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文書管理の情報区分とは？ISMS認定のための情報セキュリティ3要素も解説

documentmanagementsystem_ISMS

日々の業務で大量の文書を扱うことになりますが、文書の情報区分として企業によって設定された情報区分ごとに文書が分類されます。情報区分はどんな分類があるの？情報区分を設定する際の注意点は？ということを意識することにより、企業に適した情報区分を設定することができます。文書管理の情報区分の設定方法、注意点について解説していきます。

情報区分とは？

企業では数多くの文書が発生します。例えば、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得しようとした場合、情報の取扱いの慎重度の観点などから、情報区分を設定することになります。

文書を見ていると「社外秘」や「公開」などのマークを見たことがないでしょうか？このような情報資産の重要度を定義したものを情報区分といいます。

情報区分を決める理由とは？

情報区分を整理しておくことで、例えば「社外秘の文書は、～～のように取り扱う」といったような取扱いルールをあらかじめ設定できます。また、情報区分を設定し、文書に記載しておくとその文書の重要度が簡単に判別できます。このような理由から情報区分を決めておいた方が良いと言えます。

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ISMSで定義している情報セキュリティ

ISMS認証には守るべき情報セキュリティが定義されています。定義されている情報セキュリティの主な3要素についてご紹介いたします。

ISMS　情報セキュリティ3要素

  • 機密性
    認可されていない個人、エンティティまたはプロセスに対して、情報を使用させず、また開示しない特性
  • 完全性
    正確さ及び完全さの特性
  • 可用性
    認可されたエンティティが要求したときに、アクセスおよび使用が可能である特性
    ※エンティティは、実体、主体ということもある。情報セキュリティの文脈においては、情報を使用する組織及び人、情報を扱う設備、ソフトウェアおよび物理的媒体などを意味する。

情報区分設定の観点からISMSを、組織のプロセス及びマネジメント構造全体の一部とし、情報区分に組み込むことが重要となります。

企業で多く見られる情報区分例

情報区分を設定する場合、主に以下の3つの分類から作成されているようです。

  • 公開情報区分
  • 機密情報区分
  • 社外秘情報区分

このような分類にISMSで定義している情報セキュリティの要素を当てはめて、設定していくことになります。

また、3分類を元に例として「部外秘」という区分を追加するというように細かく区分を追加し、より詳細に区分を管理するケースもあります。

情報区分を設定する際の注意点

区分を設定し、ルール化することは情報セキュリティにおいて重要なことです。しかし、細かすぎる区分を設定している場合、従業員が理解できないケースがあります。

従業員が区分名、または区分の説明を見た際に文書をどのように扱わなければならないのかを簡単にイメージできるように設定しておきましょう。

まとめ

「文書管理の情報区分とは？ISMS認定のための情報セキュリティ3要素も解説」と題して、ご紹介してまいりました。文書を管理するにあたり、文書ごとの情報区分を適切に設定することがセキュリティ上、重要なポイントです。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】は、文書やフォルダに情報区分を設定したキータイプを持たせることにより、情報区分ごとに文書/フォルダを管理することが可能となっております。また、細かいアクセス権の設定も可能となっており、従業員ごとに閲覧/ダウンロード可能な文書を設定することも可能です。

その他の機能としては以下のものが用意されています。

文書管理システム　D-QUICK7 の機能

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書の承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に設定したユーザーに有効期限が切れる旨の通知メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

文書を管理する以上、大量の文書を管理しなければいけません。大量の文書の管理を紙ベースで管理するのではなく、システムに任せるとより効率よく作業できるのです。

文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっています。文書管理システムにお悩みの方は、導入してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、文書管理システム「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。

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