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文書管理はなぜ必要？企業が得られるメリットについて解説！

文書管理とは一体どのようなもので、企業にとってどのような意味があるのか、ご存知でしょうか？文書管理は文字にするとシンプルですが、きちんと組織でルールを決め運用することで、様々なメリットを得られます。日々の業務の効率化や生産性の向上につながるだけでなく、顧客満足度を上げることまでできてしまうのです。加えて、近年はますます文書管理のニーズが高まっています。この記事では、なぜ文書管理が必要なのかについて説明します。文書管理は企業経営にとって一体どんな意味やメリットがあるのか、イメージが湧かないという方もこの機会に是非知っていただけたらと思います。

そもそも文書管理とは？

まず、文書管理とは一体どんなものなのか確認しましょう。
文書管理とは、作成・入手した文書を管理することを言います。文書には紙の文書・電子ファイル・データなどの種類があります。そしてそれらの文書を管理する手順ですが、一般的に文書は次の流れを経ていきます。

文書の「起案」→「作成」→「保存・保管」→「参照・活用」→「廃棄」

管理と聞くと、ファイリングやテプラを用いて分かりやすく整理整頓するようなイメージを思い浮かべるかも知れません。しかし文書管理は上記の一連の流れをすべて含んでおり、その範囲は広いです。また文書の種類や、その文書が今どの段階なのかによって、取り扱い方や管理の手法も変わります。いつ、どんなときに、どの文書を使い、それぞれどのように取り扱うのか。ルールや規約を決め、それを継続して運用していく。これが企業における文書管理の定義となります。

文書管理はなぜ必要なのか？

では、文書管理はなぜ必要なのか？そこには大きく2つの理由があります。1つは企業の利益を最大化するため、もう1つはリスクを最小化するためです。それぞれ説明します。
まず1つ目の利益の最大化ですが、文書は企業活動のあらゆる局面で使われています。発注書・見積書・指示書・プレゼンテーション資料・販促資料……など、文書を見ない日はありません。だからこそ文書管理を見直し、きちんと運用管理するだけで、

  • 必要な文書を探すのに何十分もかからなくなる
  • 文書作成や管理のルールを決めて標準化することによる、作業時間の削減
  • 顧客からの問い合わせ時に、顧客が必要としている情報をスムーズに提供できる

といった、企業活動全体としての業務の効率化や生産性の向上につながるのです。

もう1つのリスクの最小化についてですが、文書を適切に管理すれば、うっかりミスや情報漏洩を防ぐことができます。文書の中には、機密情報や個人情報が含まれているものや、法律で保存期間が決められている文書があります。これらの文書が外部に漏洩・紛失してしまうと、企業としての信用を損なってしまい、場合によっては何かしらの処分を受けることさえありえます。また、自然災害や火災などが発生した際、紙の文書の一部が破損・紛失してしまったら、企業として営業の再開が難しくなる可能性もあるでしょう。


このように、文書管理は一見地味に思えるかも知れませんが、企業経営において攻めと守りの両方を強くすることができる、重要なものなのです。

文書管理のニーズはなぜ高まっているのか？

近年、2020年からは特に文書管理のニーズは高まっています。それは新型コロナウイルスの影響により、新しい生活様式に変わったためです。政府は感染症対策として、テレワークの積極的な活用を強く要請しています。在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務を導入する企業が増え、それに伴って文書管理のニーズが高まっているのです。

【非効率な働き方の例】

  • 押印のために出社
  • 書類を確認するためだけに出社

このような非効率な働き方を改め、文書を電子化する動きが加速しています。社外でも文書を確認でき、社内メンバーや顧客とのやりとりをスムーズに行えるよう、文書管理の運用について考え直している企業が多いのです。また、SDGsなど環境問題の側面からも、ペーパーレス化の流れが加速しています。文書を電子化することで紙を減らし、森林や生態系を守ると同時に紙代や印刷代の削減ができます。文書を保管するスペースや管理する手間も減るため、コスト削減にも寄与するのです。

まとめ　文書管理はなぜ必要でどんなメリットがあるか

今回は、文書管理はなぜ必要なのかについてご説明しました。企業はきちんとルールを決めて文書を管理することで、業務の効率化や生産性の向上のみならず、うっかりミスや情報漏洩をしてしまうリスクを最小限に抑えられます。また、新型コロナウイルスや環境問題といった近年の時勢に鑑みて、テレワークの導入や紙の削減など従来の文書管理を刷新し、新しい体制で取り組んでいく企業も多くなってきています。この記事を読んで、少しでも文書管理の必要性やメリットについてご理解いただけたなら幸いです。

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