文書管理システムの価格（料金）　どんな形態があるの？

世の中に文書管理システムは数多く存在します。その文書管理システムの価格も様々です。たくさん存在する中からどのような価格帯の製品を選択したら貴社にマッチするでしょうか。貴社の運用面を考慮してから価格帯を決めていくのが良い方法となります。
それでは、どのような運用方法があって、どのような価格（料金）があるのかを解説いたします。

1 文書管理システムの価格①　種類
2 文書管理システムの価格②　選択するポイント
3 文書管理システムの価格③　システム以外に発生する費用
4 まとめ

文書管理システムの価格①　種類

文書管理システムを導入するための価格で一番安いのは無料の文書管理システムです。ネットで検索をすれば無料の文書管理システムは多数存在します。
しかし、無料の文書管理システムは１ユーザ限定だったり、クラウド版だけだったりする事が多いです。
個人利用で、特別な機能を必要としなければ、無料の文書管理システムをご利用頂くのも一つの方法です。
その他にはどのような価格帯があるでしょうか。例えば、１ユーザ当たり500円の文書管理システムも存在しますし、サーバライセンスで500万円を超える文書管理システムもあります。
なぜ、このように価格帯がバラバラなのでしょうか。価格帯の違いを理解するために、システムの提供方法から整理してみましょう。提供方法は以下のように大きく２種類にわけられます。

１．クラウド版：データセンターなど社外サーバにあるシステムを利用する方法
２．オンプレミス版：社内にサーバを設置し、そこにシステムを導入し利用する方法

クラウド版の多くは、利用開始時に初期費用を支払い、毎月利用料を支払うタイプです。データセンターなどのサーバを利用するため自社にサーバを持たなくて済むので運用面で考えると気軽に導入ができます。ただし機密文書等を社外のサーバで管理して良いかどうかは、自社のセキュリティポリシーによるでしょう。機密文書を社外のサーバに保管してはいけないようであれば、一般文書のみを社外のサーバで管理し、機密以上の文書は社内サーバに保管するような運用になります。
オンプレミス版の多くは、ライセンスを購入する買取タイプになります。ライセンスはサーバライセンス又はユーザライセンスがあり、利用者数によって価格が変動する事もあります。また、オンプレミス版には、サブスクリプションタイプがある場合もあります。初期導入時にライセンス費用を一括で支払うのではなく、リースのように月額の使用料を支払う事で利用する方法になります。

文書管理システムの価格②　選択するポイント

価格（料金）を選択する前に、まず下記に関して確認してみましょう。
１．機密文書などを社外のサーバに保管することは、自社のセキュリティポリシー上、問題が
　　ないですか。
２．導入予定の文書管理システムは貴社が必要としている機能が装備されていますか。
３．必要な機能は、価格が上乗せされるオプションではなく標準価格に含まれていますか。
４．今後文書管理システムを利用する人は増加しますか。

この結果から、どのようなシステムを選ぶべきかのポイントが見えてきます。
ポイント１：自社のセキュリティポリシー上、社外に存在するサーバ（クラウド）で文書管理
　　　　　　システムを利用することができなければ、オンプレミス版の一択になります。
ポイント２：オンプレミス版でもクラウド版でも自社の要求している機能を満たしていれば
　　　　　　どちらの製品を選択しても問題ありません。
ポイント３：導入する文書管理システムのオプションを装備しなければ必要な機能を満たさない
　　　　　　ようでしたら、オプションを含めた金額での比較が必要です。
ポイント４：利用する予定の期間によってトータルで支払う料金が異なります。
　　　　　　クラウド版、オンプレミス版の両方でトータル金額を検討しましょう。
ポイント５：将来的に利用者が増加する事が想定される場合、ユーザライセンス形態では
　　　　　　なく、サーバライセンス形態を購入する方が良いでしょう。サーバライセンスの
　　　　　　場合、どんなに利用者が増えてもサーバスペックが許すだけ利用者を増加させる
　　　　　　ことができます。

選ぶシステムの種類によって導入に掛かる初期費用やランニングコストが違いますので、検討の参考にしてください。

文書管理システムの価格③　システム以外に発生する費用

文書管理システムを導入するのに製品の価格は重要な選択肢の一つになりますが、
製品以外に必要となる価格（料金）も考えてみましょう。

１．サーバ費用：ユーザ数や登録するデータ量によって、必要なスペックが異なり、その
　　スペックにより費用が異なります。
２．バックアップ等の費用：サーバに保存されたデータをバックアップする装置及びソフト
　　ウェアの費用です。
３．他ソフトウェアの費用：サーバのOS、データベースソフトウェアなどの費用です。
４．文書管理システムのオプション費用：導入時に必要なオプションの費用です。
５．文書管理システムのカスタマイズ費用：必要に応じて発生するカスタマイズの費用です。
６．文書管理システムの構築費用：サーバへのインストール費用及びシステムの設定費用です。
７．文書管理システムの保守費用：サポートなどへの問合せやバージョンアップ版を提供して
　　貰う費用です。

上記はオンプレミス版を元にした必要費用になります。
クラウド版では、自社にサーバを用意する必要がないためサーバに関する費用は発生しません。また、保守費用も月額利用料に含まれている事も多く、費用が発生しない可能性があります。そして、サーバのメンテナンスやソフトウェアのバージョンアップは全てメーカーが実施するため初期費用と月額使用料以外には費用が発生しない事が多く、支払のハードルはかなり低くなります。