUICK7」を起動できます。発行されたURLをメールやチャットに貼り付けることで、ユーザーが選択した対象者にのみ通達（通知）を行うことができます。「D-QUICK7」で通達（通知）を行った場合の便利なコトを次項で解説します。

文書管理システムを使用して通達（通知）を行う場合の便利なコト

文書管理システムで通達（通知）を行った場合の便利なコトは次の3つです。

１．通達（通知）忘れの防止
ユーザーが関係者に文書の通達（通知）をメールやチャットで毎回行っていると、通達（通知）自体を忘れてしまうことや、通達（通知）しなければならなかった社員を通達（通知）先から漏らしたりすることがあります。通達（通知）に関する業務を文書管理システムで自動化することにより、少なくとも文書管理システムで管理している文書に対しては、通達（通知）漏れをなくすことができます。

２．通達（通知）業務からの解放
文書の通達（通知）業務を毎回メールやチャットなので行っている場合は、文章の作成時間がかかっていると思います。作成時間は微々たるものかもしれませんが、積み上げればかなりの時間になります。文書管理システムで文書の管理と同時に通達（通知）を自動化することで、メールやチャットで毎回文章を書く必要もなくなるため、通達（通知）業務を短縮することができます。

３．文書を誰がいつ登録・更新したのか直ぐにわかる
文書管理システムであらかじめ自動メール通達（通知）機能を設定しておくと、文書が登録・更新されたタイミングで自動的にメール通達（通知）されます。自動メール通達（通知）時に「D-QUICK7」では、登録・更新したユーザー名もメールで通達（通知）されるので、他ユーザーが変更した場合に、誰が登録・更新したのかもわかるようになっています。通達（通知）されたメールには「D-QUICK7」への格納先データのURLが記載されるため、対象の文書をすぐに確認することも可能です。

まとめ

通達（通知）業務は必ずどの会社、どの業種にも存在します。それだけ通達（通知）は情報共有として大切な業務です。その通達（通知）業務に文書管理システムを導入することでシステムによる自動化と、作業ミスの削減により、業務の効率化につながります。リモートワークが一般的になろうとしている現在、顔を合わせないからこそ、文書に限らず、上司や一緒に働く社員、さらには会社への通達（通知）はより大切になります。文書管理システムを導入し、社内で管理している文書の通達（通知）だけでも自動化し、通達（通知）作業時間の削減をしてみてはどうでしょうか。

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