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図面管理システムで始める完成図書のデジタル化

図面や完成図書は、建設業や製造業などにおいて、業務の正確な遂行と将来的な保守・改修に欠かせない重要な情報資産です。図面や完成図書を紙で管理していた従来の方法では、「探しにくい」「最新版がわからない」「保存スペースがかかる」といった課題が常につきまとっていました。

現在ではこのような図面や完成図書の管理をデジタルで行う「図面管理システム」の導入が進んでおり、検索性やセキュリティの向上、業務の効率化につながっています。図面や完成図書の煩雑な管理にお困りのあなたに、図面管理システムの便利な機能をご紹介いたします。

なぜ図面管理が重要なの？

ミス、重複、検索性の低さから生まれるコスト

図面がどこにあるか分からない、最新版がどれか分からない、間違った図面で工事を進めてしまったケースはないでしょうか？
これらはすべて「図面管理ができていない」が原因で起こる典型的なトラブルです。図面の管理が不十分だと、同じ図面が何度も作成されたりし、設計と異なる施工が行われて手戻りが発生してしまいます。完成図書に誤りが残ってしまうなど、見えにくいコストが膨らみます。

検索性が悪いと、目的の図面を見つけるだけで数時間かかる場合もあり、業務効率が落ちる原因になります。

図面と完成図書の「情報の一元化」の必要性

図面、写真、報告書、取扱説明書など、工事に関わる情報は一つの流れの中でつながっているべきです。しかし、部署ごと・担当者ごとに別々のフォルダで保管されていると、「どれが最新版なのか？」「この報告書はどの図面に関するものか？」が分からなくなります。

情報を一元化すると、関係者全員が常に正しいデータにアクセスでき、やり取りの無駄やミスが減ります。完成図書の品質も向上し、将来的な改修・点検にも役立ちます。

図面管理システムでできる点

図面管理システムを導入すると、以下のようなことが出来るようになります。

  1. 　CAD図面やPDFファイルを一元管理する
  2. 　バージョン（リビジョン）を自動で履歴化する
  3. 　承認フローやコメントを記録できる
  4. 　関連ファイル（写真・報告書など）を図面に紐付けする
  5. 　検索がキーワードや図番で高速に実現できる

最近では、3D情報や属性データと紐づいた図面管理も可能になっており、図面が「単なる紙」から「データ資産」へと進化しています。

図面管理システムでの完成図書モデル（マスタ設計視点）

図面管理システムの中身を理解するには、まず「どんな情報をどう整理しているか」というマスタ設計の考え方が重要です。3つの観点からその仕組みを紹介します。

【図面台帳属性】

図面台帳とは、図面の基本的な属性情報を記録する、いわば「図面の名刺帳」です。この台帳が整っていると、どんな図面が・いつ・誰が・なぜ作成・更新したかが一目で分かるようになります。

  • 　図面種別　　　　　　　　　設計図、施工図、竣工図など分類管理する
  • 　工事番号／図番　　　　　　プロジェクトや図面の一意識別に使用する
  • 　作成者／更新者／承認者　　責任の所在が明確になる
  • 　リビジョン履歴　　　　　　修正のたびに履歴を自動保存、旧版への復元も可能です
  • 　閲覧制御　　　　　　　　　役割ごとに表示・編集・ダウンロードの制限が可能です

【関連付け情報】

図面は単体では完結しません。以下のような「関連情報」と結びついて初めて意味を持ちます。
関連情報が充実していると、後から「何がどう変わったか」を追跡でき、説明責任やトラブル時の証拠として役立ちます。

  • 　関連図面とのリンク　　　例えば設計図とそれに基づく施工図を紐付け
  • 　写真・報告書との関連　　図面番号ごとに施工写真や検査結果を登録する
  • 　工程進捗や承認ログ　　　どの時点で誰が承認したかを時系列で記録する

【検索性】

図面が登録されていても、すぐに探し出せなければ意味がありません。検索機能が優れているシステムでは、「過去の類似工事の図面」や「○○メーカー製設備が写っている図面」など、目的に応じて瞬時に必要な図面が見つかります。

  • 　キーワード検索　　　　　　　図番、物件名、部位名などで絞り込み
  • 　タグ管理　　　　　　　　　　構造／設備／改修図などのタグ付けで分類整理する
  • 　サムネイル表示とビューア　　図面を開かなくても中身を確認できる

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D-QUICK導入事例集

図面資産化には、保管と再利用を

図面管理システムの真価は「未来の再利用性」

図面は作って終わりではありません。数年後の修繕、数十年後の建て替えや設備更新時にも、過去の図面情報が残っているかどうかで作業効率や安全性が大きく変わります。

図面管理システムを導入していれば、工事終了後も必要な情報を簡単に取り出せ、長期間にわたって“使える図面”として残せます。

保守・改修用の呼び出し

建物や設備の保守・点検時には、過去の図面に即座にアクセスできます。管理された図面は日々のメンテナンス業務でも活躍します。

  • 　電気設備の改修で、元の系統図を参照して安全に施工できる。
  • 　空調のダクトを交換する際、どの壁に通っているのかが分かる。
  • 　修理業者にURLで図面を共有し、現場を事前確認してもらえる。

更新履歴の可視化（差分確認機能）

図面は更新されるものです。変更履歴が残っていないと、何がどう変わったか判断できず、ミスを招きます。図面管理システムでは、次のような機能が重要です。なぜなら、図面の正しさを保証し、責任の所在も明確にできるからです。

  • 　差分表示機能　　　前回と今回の変更点を自動でハイライトする
  • 　リビジョン履歴　　過去の図面も保存し、比較可能です
  • 　コメント履歴　　　誰がどのような理由で修正したかの記録する

外部との共有（URL共有、社外連携ログ）

設計事務所、施工会社、保守業者など、外部パートナーと図面をやり取りする場面は数多くあります。メールに添付して送るより安全で、やり取りの履歴も残るため、企業間のトラブル防止にもつながります。

図面管理システムには次のような便利な連携機能があります

  • 　ダウンロード履歴の記録　　誰がいつ何をダウンロードしたかがわかる
  • 　有効期限　　　　　　　　　セキュリティ確保にも有効です
  • 　URL共有 　　　　　　　　特定の図面だけアクセス権付きで共有できる

まとめ

図面は単なる設計情報ではなく、企業にとって長期的に活用できる「資産」ですが、図面を適切に保管し、　必要なときにすぐに取り出して再利用できなければ、その価値は大きく損なわれてしまいます。

図面管理システムは、図面をデジタルデータとして一元管理し、社内の誰もが「必要な図面を、必要なときに、すぐに見つけられる」環境を実現します。

バージョン管理機能により、過去の修正履歴も追跡可能で、改修工事や再設計の場面で非常に有効です。類似図面の検索機能を活用すれば、既存の設計情報を活かした効率的な設計や見積作業も可能になります。アクセス権限を設定すると、社外秘の情報を安全に管理できるのも大きなメリットです。

クラウド対応のシステムであれば、現場や出張先からのアクセスも容易になり、図面活用の幅が広がります。「作って、終わり」ではなく、「活用し続けられる図面資産」を築くことが、図面管理システム導入の本質です。

図面や完成図書を効率的に管理・再利用するためにデジタル化を進めるツールとして「D-QUICKシリーズ」という製品があります。文書や図面の保管だけでなくキーワードでの検索が可能です。ぜひ、D-QUICKシリーズに関する詳しい情報をご覧になりませんか？

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