ブログ文書管理ノウハウ

文書管理システムで実現するグローバルオペレーションの効率化

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リモートワークが普及し、働き方が劇的に変化している現在、企業は文書管理の方法を見直す必要に迫られています。これまで紙を基本に行われていた業務は電子化された文書データのやり取りに代わり、その管理には新たなルールと仕組みが求められています。特に、製造業や建築業のような図面を日常的に扱う企業では、文書管理の活用が、業務の効率化の鍵となります。

本記事では、「文書管理 グローバル」をキーワードに、現代のドキュメント管理が直面する課題を明らかにします。そして、文書管理システムを有効活用し、いかにしてグローバルな環境下でのドキュメント統制を強化し業務効率を向上させるかを解説いたします。

文書管理とグローバル化とリモートワークがもたらす課題とは？

現在の文書管理は、「紙で管理している」ケースと、紙に出力しながらも管理は「データで管理している」ケースに分かれます。そして、それぞれに大きな課題が存在します。

【紙で管理する方法の課題】
紙ベースでの管理は紛失や劣化のリスクに加え、目的の図面や文書を探すのに時間がかかり、保管場所も限界に近づくという問題があります。オフィスの移転やサテライトオフィスの利用が活発になる中で、紙の文書を電子化して管理する見直しが必要とされています。

【データで管理する方法の課題】
データで管理していても、紙の図面と同様に目的のデータを探すのに時間がかかるという問題は残ります。さらに、図面や文書の版管理（バージョン管理）が行われていない場合、最新版と旧版の判別が不可能となり、過去の手順書で業務を進めてしまいミスが発生するといったリスクがあります。また、ユーザーミスによる削除が発生してしまうことも課題の一つです。

リモートワークの普及により、これまで紙で管理していた企業もデータでの管理に移行していますが、そのデータ管理を業務として上手く活用できていない企業も少なくありません。特に組織が拡大し、地理的に分散（グローバル化）している場合、以下のような問題が深刻化します。

  • 情報アクセスの遅延
    異なる拠点やタイムゾーンからのアクセスにおいて、必要な文書を迅速に見つけられない。
  • 統制の困難さ
    最新版であるかどうかの確認や機密文書のセキュリティルール統一が難しい。
  • 非効率な運用
    共有サーバーなど、慣れた方法での並行運用が続き、文書管理システムの活用が進まない。

このような課題は、文書管理システムを導入し、明確な社内ルールを厳守させる運用へと見直すことによって解決できます。

文書管理システムが実現するグローバルオペレーションの効率化

文書管理システムの導入は、業務効率化、コスト削減、セキュリティ向上、そしてテレワーク対応という多くのメリットをもたらします。文書管理システムのメリットは、グローバルに展開する企業にとってより重要な基盤となります。

弊社の文書管理システム【D-QUICK7】の機能に沿って、どのように課題を解決できるかを解説します。

１．高度な検索機能による迅速なアクセス
文書管理システムを導入する最大のメリットの一つは、必要なドキュメントを素早く見つけられることです。D-QUICK7には、文書データ内に記載されている文字キーワードで検索できる機能があります。

  • 多種類な検索：
    電子化されたデータに対しても、文書内の文字検索に加え、作成者や更新者による検索、システム内で付与できる属性情報に基づいた検索など、多種類の検索機能が利用可能です。
  • 版指定検索：
    版を指定する方法で検索できるため、版別に探せる便利な機能も提供されます。
  • 効率化：
    検索機能を使用により、必要な文書データを手早く探せ、業務効率化につながります。部署や業務管轄が分かれていても、目的の文書を迅速に見つけられる「検索機能」は不可欠です。

２．版管理（バージョン管理）による業務ミスの削減
グローバルな環境下で複数のメンバーがドキュメントを共有する場合、常に最新版を使用しているかどうかの確認は極めて重要です。

  • 履歴の自動記録：
    D-QUICK7は、登録されている文書データの履歴を版管理する機能を持っています。編集中のドキュメントをそのまま更新でき、「いつ」・「誰が」・「過去のドキュメントはどれか」をシステムが自動的に記録します。
  • 新旧判別の自動化：
    版の管理はシステムで自動的に行われるため、新旧の文書管理の課題を解決し、過去の状態が必要になった場合でも情報を確認できます。手順書のように使用頻度が高く、更新時に迅速な共有が必要な文書情報に対しても有効です。

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文書管理に必要なグローバルレベルでのセキュリティと統制

機密性の高い文書や図面をグローバルに管理する場合、セキュリティ対策は最も重要な要素のです。D-QUICK7は以下の機能を通じてグローバルな環境下でも強固なセキュリティと統制を実現します。

１．細やかなアクセス権限設定
ユーザーに権限を付与する機能により、ユーザーミスによる削除を抑制できます。

  • ユーザー権限
    ログインするユーザーに対して、削除、ダウンロード、閲覧のみ可能など、用途に合った権限を細かく設定できます。
  • 文書に対する権限
    D-QUICK7で管理している文書そのものにも権限を付与することができ、これはユーザー権限よりも強いセキュリティとして設定されます。例えば、ユーザーにダウンロード権限があっても、文書自体にダウンロード禁止権限が設定されていれば、他部署には公開できない機密情報が含まれる手順書などに対して制限をかけられます。

２．データ保護と暗号化
D-QUICK7はオンプレミスでの導入も可能な製品であるため、文書ファイルのデータはサーバー上に設置されますが、このデータは暗号化された状態で配置されます。システムサーバーにログインできる社員であっても、登録されている文書データを容易に持ち出すことができないようになっています。システムのバックアップ機能も備えており、データ損失を防止できます。

３．有効期限設定とコンプライアンス
取り扱っている文書の規定や社内で定められている文書のルールに対して、文書管理システムはコンプライアンス維持に貢献します。

  • 期限管理の自動化
    D-QUICK7では、登録されている文書に対して有効期限を設定できます。期限は1ヶ月単位で自動設定する方法や、個別で期限を設定する方法があります。
  • 通知機能
    有効期限が過ぎた文書は期限切れ文書として特定でき、期限が近づいている文書データに対しては、あらかじめ設定しておいたユーザーにメールで通知されるため、対応忘れを防げます。放置できない文書の管理に有効です。

まとめ

文書管理の目的は、「保存して共有」することであり、業務に必要な情報やナレッジを有効活用することにあります。グローバル化やリモートワークの普及により、文書管理の見直しは待ったなしの状況です。

文書管理システムを適切に活用し、情報検索の迅速化、バージョン管理の徹底、そしてアクセス権限や有効期限設定によるセキュリティ強化と統制の実現につながります。D-QUICK7のような文書管理システムを利用すれば、図面だけでなく、通常の文書データも含めた社内の全ドキュメントを総合的に管理でき、業務全体の効率化が図れます。

文書管理で課題があるようでしたら、文書管理システム【D-QUICK7】での管理を検討してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

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