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文書管理の原点「ドキュメント」とは？現場で活かす価値も解説

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「文書管理」はいつの時代にも必要といわれていますが、パソコンの中でフォルダ分けをちゃんと実施しているから大丈夫と思っていませんか。個人レベルではそれでよいかもしれませんが、会社全体や組織を考えた時はどうでしょうか。共有フォルダを設けてフォルダ分けして整理すればいいんじゃないと思っているあなた、それだけでは不十分です。図面文書管理は企業の知識継承を左右する重要な役割を担う重要な業務の一つなのです。なぜそういえるのか、今回はすべての図面文書管理の原点である「ドキュメント」に焦点をあてて本質に迫ってみたいと思います。

ラテン語に学ぶ「ドキュメント」が持つ二つの本質

まず、「ドキュメント」の本質を理解するために語源を調べてみます。ドキュメントはラテン語の以下の２つの言葉に深く関係しているようです。

  1. Documentum（ドキュメンタム）：証拠、手本
  2. Docere（ドケレ）：教える

どうですか？今の「ドキュメント」とはちょっとイメージが違いますよね。どうやら、そもそもは「何かを証明するための証拠」であり、「誰かに知識や手順を教えるための手本」を表す言葉で、「ドキュメント」の役割を指しているようです。

もし、これを現代で扱われる具体的な「ドキュメント」を語源から追ってみたらどうなるでしょうか。

  • 証拠としての価値
    要件定義書やテスト仕様書は、お客様との「約束の証拠」となるため、あいまいだと、後で言った言わなかったという不毛な議論になります。
  • 教育としての価値
    設計書や運用マニュアルは後任者や運用チームにシステムの意図や構造を教える教科書。ここが分かりにくいとシステムのブラックボックス化（属人化）を招く最悪な結果になります。

このような結果をみるとドキュメントを作るってことが、単なる作業ではなく、未来の誰かに知識を託す「投資」と考えたら疎かにできないですね。プログラムコードも似たようなもので、ちゃんと正しいロジックと意図が組み込まれていなければ正しく動きませんものね。

ドキュメントを扱う「ファイル」と「フォルダ」の役割分担

ドキュメントがどういう本質を持っているかわかったところで、次に、この「ドキュメント」とは切っても切れない「ファイル」と「フォルダ」の役割についても整理してみたいと思います。

「ファイル」、「フォルダ」はパソコンの中で扱われる単位ですが、これらも語源を調べてみたいと思います。

  1. ファイル
    語源：古フランス語のfiler（糸を引く、整列する）からきています。
    原点：もともと、紙の書類を整理するために使う「綴じ紐」やその紐でひとまとめにされた書類の束を指していました。
    つまり、ばらばらの情報を「整列させて、ひとまとめにする」役割のことを指す言葉ですね。
  2. フォルダ
    語源：動詞 fold（折りたたむ）からきています。
    原点：物理的な書類を挟み込み、分類することを指していました。
    つまり、「複数のファイルを分類・整理し、階層構造で管理するための入れもの（ディレクトリ）」を指す言葉ですね。

では、ドキュメントは、ファイルとフォルダとどのような関係（棲み分け）なのでしょうか。

  • ドキュメント：中身（人に教えたり、照明したりする情報）
  • ファイル：中身を包む形式的な単位（保存・処理の対象）
  • フォルダ：ファイルを分類し収める入れ物（整理・構造化の単位）

このような関係性を見ると、オブジェクト指向の「カプセル化」や「疎結合」の考え方にも通じる気がします。ファイルは、ドキュメントという情報をカプセル化し、フォルダは関連性の高いファイルを凝集度高くまとめるというように。

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設計・製造現場における「生きたドキュメント」の管理

さて、ドキュメントの価値を最大限に引き出すという話になると個人のパソコンでの整理術では済まされず、組織全体でドキュメントを管理し、活用する仕組みが必要になります。特に製造業や建設業で重要と感じるものが図面文書管理システムやＰＤＭの存在です。

一般的なファイルサーバーというのは、単にファイルを置いておける「大きなフォルダ」にすぎません。ドキュメントの持つ「証拠」と「教育」の価値を生かすには決定的に機能が不足しています。

  1. 版管理機能の欠如
    最新版と旧版が混在し「間違った図面」で製造や工事を進めてしまうリスクが常にあり、致命的です。
  2. 属性情報の欠如
    ファイル名だけでは図面の内容（材質、部品番号、設計変更日など）を検索できません。必要なドキュメントを探すだけで貴重な労働時間を浪費してしまいます。
  3. セキュリティーと監査制の欠如
    だれがいつ機密性の高い図面を見たか、印刷したかという履歴が残りません。情報漏洩のリスクが高すぎます。

このような内容がファイルサーバーで機能が不足している点です。ファイルサーバーの問題点を解決できる方法が図面文書管理システムなのです。

図面文書管理システムがドキュメントの価値を最大化

図面文書管理システムは、「ドキュメント」を「知識」として管理し、現場で生かすための機能を満載してます。

  1. 確実な版管理
    システムが自動で版を統制・管理します。これにより、現場は常に最新かつ承認済みのドキュメントにアクセスできます。
  2. 高度な検索と属性管理
    ドキュメントに「図番」、「材質」、「承認者」などのメタデータ（属性情報）をきちっと紐づけできます。これにより現場は「この製品に使われている図面」とか「Ａさんが設計した図面」といった多角的な条件で瞬時に必要な情報にたどり着けます。
  3. アクセス制御
    部署や役職に応じて、ドキュメントへのアクセス権をきめ細かく設定できます。重要な技術情報という「証拠」を必要な人にだけ「教える」ことができます。

最近の図面文書管理システムは、AIを使って紙の図面や手書きのメモまで自動で属性情報に変換したり、図面の形状から類似図面を探したりすることもできるようになってきています。ドキュメントはもはや静的な文書ではなく生きた資産として進化しています。

まとめ

さて、今回の話で、「ドキュメント」という言葉の持つ深くて重い意味や価値を感じてもらえたでしょうか。図面文書管理の原点にあるのは、証拠、そして、教えることです。

私たちが作るドキュメントは、未来の自分やまだ見ぬ誰かへのメッセージでもあると思います。皆さんも単にファイルをフォルダに保存するのではなく、このドキュメントは、未来の誰に何をどう教える証拠なのか？」という原点に立ち返った意識をもって日々の情報整理に取り組んでほしいと思います。

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