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文書管理が難しいと感じる３つの理由　うまくいく方法を知ってみよう

みなさんは業務で作成したファイルをどのように管理していますか？文書管理を始めたいけど、何から初めればいいかがわからず、そのままにしていませんか？実は文書管理を始めるときに難しく感じる３つの理由があるのです。どのようなポイントに気を付けて文書管理を始めるかをご紹介します。

なぜ文書管理は難しいのか？難しく感じているだけ？？

「文書管理をしよう！」と言われても、文書管理はなぜかとっつきにくさがあり、難しいと思ってしまいます。なぜ文書管理は難しいと感じてしまうのでしょうか。

すべての業務管理に言えることですが、いきなり難しいところから管理していこうとしてはうまくいきません。うまくいく文書管理は、実はシンプルなポイントを意識し気をつけるだけで実現できるのです。ではどんなポイントに注意すれば、文書管理はうまくいくのでしょう？そのためには、まず文書管理が難しいと感じる３つの理由を理解することが重要です。そしてうまくいく文書管理の方法を知ってみましょう。

難しく感じる理由１）すべての文書を文書管理しようとしている

文書管理を始めるきっかけは、ファイルサーバーの新規購入やリプレース、セミナーへの参加など様々なタイミングがあります。文書管理を始めるときに、どんな文書があるか、どれくらいの数があるのか、すべてを管理しようとしていないでしょうか。いきなり全てを管理しようとすると、溜まっている文書の多さに先が見えなくなり、頓挫してしまう可能性があります。
ISO文書、図面(CAD)、技術文書など、特定の文書種類に限定して管理を始めるのも一つの方法です。文書の種類以外にも取り扱った年代や社内・社外など用途で分類して管理を始めるという方法もあります。このように業務別にフォルダやサーバー等の保管場所、探す範囲が明確であれば段階的に管理を始められます。まずは一部の文書から保管場所のルールを決めて文書管理をはじめましょう。

難しく感じる理由２）何から文書管理を始めればいいかわからない

フォルダ構成など、保管場所のルールを決めて文書管理を始める方法をご紹介しました。続いて、文書管理システムを活用して文書管理を始める方法をご紹介します。

多くの文書管理システムには次の①～③ような機能が備わっています。ファイルサーバーやPCに保管している文書をそのまま文書管理システムに登録するだけでも、これらの機能を活用できます。文書へのアクセス履歴、文書の更新履歴、全文検索機能を利用して文書管理を始めるための活用ができるのです。

何から文書管理を始めていいかわからない時は、文書管理システムを活用するのも一つの方法かもしれません。

① バージョン管理
文書管理システムは書誌情報として版を管理してくれます。ファイル名に連番や日付、○○が追記などの情報を付与する方法でバージョンを表現して保管する場合が多くありますよね。これらのほとんどが個人のルールによって決められており、本人でさえどのファイルが最新かを判別するのに、多くの時間を費やしています。
　
最新バージョンのファイルを早く見つける仕組みがバージョン管理の仕組みとなります。
しかし、文書管理システムを利用すれば必ず最新バージョンが分かるわけではありません。格納先フォルダやファイル名のルール作りと保管を徹底する意識が重要となってきます。

② 全文検索
検索機能には大きく３つの種類があります。フォルダを展開していく検索、ファイル名や属性情報によるキーワード検索、ファイル内の文字情報を検索する全文検索の３つです。

文書管理システムでは検索ワードやファイル内文字をインデックス化することでファイルサーバーよりも速い検索を実現しています。全文検索機能は「ファイル名を忘れてしまった」、「この文字が入っているはず」、「これに似たファイルないかな」などファイルが見つからないときに利用できる機能なのです。

③ アクセスログ管理
文書管理システムを利用する利点として、セキュリティシステムの役割があります。いつ、誰が、どのファイルを操作したかのログが残ることで、不正なファイルへのアクセスの追跡に利用できます。また、不正アクセスの抑止力にも繋がります。文書管理システムにはファイルのダウンロードや印刷を禁止できる機能もあり、ファイルサーバー以上に詳細な権限コントロールが可能となります。

難しく感じる理由３）習慣化できない

フォルダ構成やルールを作って文書管理を始めたけど、なかなか定着せずうまくいかないこともあります。ルールを作って終わりではなく、ルールに則った運用ができているかを定期的にチェックし、運用の見直しを繰り返しながら文書管理の定着を目指しましょう。

フォルダ管理の責任者を決定し運用することと、個人が文書管理のルールを意識しながら業務を行うことが検索時間の削減や業務効率化へ繋がります。

まとめ

「文書管理が難しいと感じる３つの理由　うまくいく方法を知ってみよう」と題しまして、文書管理を始めるときのポイントをご紹介いたしました。うまくいく文書管理のイメージがわきましたでしょうか？

文書管理と聞くと、取り掛かりが難しく後回しにしてしまいますよね。IT化が進むことで文書量も増えて、更に日々の検索時間が多くなっています。これらの時間削減のためにもまずは身近な文書から文書管理に取組んでみましょう。

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