文書管理サービスを利用するユーザが増えております。テレワークの促進やセキュリティ対策など導入理由は様々です。世の中には多くの文書管理サービスが存在し、違いが分かり難いかもしれません。文書管理サービスの１つであるbox（ボックス）についてメリット、デメリットを含め、全文検索の解決策も解説していきます。

boxの概要

boxはデータセンターにファイルを格納するクラウドサービスの１つです。アメリカの大手ビジネス専門誌「Fortune」に掲載された全米売上高上位500社のうちの60％超が利用していると言われています。クラウドサービスでは、ユーザは自社内サーバーにファイルを格納するのではなく、データセンターのストレージ（サーバー）に格納する事になります。自社内に保管していないので、その点を不安に持たれる方もいらっしゃるかもしれませんが、様々な対策によりセキュリティ向上を図ってきています。

boxもセキュリティが高い事を特徴の１つにしていて、アメリカの省庁にも導入されているようです。データセンター、ネットワーク、ソフトウェアなどのセキュリティ対策には多額の投資を行っていると言われています。もう１つの特徴として、容量無制限である事が上げられます。クラウドサービスでの容量無制限は業界では画期的な事として受け止められています。操作方法は簡単で、WEBブラウザ上でフォルダ階層をクリックする事でファイルが一覧表示されます。一覧表示されているファイルに対し、閲覧したりダウンロードしたり改訂したりといった操作が行えます。

box以外の文書管理サービス

box以外にもクラウドでの文書管理サービスは存在します。柔軟なアクセス権限が特徴だったり、承認ワークフローが特徴だったり、各々のサービスで特徴は異なります。ただ、現時点では容量無制限を謳っているクラウドの文書管理サービスはbox以外には存在しないのが実状です。自社導入を検討する際には、何を一番必要としているのか、何は我慢できるのかを吟味して選択するのが重要になってきます。アクセス権限を柔軟に設定したい場合には、アクセス権限の設定方法や運用にマッチしているかを判断しますし、承認ワークフローを重要視する場合には機能的に満足しているのかどうかを判断します。

また、操作感についても自社に合っているかを判断しましょう。ＷＥＢブラウザのみで動くものが良いのか、専用のユーザインターフェース（画面）になっているものが良いのか、或いは、フォルダ階層が見える方が良いのか、見えない方が良いのか、などです。この辺りは企業様ごとの好みの問題になりますので、どのサービスが良いとか悪いとかは一概には言えません。しっかり吟味して選択してみてください。

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boxのメリット、デメリット

boxのメリットは、先述した内容と重複しますが、高度なセキュリティ、容量無制限が上げられます。また、アメリカ製という事もあり、機能や操作性が合理的になっています。
逆にデメリットとしては、全文検索（ファイル内文字検索）の際に文字数制限がある事や図面など技術文書向けの機能が弱いところになります。短い一般文書のみであれば特に気にする問題ではないのですが、長い文書や図面なども格納するような業務を想定している場合には注意が必要です。また、日本的な「痒い所に手が届く」わけではないので、業務をboxに合わせる事ができるのであれば問題ありませんが、そこを懸念される企業様もいらっしゃいます。

boxのデメリットを補う方法

実は、boxの全文検索の弱さのデメリットを補う事ができるサービスがあります。その解決策がD-QUICK Cloudです。D-QUICK Cloudは図面管理に強く、全文検索の文字数制限もありません。２つのサービスが連携する事でboxのデメリットを補う事ができるのです。boxが得意な容量無制限を活かし、ファイル自体はboxに格納し、boxからでもD-QUICK Cloudからでもファイルの操作ができるのです。一般ユーザはboxを利用し、図面を扱うようなコアなユーザはD-QUICK Cloudを利用する事で、両方の強みを活かした使い方が出来ます。

boxは電子帳簿保存法改正にも活用できる

2022年1月から開始が予定されていた電子帳簿保存法のデータ保存の義務化は、2024年1月開始に変更になりました。電子帳簿保存法の要件にはデータ保存だけでなく、スキャナ保存もあり、保存された電子データは改ざんできない状態でなければなりません。そして自社サーバではなく、外部のクラウドサービスが推奨されているため、boxを活用するケースは増えるでしょう。電子帳簿保存法とboxは相性が良いと言え、今後の電子帳簿保存法改正に柔軟に対応するための、ひとつの方法として注視していきましょう。

文書管理サービスboxについて考えよう  まとめ

セキュリティ意識が高い大企業を中心に受け入れられているboxですが、日本では若干不満を持たれる企業様もいらっしゃるようです。企業方針としてboxを導入済の企業は増えていますが、設計部や技術部として独自のサービスを連携させて、導入したいケースはないでしょうか？

文書管理クラウドサービス「D-QUICK Cloud」はオプションでboxと連携できますので部門導入することが可能です。無制限ストレージのbox と、Windowsに近い操作感や検索レスポンスが好評なD-QUICK Cloudと連携することで容量を気にすることなく利用することができます。boxで管理している文書に対し、図面管理として必要となるリンク管理、構成情報管理、 全文検索の文字数制限無しなどがD-QUICK Cloudから実現できるのです。文書管理クラウドサービスとboxの連携で文書管理の効率が向上します。ぜひ一度、部門導入や全社導入でご検討してみてはいかがでしょうか。

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