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機密情報を守り情報漏洩を防ぐ方法 図面・完成図書はどうする？

今日の情報社会では、企業や個人にとって機密情報の価値がますます高まっています。この情報が適切に守られていないと、大きな問題・損失を引き起こす可能性が高いです。近年では、企業の情報漏洩のニュースや個人情報の流出ニュースが頻繁に報道されています。本記事では機密情報の重要性と漏洩リスクを解説し、情報漏洩を防ぐための方法についてご紹介いたします。

機密情報とは

機密情報とは、個人、団体、企業が保有する情報の中で、外部に公開することを想定していないケースだけでなく、公開することで損害などが生じるおそれのある情報になります。具体的に機密情報には、3つのレベルがあります。「1.社外秘情報」「2.秘密情報」「3.極秘情報」になります。

社外秘情報
社内で共有する事はできるが、社外に持ち出してはならない情報になります。

秘密情報
社内でも限られた社員のみがアクセスできる情報になります。

極秘文書
最も厳重に管理される情報になり、経営層などの一部の人しか閲覧できない情報になります。

また、機密情報に該当する代表的なものとしては以下のようなものがあります。
・顧客情報（氏名、住所、連絡先）
・社内の営業情報
・製品の設計図や技術情報
・取引先との契約書
・社員に関する個人情報

機密情報が漏洩するとどうなるの？

機密情報が漏洩した時にどのような影響があるかを解説いたします。まず、なんといっても最も注意しなければならないのは、顧客や取引先からの信頼が喪失することです。顧客情報や契約に関する情報が漏洩した場合、顧客や取引先から「契約を継続しても大丈夫なのか？」という不安を与えてしまい、信頼の失墜につながります。

一度失った信頼を回復するには膨大な時間とコストがかかってしまい、場合によっては取引停止や契約解除に発展する可能性もあります。その他の機密情報漏洩の影響について記載いたします。

・経済的な損失、損害賠償の発生
　顧客や取引先への賠償
　法律違反による罰金
　復旧対応のための外部専門家への費用
　謝罪文送付やサポート体制の強化にかかる費用

・技術情報漏洩による競争力の低下
　競合他社に同様な製品を作成されることによる競争力の低下
　市場でのシェアの低下

・法的な責任と社会的な制裁
　個人情報が漏洩した場合、個人情報保護法などの法規に違反する可能性があります。
　行政からの処分や企業名の公表、報道による企業イメージの低下などの
　社会的信用を大きく失う可能性があります。

・企業存続への影響
　特に中小企業では、機密情報の漏洩によって発生した損害や
　社会的信用の低下が致命的になり、廃業に至った事例もあります。

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機密情報を守るための方法

では、機密情報を守るための方法にはどのようなものがあるのでしょうか？

・技術的な対策
１．アクセス制限
機密情報ファイルには、権限を有した人しかアクセスできないように制御します。
また、ログイン時のパスワードは定期的に変更します。
２．データの暗号化　保存されている情報が第三者に閲覧されても読み取られないように暗号化をしておきます。

・人的な対策
１．従業員への教育
情報漏洩で最も多い原因は「ヒューマンエラー」です。
社員一人一人が機密情報の重要性を理解し、正しい取扱い方法を実施できるように教育を行います。
２．離職時の対策
退職者が機密情報を持ち出すリスクに対しても注意が必要です。
退職時にアカウントの削除、電子機器の改修、秘密保持契約の締結などの対策が必要です。


・社内での対策
１．社内ルールの作成
どのような情報が機密情報になるか、どのように取り扱うべきか定めたルールを作成し、社員全員に周知徹底します。
２．ログ管理の仕組み作成
誰が、いつ、どの情報にアクセスしたのかを記録するログ管理の仕組みを作成し、万が一漏洩が発生した場合も原因の追究や再発防止に役立ちます。

このようなポイントに注意し、機密情報を守っていきましょう。

まとめ

機密情報の管理はひとつの部署だけの問題ではなく、会社全体に関わる重要な課題になります。特に最近では高度なサイバー攻撃やリモートワークの普及により、情報漏洩のリスクはますます高まっています。

特に以下の点に注意をしてください。
・一見すると「大したことのない情報」に見えても、組合わせることで重大な意味を持ちます。つまり、「どこまでを機密情報とするか」の線引きと情報の棚卸が必要です。

・情報が漏洩すると、金銭的な損失だけでなく企業ブランドや信頼の失墜という、見えない損害も発生します。特に顧客情報や取引先の情報が流出すると、その後のビジネスに大きな影響を及ぼします。

・情報は、「人」「システム」「組織」が連携して守るものです。つまり、どれか一つを実行しても不十分です。技術的な対策が万全でも、人がルールを理解していなければ意味がありません。

・最も重要なのは、社員一人一人が「自分も情報を守る責任がある」という自覚を持つことです。そのためには継続的な教育や分かりやすいガイドライン（ルール）の整備が効果的です。

機密情報の保護は、「何かあった時に考える」ものではなく、「何も起こさないように備える」ことが最も重要です。自社に合った機密情報管理の仕組みを整えて、万全なセキュリティ体制を講じてください。

製造業の図面、自治体の完成図書等は機密情報です。社員の意識やモラルが低く、ファイルサーバのアクセス権やパスワードだけで運用し、図面の保管ルールが組織で標準化されていないと、図面、完成図書が情報漏洩する可能性が高まります。まさに機密情報は、「人」「システム」「組織」が連携して守らなければならないのです。

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