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文書管理を連携すると良いことづくめ!その目的と方法、種類も解説

社内に存在する文書はどこから発生しているでしょうか?
個人のパソコンで文書を作成して社内承認後に文書管理システムに登録していますか?
例えばワークフローシステムで承認された文書がそのまま文書管理システムに自動的に登録されれば手間が省けますよね。
ワークフローシステムだけではなく、生産管理システムから出力される製造日報などの文書も自動的に文書管理システムに保存できれば人の手間がかかりません。
また、文書管理システムに登録されている文書が不動産関係の文書の場合、地図システムと連携して文書内の住所から地図が表示されたら運用が楽になりますよね。
このように社内文書と様々な社内システムが連携をすれば「良いことづくめ!」なのです。その理由を解説いたします。

文書管理を連携する目的とは?

社内にはどのようなシステムが存在しているでしょうか。例えば、企業間で取り交わす契約書を管理している「契約管理システム」、社内の経費情報などを管理している「会計システム」、稟議申請を管理している「ワークフローシステム」などがあります。
上記に記載したシステムにはそれぞれ文書が保管されています、文書を検索する時は各々のシステムにログインして必要な文書を探して閲覧を行います。
各システムで文書を管理していると、該当するシステムからでないと文書が検索できない、アクセス権の設定が統一されていないと閲覧ができない、などさまざまな問題が発生します。
このような問題を解決するために文書管理システムと各システムとの連携が必要になり、連携することで業務改善につながるのです。

文書管理を連携する方法とは?

それでは、社内のシステムと文書管理システムとの連携方法を考えてみましょう。
社内に存在している全てのシステムと何の設定もなく連携できる文書管理システムはありません。それぞれシステムから取り出せるデータ(属性情報)なども異なってきます。
一番簡単に連携する方法はCSVファイルを使い、属性や登録先フォルダなど必要な情報を各システムから出力し、文書管理システムに情報を読み込ませ、指定されたフォルダに実体ファイルを格納する方法です。この登録方法は文書管理システムにバッチ登録機能が搭載されている製品でなければ実現できませんし、バッチ登録を行うタイミング等の問題も発生する可能性があります。


もう一つは、各システムと文書管理システムを直接連携して文書を登録する方法です。
①文書管理システムにAPI(Application Programming Interface)が準備されている場合
APIを使った開発をする事で、必要なデータを文書管理システムに渡して文書を登録することが可能です。

②文書管理システムにAPIが準備されていない場合
カスタマイズ開発をする事で、文書管理システムに他システムから文書を登録することが可能です。

これらの方法で自動化できれば、間違いも無く、楽に情報連携することができます。

文書管理を連携する種類とは?

文書管理を連携する目的と方法では、文書を社内システムから文書管理システムへ登録する目的や方法を記載致しましたが、文書管理システムへの一方通行の文書登録以外にも下記のような別の使い方があります。
①他システムで発生する文書との相互連携例
・ワークフローシステムで承認された稟議書類を文書管理システムに自動で保管する
・文書管理システムに登録されている稟議書を再利用し、ワークフローシステムに渡す

②文書管理システムから他システムを呼び出すための連携例
・不動産関係の文書に紐づいた住所を使って地図システムの地図情報を表示させる
・文書管理システムから文書をダウンロードする時に、セキュリティソフトと連携してコピーや印刷を防止する

③文書からテキストを抽出するための連携例
・紙文書をスキャンし、文書管理システムに登録する時にOCR システムを使って文字情報を抽出する

 

このように、文書管理システムと他システムとの連携は多種多様な形があります。

文書管理を連携すると良いことづくめ! まとめ

文書管理システムを連携すると一番の良いことは何でしょうか?それは現在の業務の効率化を図れることです。

社内で発生する文書を人の手によって登録すると、登録するフォルダを間違えたり、登録する時の情報(属性、ファイル名)を間違えたりする可能性があり、せっかく登録した文書を探すことが出来なくなってしまう事があります。もちろん登録する事を忘れてしまっても文書を探すことができません。そこで、他のシステムで発生した文書を自動的に連携のルールに則ってファイル名や属性情報などを正確に登録できれば、文書を探すことが容易に行えます。
また、他システムで文書を閲覧したい時に、文書が文書管理システムにしか登録されていなければ、文書管理システムを立ち上げてそのシステムで検索して閲覧をしなければいけません。もし文書管理システムと連携していれば、別システムから必要な情報を文書管理システムに渡すことで、文書を検索し閲覧することが可能です。
文書管理システムが他のシステムと連携していれば、業務の効率化を図る事ができるだけでなく、良いことづくめなのです!みなさんも文書管理の連携について、一度検討してみてはいかがでしょうか?
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