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文書管理の標準化でやるべきこととは？その方法を知ってみよう！

あなたの会社では、文書管理が標準化されていますか？文書管理が標準化されていれば、必要な文書が会社のどこにあり、その文書のどの場所を見れば目的とする情報があるのかが分かります。本記事では、文書管理の標準化とは何なのか？その方法論、そして文書管理が標準化されると企業にとってどんなメリットがあるのかについて説明します。文書管理について基本的事項をおさえておきたいという方も、ぜひ参考にしていただければと思います。

文書管理の標準化とは？

文書管理の標準化とは何なのか？まずはここから確認していきましょう。
標準化とは一般的に、標準に合わせて規格を整えることを言います。例えば製造業であれば、業務の流れを決定したりマニュアルを作成したりする事で、誰が作業したとしても品質のバラつきを少なくできます。従業員は自分のやるべき仕事が明確になるので、ムダな作業や動きが無くなり、製品の品質が向上するのです。
文書管理もこれと同じです。文書管理を標準化すれば、保管場所はどこなのか？文書はどう書けばいいのか？などが明確になり、いつ誰が文書を探したり作成したりしようとしても、余計な手間や時間をかけずに目的を達成できるのです。文書管理に関して何を標準とするかは、会社の規模や業務内容などを考慮して、きちんと吟味して決定する必要があります。

文書管理が適正化されている状態とは？

社内で決めた文書管理を標準的にするために、一つの文書を正していくことを適正化と言います。では、一体どんな状態だと文書管理が適正化されている状態と言えるのでしょうか？
例えば次のような状態であれば、文書管理が適正化されていると言えそうです。

【文書管理が適正化されている状態】
・書類を作成する場合、書類の種類ごとにどのように作成すればいいのか手順が分かっている
・過去の見積書や注文書を参照する際、どの場所にどう保管されているのかを理解していてすぐに目的の書類を見つけられる
・複数人が参照する文書が個人の端末に保管されているのではなく、適切なアクセス権が付与された上で共有されている状態にある

もしこのような状態にないのであれば、まだまだ文書管理の適正化が不十分です。
よくある例としては、人ごと・部署ごとに文書管理の方法が違うケースです。同じ仕事内容でも、AさんとBさんで違う管理方法だと混乱しますし、いちいちその部署独自の管理方法に従っていては、業務効率が下がりミスも多くなってしまいます。

文書管理の標準化で得られるもの

きちんと文書管理が標準化されていれば、企業としてはメリットだらけです。
ノウハウや資料などが質の高い状態で保管・共有されていれば、社内の業務効率や生産性は高くなり、個人間・部署間の連携も取りやすくなります。お客様からの問い合わせに迅速に回答できるようになり、顧客満足度も上がるでしょう。
具体的な文書管理を標準化する方法ですが、ISO9001で求められている要件を参考にすると良いでしょう。例えば次のようなものがあります。

【文書管理を標準化する方法】
・検索が容易になるように適切な識別及び記述をする（タイトル、日付、作成者、参照番号など）
・文書化した情報に、必要なときに必要な場所でアクセスでき、すぐに活用できる状態にする
・文書化した情報が適切に保護されている（アクセス権限，不適切な使用からの保護など）

また、セキュリティの面でも文書管理は重要です。誰が、いつ、何を持ち出し・閲覧をしたかを記録しておけば、文書の改ざんや漏洩を防止でき、仮に問題が起きても被害を最小限に抑えることができます。
個人情報や機密情報の流出は、従業員や関係企業とのトラブル・訴訟にもつながる重大な問題です。企業としての説明責任（アカウンタビリティ）を果たすためにも、適切に文書管理をして不正行為や違法行為がなかった事実を証明できるようにしておく必要があります。

文書管理の標準化を運用していくために

文書管理の標準を社内で定めたとしても、それを運用していくのは大変です。そこで、文書管理システムの導入を検討されてはいかがでしょうか？メリットとしては、次のようなものがあります。

【文書管理を標準化するメリット】
・文書を保管する際、ペーパーレス化で保管場所を削減できる
・全文検索、作成日時や作成者による絞りこみなど、様々な検索機能で目的の文書をすぐ探せる
・常に最新版の文書を参照でき、前のバージョンでの指示や発注などのミスを防ぐことができる
・アクセス権限を設定すれば、文書の改ざんや漏洩を防止し、重要な文書をセキュリティの高い状態で管理できる
・クラウド対応のシステムであれば、場所や時間の制限なく文書を参照することができる

このように、文書管理システムの導入には多くのメリットがあり、業務の効率化やリスクの軽減を図ることができます。デメリットとしては導入コストがかかってしまう点ですが、近頃は電子文書の割合も増えており、文書管理システムの導入は必要不可欠になりつつあります。

まとめ

ここまで、文書管理を標準化する方法や、標準化することによるメリットについてご説明しました。文書管理の標準化で、文書の保管場所や作成方法が明確になり、目的の文書の検索や作成をスムーズに行えます。また、文書管理システムを導入すれば、高度な検索機能を利用することができますし、よりセキュリティの高い状態で文書を管理することが可能です。

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