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文書管理の効率化とは？６つのポイントを解説

文書管理は日々の業務で発生しますが、漫然と管理業務を行うだけでは作業時間に無駄が生じてしまいます。文書管理を行うにあたりどのようなポイントを意識すれば文書管理の効率化につながるかを解説していきます。

文書管理を効率化するポイントとは？

ずばり、文書管理を効率化させるポイントは以下の６つです。

1. 　文書検索
2. 　情報の共有
3. 　バージョン管理
4. 　フォルダ管理
5. 　様々なデバイスへの対応
6. 　文書管理の周知

このポイントを中心に詳しく解説していきましょう。

文書管理の効率化１）文書検索

文書を検索する際に、よく問題にあがるのが「文書の保存場所がわからない」「文書の名前がわからない」という点です。文書の保存についてのポリシーを設定していないからではないでしょうか。ポリシーとしては「文書名」「保存場所」等、明確にルール化する必要があります。

ポリシーの具体的な例を挙げると、文書名の頭に必ず「部署名」を入れること、保存場所については「部署名のフォルダに格納すること」とするだけでも格段に文書の検索効率が上がります。

ポリシーを設定する以外に、ファイル検索機能が充実したツールを導入するということでも文書検索の効率化ができます。

文書管理の効率化２）情報の共有

文書管理において、文書の新規登録時や更新時に関係者に情報を共有する必要がでてきます。メールやチャット等で連絡する場合でも、更新した文書数ごとに連絡していては膨大な作業時間がかかってしまいます。そこで、連絡方法をルール化、簡略化することで時間を短縮することができます。

自動で関係者にメールを送信できる機能を備えたツールを導入することでも、情報の共有を効率化できます。

文書管理の効率化３）バージョン管理

文書のバージョン管理では、以下をルール化する事をお勧めします。

　　・保存されている文書が常に最新の物かどうか
　　常に最新版が分かる様に管理することにより、簡単に最新版を探し出せるようになります。

　　・文書がいつ保存されたのか（履歴）
　　保存の履歴を管理することにより、履歴から過去文書を簡単に探し出せるようになります。

「最新の文書かどうか」「文書がいつ保存されたものか」が管理されている、一目見ればわかる状態となっていることにより、必要のない確認作業や文書作成作業を削減することができます。

また、自動的にバージョン管理ができるツールを導入することでも、バージョン管理を効率化できます。

文書管理の効率化４）フォルダ管理

フォルダの構成についてルールを設定しておくことも重要です。
ルール化されていないことにより、どのフォルダにどの種類の文書が保存されているかがわからなくなり、似たようなフォルダを新たに作成し文書を保存してしまうといった問題が発生します。

フォルダ構成のルールとしては例えば、「部署ごとにフォルダを作成」「プロジェクトごとにフォルダを作成」や、「図面は図面のフォルダで管理」などがあります。2重管理を防ぐようなフォルダ構成を検討してみましょう。

文書管理の効率化のために先にフォルダの構成をルール化し、無駄なフォルダを作成させず文書を決まったフォルダに保存し管理する必要があります。

また、一般ユーザにはフォルダを作成させない権限を設定したり、フォルダをショートカットのような機能で複数個所から参照させたりする事ができるツールを導入することでも、フォルダ管理を効率化できます。

文書管理の効率化５）様々なデバイスへの対応

PCからだけではなく、様々な端末から文書を確認、更新できることも効率化につながります。
現地作業の際、文書を印刷して持ち歩いたり、外部メディアに保存して持ち歩いたりすることは手間にもなりますし、情報漏洩のリスクにもつながります。また、文書の更新が必要な場合に現地でマスターの文書を更新することができず、持ち帰ってからの作業を行っていると、決定事項と更新内容に齟齬が発生する可能性もあります。

文書管理のツールを選定する場合にタブレット端末にも対応したものを導入することにより、リアルタイムで文書を閲覧・更新することが可能になります。文書管理の効率化だけではなく、情報漏洩防止や更新内容の齟齬の抑制にも繋がります。

文書管理の効率化６）文書管理の周知

文書管理のルールが完成したら、そのルールを社内メンバーやプロジェクトメンバー等に周知してください。ルールを作成するだけではなく、文書管理を行う全員がルールを理解してはじめて、正しい文書管理の運用が実現できます。

文書管理ルールについては、誰でも簡単にアクセスし、いつでも確認できるように、共有プラットフォームに置いておくなど、保管場所にも工夫してみてください。また、文書管理のルールが設定された後もPDCAを回し、ルールを改善することでさらに文書管理の効率化に繋がっていくことになります。

まとめ

文書管理を効率化するにあたり、先に述べた６つのポイントをいかに実践するかが鍵になります。現在、世界の情勢から働き方も変わり、テレワークを導入している企業も増えている中で更に効率よく文書管理を行う必要があります。文書管理の効率化を実現するために、どの文書管理システムを導入するかによって結果が変わってきます。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】には主に下記の機能があります。
・　検索機能
　　文書の名称やキーワード（属性情報）での検索、文書内の文言での検索（全文検索）が可能
　　です。
・　データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
　　データベース自体へのアクセス制御、フォルダや文書へのアクセス制御や各機能の制御が、
　　ユーザ単位やグループ単位で可能です。
・　版管理機能
　　文書を版（バージョン）で管理することにより、最新版での運用や版戻しを行うことが可能
　　です。
・　ワークフロー
　　文書を公開する際に承認ワークフローを回すことが可能です。
・　一元管理
　　文書の一元管理が実現できます。他のユーザが編集中の場合は読み取り専用として文書を
　　開く事で（排他制御）、編集に制限をかけることが可能です。
・　自動通知機能
　　他のユーザが文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にメール通知する事が可能
　　です。

仕事を行う以上、ルールに基づいて文書を管理しなければいけません。ファイルサーバを準備し、管理してもいいのですが、文書管理に特化したシステムだと更に効率よく管理できます。
文書管理のルールに詳しくない場合でもシステムの機能に沿って作業するだけで文書管理が実現できるので、文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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