ブログ文書管理ノウハウ

文書管理の利点を上手に活用しよう！

皆様の会社では文書管理を実施していますか？
文書管理とは必要な文書を単純に保存するだけではなく、正しく保管を行い、活用しやすくすることです。これにより業務効率が向上し、対外的な評価の上昇に繋げられます。文書管理には様々な利点がありますが、ここでは特に企業の対外的な目線と利用者の目線から、そして文書管理の利点を活かした運用についてもご紹介したいと思います。

文書管理が必要とされる場面

企業において、文書管理が実施されている方が良いのは確実ですが、実際どうして必要なのかご存知でしょうか？
まずは、企業においてどの様な場面で文書管理が必要とされるのか見ていきましょう。

例えば企業内では、扱う文書や電子データはその内容によって法律により保管期間が定められています。企業が作成する文書は100以上もの種類に分かれており、短いものなら1～2年間、長ければ永久に保存しなくてはなりません。
こうした文書は取り出す際に誰でもすぐに取り出せることが求められます。そこで、決められた場所に正しく整理され、保管されている運用が必要となります。
このように、企業として正しく存在するためには、文書管理が必要なのです。

そして、文書管理はISOの取得に不可欠な要素です。ISOは国際的な取引を円滑にするため、製品やサービスを同品質、同レベルで提供できるよう設定されている国際的な規格です。特に「ISO9001」は、製造業には非常にポピュラーな規格で、より良い製品やサービスを持続的に提供するための仕組みが規定されており、業種を問わず認証を取得することが可能です。
この「ISO9001」の取得には品質管理マニュアルや社内規程の文書管理の実行が求められており、「ISO9001」の認証取得に文書管理は必須となっています。
また、文書の作成だけでなく、その後の更新や保管、使用方法についても要求されており、これをクリアしなければ「ISO9001」を取得することは出来ません。
そして、「ISO9001」を取得すると、品質管理について一定の基準をクリアしている企業であるとして、企業の信用力が上昇するのです。

以上の理由から企業として文書管理を実施する必要があることが分かりました。

利用者における文書管理の利点

企業として対外的な目線で文書管理が必要なことは分かりましたが、文書管理の利点はそれだけではありません。
社内で文書管理を行う場合、文書管理システムを使用することが一般的です。文書管理システムを実際に利用する人にとって、業務効率の向上とセキュリティの強化が利点としてあげられます。それでは、文書管理システムが社内で役立つ場合を機能ごとに考えてみましょう。

①業務効率の上昇
・検索機能
文書管理システムには検索機能があります。
目的の文書を膨大な文書の中から、どれだけ素早く探し出せるかが業務の効率に関わってきます。検索スピードが速いのはもちろんですが、検索語が文書名の一部であっても検索が出来たり、登録者や登録日時などで検索が絞りこめたり出来れば理想的です。そして検索の絞り込み方法も豊富だと、スムーズに目的の文書を探し出せます。

・リビジョン管理機能
リビジョン管理とは、版管理と同様です。文書は一度登録して終わりのものだけでなく、編集され改版されていくものもあります。ある文書を誰かが編集していることを知らずに別の人も編集して再度登録してしまったら、内容のデグレードが起こる可能性があります。
これをリビジョン管理機能で未然に防ぐ事が出来ます。

・期間管理機能
期間管理機能とは、契約書など保管期間が定まっている文書にとって非常に役立つ機能です。
例えば、更新期限が定まっている文書に期限を設定しておけば、更新期限前に気が付くことが出来るので更新漏れなどのミスを減らせます。また、期限切れのドキュメントを保持し続けるとリソースの無駄にもなりますので、自動削除機能があると、より便利に運用することができます。

②セキュリティの強化機能
セキュリティの強化につながる文書管理システムの機能はアクセス権の付与です。
誰でもどこにでも文書を閲覧、登録、取出、更新、削除できてしまうと、一見便利そうに思えますが、管理に漏れが生じ、文書の紛失や漏洩に繋がりかねません。
そこで、権限を持った人だけが対象のドキュメントにアクセスが出来れば上記のようなリスクを回避することが出来るのです。

以上より文書管理は利用者にとっても多くの利点があるのです。そして、その会社に合った利用方法にする事で、更に利点を活かすことが出来ます。

文書管理の利点を活かした運用を考える

文書管理の利点を確認してきましたが、それを活かした運用をしなければ文書管理を100％有効に活用しているとは言えません。文書管理をうまく活用するためにまずは何をすれば良いのか、どんなことに注意すれば良いのかご紹介したいと思います。

①現状把握
まずは社内の文書の現状把握をしましょう。
・どのような種類の文書がどのくらいあるのか。
・保存期間は守られているのか。
・どのように保管されているのか。
上記を整理し、不要なものはないか、漏れているものはないかを確認しましょう。
不要な書類やデータは社内の保管スペースやリソースを圧迫します。必要なものだけ、必要な期間だけ保管するようにしましょう。

②文書管理に対する社内の運用ルールの作成
社内の文書の全体像がつかめたら文書管理に対する社内ルールを作成しましょう。
この時、以下のポイントを参考にすることをお勧めします。
・どの文書を管理の対象にするか。
…管理する文書の取捨選択を行います。
・どの文書をどこに分類、管理するか。
…紙媒体か電子データでも異なりますが、どの様に分類するのか、どこの環境に保管するのかを明確にします。
・どのくらい文書を保管するのか。
…前述したとおり、文書には保管期限が定められているものがあります。しかし、定められていないものでも保管が必要になる場合もあります。その保管期間を設定します。
・誰が使用できるようにするのか。
…文書の閲覧、編集、取り出しなどを行える人を制限することにより文書の紛失、漏洩のリスクを軽減させられます。

③教育
社内ルールを作成した後は、実際の利用者に浸透しなければ意味がありません。軽視されがちな教育ですが、文書管理が良い状態で保たれるためには利用者に正しく使い続けてもらわなければなりません。
定期的にルールを確認し、必要であれば修正をかけ、全社に浸透させることを徹底しましょう。そのためにはルールの説明資料や分かりやすいマニュアルの作成が不可欠です。

ここまで、文書管理の利点を活かすための運用についてご紹介しました。企業によって扱う文書やその量は異なります。自社にあった運用方法を見つけ、文書管理の利点をフルに活用しましょう。

まとめ

以上、文書管理が必要とされる場面、利用者における利点とそれを活かした運用をご紹介して参りました。
ご紹介した通り文書管理は対外的にも、社内に対しても利点が多い仕組みです。ですが、正しく運用を行わないとうまく利点を活用できないので注意が必要です。そのためには現状の確認や何を補いたいのか目的を明確にしてみることをお勧めします。
自分の会社に合った運用方法でより良い文書管理を進めていきましょう。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「文書管理ノウハウ」の関連ブログ