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文書管理システムでリスクを減らして企業を守ろう！

企業におけるリスクと聞いて皆さんはどんなことを思いつくでしょうか？財務に関するリスクや、法に関するリスク、事故や災害等によるリスクなど経営を脅かす危険は数多く存在します。
中でも最近はIT技術の進化により、紙媒体では起こりえなかったサイバー攻撃や、大量記憶媒体の紛失などから情報漏洩が起こるリスクが高まっており、ニュースで取り上げられることも増えました。企業は様々な情報資産を有しており、情報漏洩した場合には多大な損失を被ったり企業の信用を失墜させてしまったりします。本記事ではこの情報資産に対するリスクと文書管理を用いたリスクマネジメントについて取り上げたいと思います。しっかりとリスクを理解し、文書管理を進めることで経営リスクを軽減していきましょう！

企業が扱う情報資産に伴うリスクとは？

〇情報資産とは何か？
情報資産とは紙媒体、電子媒体を問わず価値のあるデータや情報を指します。価値のあるデータとは、個人情報や顧客情報、契約情報など情報漏洩した場合に多大な損失を被ったり企業の信用を失墜させてしまったりするデータのことです。

日本のIT国家戦略を技術面・人材面から支えるために設立されたIPA(独立行政法人情報処理推進機構)はこの情報資産を「財務情報、人事情報、顧客情報、戦略情報、技術情報　業務を遂行するために必要な様々な情報」と定義しており、資産となる情報の種類は幅広いことが分かります。このような情報資産の漏洩や改ざんは、その企業の運営が危ぶまれる事態に繋がります。

〇情報資産の管理とセキュリティ対策
情報資産の漏洩や改ざんリスクは情報の管理方法に密接に関わっています。通常紙媒体であれば決められた棚や、金庫などに保管し、きちんと施錠したうえで鍵を適切に管理することが求められるでしょう。

そして、電子データは主にクラウド上や共有サーバーで管理されます。しかし、クラウドであればインターネットを経由するのでセキュリティ対策が必要です。情報にアクセスできるユーザーの制限や、社外からの不正なアクセスを防ぐ対策を講じることがとても重要です。社内の共有サーバーであれば外部からの攻撃や、機器にも注意を向ける必要があります。情報資産の管理にはセキュリティ対策が欠かせないのです。

セキュリティのリスクとリスクマネジメント

情報資産の管理にはセキュリティ対策が必須と前項でご紹介しましたが、具体的にどのようなリスクが考えられるでしょうか？まずは、起こりうるリスクを確認してみましょう。

○リスクの種類
外部からのリスク
・ネットワークへの侵入
・ウイルス感染
・盗難、紛失
・停電

内部にあるリスク
・ソフトウェアの脆弱性
・ハードウェアの信頼性

これらのリスクが顕在化することで情報漏洩や情報消失、改ざんなどの問題が起こり、最悪の場合、企業の業務停止を引き起こします。では上記の様なリスクに対してどのようなリスクマネジメントを行うべきでしょうか。

〇リスクマネジメントの例
◎ネットワークへの侵入やウイルス感染へのリスクマネジメント
・利用するコンピュータへのアンチウィルスソフトの導入
・適切なパスワード管理

◎盗難や紛失へのリスクマネジメント
・保管場所の管理
・社内の運用ルールの徹底

◎停電やハードウェアへのリスクマネジメント
・日々の点検
・バックアップ体制の強化

◎ソフトウェアへのリスクマネジメント
・セキュリティ対策が整っているソフトウェアの使用
・定期的なアップデート

上記のようなリスクマネジメントは当たり前のことに感じますが、みなさんの企業では全てが完璧に行われているでしょうか。当たり前のことだからこそ定期的に振り返り、漏れている箇所は無いか確認することも重要です。

一方、情報漏洩をはじめとする事故が起こってしまった場合にどの程度の影響があるかあらかじめ想定しておくこともリスクマネジメントにおいてとても大切なことですので、忘れないように考慮しておきましょう。

文書管理システムで行うリスクマネジメント

前項まで情報資産を扱う上でのリスクとリスクマネジメントについてお伝えしました。ここからは文書管理システムを使ってできるリスクマネジメントの方法をご紹介します。

文書管理を正しく行うためには、文書管理システムを使用することをお勧めします。なぜなら文書管理システムは文書を管理する上で必要となる様々な機能を基本的に有しているからです。これら機能を有効に使用することによってリスクマネジメントを効率的に行うことができます。ここでは特に重要な機能についてご説明します。

〇権限の設定機能
文書管理システムで行う基本的な機能として、まず文書の登録、閲覧、削除機能が挙げられます。これらは基本となる機能ですが、セキュリティ面の配慮が必要となり権限の設定が肝心です。そのため文書管理システムには文書の閲覧、登録、取出し、更新、削除等についてユーザーごとに権限を与えることができる機能があります。

これによって操作権限のないユーザーが誤って文書を更新したり、削除したりすることがなく情報資産の漏洩や紛失のリスクを大きく減らすことができます。

〇バックアップ機能
データ紛失のリスクを軽減するならばバックアップ機能は必須です。
データをバックアップしておくことによって誤って必要な文書を削除してしまった際も速やかに復元が可能です。ゴミ箱機能やサーバー内のデータ自体のバックアップなど必要な時にすぐにデータを修復可能であることが大切ですが、もちろんバックアップ先のサーバーにはセキュリティ対策を万全にすることも重要です。

〇期限管理機能
期限管理機能とは更新期限や削除期限が定まっている文書に有効期限を付けて文書を管理することができる機能です。企業には保管期間が法によってあらかじめ決められている文書が存在します。こうした重要な文書の管理を行う際に期限管理は法を犯すリスクを軽減できる機能です。

他にも文書管理システムには便利な機能が数多くあります。文書管理システムの導入を検討する際は、想定されるリスクに基づいて必要な機能を判断しましょう。

まとめ

企業の所有する情報資産は情報漏洩や紛失、改ざんといった様々なリスクをはらんでおり、一歩間違えば企業の存続が危ぶまれることも十分に考えられるため慎重に扱う必要があります。そして近年IT化が推し進められ文書管理も電子化が進んでいく中で新たなリスクへの対策を日々考えていかねばなりません。

そのためには、本記事でご紹介してきたようにシステムを効率的に利用しリスクマネジメントを行うことがリスク軽減への近道です。これらを成功させるためには情報資産を扱う従業員達の意識改革やルールの徹底が鍵になってきます。企業内で協力し合いながらリスクマネジメントを実施し、リスクから企業を守りましょう！

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