文書管理で原本を守る　文書管理システムとファイルサーバーの違いを解説

社内では、契約書や稟議書、設計図、マニュアルなど、毎日いろいろな文書が作られています。これらはただのファイルではなく、後から参照したり、監査や取引先対応で提示したりする「証拠資料」としても大切な情報です。

だからこそ気をつけたいのが「原本の扱い」。原本がしっかり管理されていないと、業務の効率も信頼性も下がってしまいます。

ファイルサーバーの共有フォルダを開いて、こんな経験はありませんか？
「このファイルは本当に最新版？」「前に別の場所で同じ名前のファイルを見た気がする…」
小さな迷いも積み重なると、仕事のスピードに影響しますよね。

そこで本記事では、文書管理における「原本」の意味と、ファイルサーバーとの違いを分かりやすくご紹介いたします。

ファイルサーバーでの文書保存と原本管理の難しさ

ファイルサーバーは手軽で便利です。多くの会社が共有フォルダでデータを管理しています。しかし、原本を守るという観点では少し心もとない部分があります。

こうして、ファイルサーバーでは「原本がどれか分からない」という状態が生まれやすく、社内で文書を正しく管理するのが難しくなります。

では文書管理システムを導入すれば万事OKかというと、そういうわけではありません。システムは「原本を守るための便利な道具」であり、ルールや運用と組み合わせて初めて効果を発揮します。
一般的な文書管理システムの便利な機能をご紹介します。

便利な機能も、社内ルールと組み合わせて初めて効果を発揮。システムとルールの両輪で、「原本を守る」体制を作ることができます。

原本がきちんと管理されていると、仕事がぐっとスムーズになります。

原本を守ることは、単なるファイル整理ではなく、会社全体の業務を支える基盤でもあります。

ここまで「原本を守ることの大切さ」や「ファイルサーバーでの難しさ」、そして文書管理を成功させるにはルールや運用との組み合わせが欠かせないことを見てきました。

そのうえで、運用をスムーズに進める手段のひとつとして、弊社の文書管理システム「D-QUICK7」があります。

前の章で触れたように、文書管理システムにはバージョン管理やアクセス制御、操作履歴の記録といった「原本を守るための基本機能」が備わっています。D-QUICK7もそれらをカバーしており、さらに現場で無理なく運用できる工夫を備えています。

例えば、D-QUICK7の機能の一例としては以下の通りです。

このように、D-QUICK7は文書管理システムの基本機能に加え、日常業務の使いやすさを意識した仕組みで、ルールや運用と組み合わせながら原本をしっかり守るお手伝いをしています。

「文書管理で原本を守る　文書管理システムとファイルサーバーの違いを解説」と題して、ご紹介してまいりました。文書管理で大切なのは、システムの機能だけに頼らず、ルールと組み合わせて原本を守ることです。

保存や共有は簡単ですが、原本の正当性が分かりにくい

バージョン管理や履歴記録などの機能で原本管理をサポートし、ルールと組み合わせれば効率と信頼性が向上

もし「どれが本物か分からない」「最新版を探すのに時間がかかる」といった課題を感じているなら、文書管理システムの導入を検討するタイミングかもしれません。一度、文書管理システムD-QUICKを詳しく知ってみませんか？

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。
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