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文書管理の考え方とは？文書管理のコツを解説

日々の業務で文書の管理を行うと思いますが、文書管理の考え方が整理されていると効率がよい適切な文書管理ができます。文書の分類や保存方法、処分方法を理解することで、更に文書管理の考え方を整理することができます。
本項では文書管理の考え方とは？という観点で整理から処分までのコツを解説していきます。

文書管理の基本とは？

文書管理を行うにあたり、まず行わなければならないこととして以下の3点が挙げられます。
・文書管理ルールを設定する
・文書の保存期間を設定する
・文書のライフサイクルを理解する

各項目について説明いたします。

・文書管理ルールを設定する
　「文書管理規定」という文書管理のルールが企業ごとに定められています。文書管理ルールが明確に
　定まっていないとコンプライアンス違反や経営責任に問われるケースが発生する事もあり、社会的に
　信用を失ってしまいます。文書管理を明確に設定し、メンバーに周知、理解していただくことが重要に
　なります。

・文書の保存期間を設定する
　文書は気軽に廃棄することはできず、文書の種類によっては法令で保存期間が定められているものが
　あります。保存期間が終了した文書は、適切な方法で廃棄する必要があります。また、廃棄の記録を
　残しておくとよいでしょう。

・文書のライフサイクルを理解する
　文書のライフサイクルは「作成→整理・活用→保存→廃棄」となります。
　ライフサイクルを日常的に意識し、文書をどのように作成し、どこでどのように、いつまで管理するかを
　決めておく必要があります。

文書の分類とは？

文書には「重要度/機密度」に応じて設定する分類と、「情報資産」に応じて設定する分類があります。作成した文書は適切な種類分けをする必要があります。

重要度/機密度

・極秘
　未発表の研究成果やプロジェクト資料、未公開の経営資料等、漏洩した場合に企業に損害を与える
　恐れのある情報です。
・秘
　人事の資料や重要な契約書等、社内でも関係者以外には開示してはならない情報です。
・社外秘
　調査結果や企画書、お客様リスト等、社外に漏洩した場合に不利益が発生する可能性のある情報です。

情報資産

・個人情報資産
　氏名/住所、出生やマイナンバーなどの個人情報です。個人情報保護法で規定されている個人データは
　漏洩など様々なリスクから保護する必要があります。
・バイタル情報資産
　経営者のサインや捺印の原本、法律で保存が義務付けられている情報です。災害や盗難が発生した場合に
　事業継続に不可欠なものとなります。
・アーカイバル情報資産
　創業理念･経営方針、重要行事にまつわる記録などの情報です。保存期間が終了した場合でも長期保存
　しておくべきものです。

文書整理のコツとは？

文書整理を行うにあたり、必要になった場合、すぐに取り出せることが重要になります。
そのためには文書を保存するフォルダの命名規則や分類規則、フォルダ階層などを設定する必要があります。
分類方法の例としては「お客様別にまとめる」「年月（期間）でまとめる」「事業部ごとにまとめる」等になります。
フォルダ階層の例としては「大分類/中分類/小分類」を意識して階層を作成する必要があります。

文書保存の方法、電子化の利点とは？

文書の保存方法として電子化があります。
以下に電子化のメリット/デメリットを記載します。

電子化のメリット

・紙書類の紛失防止
・文書保管スペースの減少
・文書を探す検索性の向上

電子化のデメリット

・格納場所（サーバーやシステム）の構築費用
・紙を電子化する作業費用

よく見る資料などは電子化した方が便利でしょう。しかし、電子化してもほとんど見ることがない資料は電子化するコストの無駄となるため、紙のまま保管するなど企業の形態にあった電子化をお勧めします。

文書処分のコツとは？

保管期間が定まっていない文書については、何年分まで保管し不要な文書は処分するなどのように各社でのルールを作る必要があります。
また、文書の保存期間を過ぎた文書は廃棄するか長期保存するかを選択する必要があります。
文書廃棄の判断基準としては、法令や社内規程で定められた書類の保存期間です。保存期間がある文書以外の選別基準は所属の組織によっても異なりますが、廃棄してもよい文書「非原本（コピー）や一般に流通している図書・雑誌の古いもの」は用が済んだら速やかに廃棄しましょう。

まとめ

文書管理の考え方として、「紙面文書をいかに減らすか」「電子化し管理するか」が文書管理の鍵になります。また、紙面で文書を管理することは、増えすぎた文書の管理リスク、保存期間が過ぎた文書を物理的に破棄する際のリスクを抱えることになります。文書管理の効率化やリスクを減少させるために文書管理システムを導入することも１つの方法です。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】には文書の有効期限（保存期間）を設定する機能のほかにも下記のような機能があります。
・検索機能、全文検索機能
　文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
・データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
　データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
・ 版管理機能
　文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
・ワークフロー
　文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
・一元管理
　文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、
　編集に制限をかけることが可能です。
・編集時、メールの自動通知機能
　他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
・有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
　文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に設定したユーザーに有効期限が切れる旨の
　通知メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに
　移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、規則に基づいて、文書を管理しなければいけません。自身でファイルサーバを準備し、管理してもいいのですが、文書管理に特化したシステムだとより効率よく作業できます。
文書管理の規定に詳しくない場合でもシステムの機能を確認するだけで文書管理できるので、導入してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

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