文書管理で手順書を管理する |

皆さんは手順書をどのように管理されているでしょうか。
新しいシステムや業務アプリケーションを導入する際に、また、ちょっとした業務でも手順書を作成していると思います。会社の共有財産として日々増えていく手順書に対し、文書管理システムを活用する事で楽に管理できる方法について解説します。

1 文書管理と手順書とは？
2 手順書を管理する場合に必要となる文書管理システムの機能
3 文書管理システムの機能から見る手順書の管理
4 まとめ

文書管理と手順書とは？

文書管理には、「業務に必要な情報・ナレッジを有効に活用するために文書として保存し、共有する」という目的があります。また、手順書には「正しい作業の手順を残し（保存し）、共有する」という目的があります。文書管理と手順書のどちらも、「保存して共有」を行うための仕組みになります。
会社によっては、文書管理がシステム化できておらず、手順書の管理自体が乱雑になっていることがあります。手順書は必ずどの会社、業種だろうと使用しているものです。会社によっては部署ごとに管理が分かれている場合や、紙で分厚い参考書のような形で大量に管理している場合もありますが、完全にデータ化して管理している会社がほとんどです。しかし、データ化した手順書の管理自体は実は会社ごとにかなり差があります。ある会社では社内で共有している共有フォルダで管理したり、メールの送受信で情報共有を行ったりと様々です。
手順書の管理方法が原因で、過去の手順書で業務を進めてしまい、ミスが発生したり、手順書の保管場所がわからず、探すことに時間をとられたりと、業務を円滑に進行することができない状況になっていないでしょうか。このような問題に対して、文書管理システムを使用して手順書の管理を行うために必要となる機能は何かを考えてみます。

手順書を管理する場合に必要となる文書管理システムの機能

文書管理と手順書の双方ともに共通の目的は「保存して共有」となりますので、文書管理システムを利用することで手順書の管理をより円滑に行うことができます。手順書を管理する上で文書管理システムに必要な機能は何かを考えたときに、以下のようになります。

手順書を管理する際、業務によっては手順書が複数存在することも考えられます。また、会社全体で見た場合、部署や業務管轄も組織で分かれているため、様々な手順書が存在します。目的の手順書を迅速に見つけられる「検索機能」が必要となります。

手順書を見つけることができても、今見つけた手順書が、本当に現在使用している手順書で間違いないのかが確認できなければ、情報が古い可能性があり、使用することができません。いつ・誰が更新したものか、本当に最新の手順書なのかの情報が確認できる「履歴管理機能」も必要です。

最新の手順書であることが判明後、上司から業務手順の変更を指示された場合、速やかに現在利用している手順書を変更し、明日同じ業務を行う後輩の為にも、手順書に変更があったことを関係者に情報共有する必要があります。そのために手順書が更新されたことを通知する「通知機能」もあると便利です。

手順書を更新し、関係者に通知することができましたが、他部署にはまだ公開できない機密情報が含まれているため、公開する範囲を限定したい場合もあります。その場合、閲覧制限をかけられるような「権限機能」もあると助かります。

幾つかの例を紹介いたしましたが、手順書を管理する上で、文書管理システムには「検索機能」、「履歴管理機能」、「通知機能」、「権限機能」が必要となります。上記機能はすべて、弊社の文書管理システムD-QUICK7に実装されている機能となります。手順書の管理に必要な機能についてD-QUICK7の機能をもとに更に詳しく説明させていただきます。

文書管理システムの機能から見る手順書の管理

D-QUICK7には手順書等の社内の文書をより共有しやすくするために、4つの基本的な機能があります。

【手順書の管理向きの基本的な機能】

検索機能
D-QUICK7には文書名や、文書内に記載されている文字キーワードで検索できる機能があります。手順書の場合、業務で使用しているシステムの作業手順をまとめた手順書がありますが、部署ごとに様々な手順書が作成されているケースがあります。部署によって使用しているシステムや業務が違うので、手順書がそれぞれに存在するのは当然です。文書管理システムであるD-QUICK7では、文書のフォーマットも形式も違う手順書に対し、検索機能を使用することで目的の文書を見つけやすくしています。
履歴管理機能
D-QUICK7には作成された手順書の履歴を管理する機能があります。手順書を管理していく上で、使用しているシステムの変更や、業務手順の変更により、これまで使用していた手順を修正したり、新しく手順書を作り直したりすることがあります。D-QUICK7であれば手順書の更新を「いつ」「誰が」行い、「過去の文書はどれか」を記録することができます。手順書更新の際に、更新履歴を管理することで業務上、後から過去の手順書が必要になった場合でも、過去の手順書の情報を確認することができます。
通知機能
D-QUICK7には文書が登録・更新されたとき、関係者にメールで通知する機能があります。手順書は業務上の使用頻度も高く、更新された場合も迅速に共有したい文書情報のため、手順書に直接関係のある社員や業務に関わりがある社員に対して手順書の登録・更新時にメールで通知することができます。
権限機能
D-QUICK7には格納されている文書ごとに権限を付与できる機能があります。権限は、閲覧だけを許可する権限や、文書の更新は行えるが新規で登録することを禁止する権限や、文書の閲覧は行えるが文書のダウンロードは禁止にする権限などと細かく設定することが可能です。

まとめ

文書管理と手順書の目的は同じく「保存して共有」することにあります。社内の共有財産である手順書の管理に対し、文書管理システムを利用すれば、手順書を管理する上でどうしても発生する手順書の確認や、メールでの通知などの余計な負担を減らし、業務の効率化につながります。手順書の管理を効率的に行うために、文書管理システム「D-QUICK7」を利用して手順書を管理してはいかがでしょうか。

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