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文書管理方法の種類とは？

文書管理方法の種類とは？

文書管理の方法としてまず思い浮かぶものには2つの種類があります。紙媒体で作成されたものを管理する方法と電子データを管理する方法です。新聞や雑誌といった紙媒体のものやパソコンやスマートフォンで閲覧できる電子データは何れも身の回りに存在しており、普段からよく扱っていると思います。本記事では種類ごとの文書管理についてまとめていきます。

文書管理方法の種類　紙媒体

紙媒体とは、素材に紙を利用しているものを指し、書籍、ノート、新聞、雑誌などが該当します。
紙媒体は情報に簡単にたどり着けることや、閲覧性と一覧性が特徴であり、実際に手に取って見えるものなので強制力があります。メモや契約書、図面等を扱う上で紙を利用する事がよくあると思います。これは私たちが扱う上で慣れていて使うのが楽だということや、発行後に修正することがしづらいため信頼性が高いことが大きな理由だと思います。また最近ではパソコンやスマートフォンが普及していますが、学校などで勉強をする際にはノートに鉛筆で書く事が多かったこともあり、誰でも扱う事ができる点が長所としてあげられます。子供のころから慣れ親しんだ方法なので、どのような場面でも利用する事が可能です。
管理方法としては種類ごとに束ねてファイリングする方法やノートなどにまとめる方法になるでしょう。ただし、単にまとめるだけではその後利用する場合に困るため、ファイリングされたものがどういったものでいつ頃作られたものなのかが分かるような目印をつけることもあるでしょう。また、一枚一枚は薄いものではありますが、束になればそれなりの保管場所を準備しなければいけません。紙を電子化することでいくつかのデメリットを無くすことは可能ですが、大量の紙を電子化するのには時間や費用が多くかかってきます。
そして、現在でも重要な手続きには紙媒体に記入する場面が多いのも紙媒体が必要な理由になります。インターネットやスマートフォンの普及によって将来的に紙媒体は無くなっていくものだという考えもありますが、紙を利用したものは現在も利用されており、しばらくは無くならないでしょう。
しかし、これまでは紙（書面）での保存が義務付けられていた文書に対して、法律に定められた要件を満たせば電子データによる保存でも認められるようにe-文書法が改正されましたので、今後電子データは増えていくでしょう。

文書管理方法の種類　電子データ

電子データとはパソコンやスマートフォン、タブレットなどのコンピュータで扱うことのできるデータが該当します。
メリットを幾つか挙げてみましょう。紙では保管場所を確保しなければなりませんが、電子データの場合は記憶装置の場所だけで良いためかなり抑える事ができます。紙を利用する場合、紙やインク、保管場所といったコストが1枚ごとにかかりますが電子データであれば装置1台で大量のデータを扱う事ができます。記憶装置に情報を保存し、遠く離れた場所とネットワークを利用して共有するのに非常に優れています。ネットワークを利用することで実際とは別の場所の装置に記録したりすることもできます。書類の経年劣化や紛失を防ぐ事ができます。文書管理システムのような電子データを管理するソフトを利用することで保存したデータを探したり利用したりする事が容易にできるようになります。災害などによる物理的な文書の消失を回避することができます。文書の中から特定のキーワードを参照する際にも電子データであれば検索し瞬時に確認する事ができます。ただしスキャンされた文書データの場合は画像データのため文書の文字を検索することはできません。その場合にはOCR(Optical character recognition)等を利用し、文字を認識できるデータに変換するケースがあります。電子媒体には辞書が搭載されていることがほとんどなので文章を入力する際の誤字や脱字が少なくなり、誰が書いても読みやすい文書を書くことができます。
デメリットも幾つか挙げてみましょう。今まで紙で管理していたものを電子データで扱う事で運用方法が変わり、新しい手順を覚える必要や、それにより逆に効率が悪くなる場合があります。データの欠損により情報が読み出せなくなる事や、ボタン1つですべてのデータを削除してしまう事もできてしまうため取り扱いには注意が必要です。電子データの場合、パソコンのキーボードやスマートフォンのボタンから文字を入力する操作になります。慣れてくれば手書きよりも早く入力する事ができますが、慣れるまでに時間がかかる場合があります。パソコンやスマートフォンを起動する時間がかかります。また年々小型化しているとはいえ電子部品なのでそれなりの重量があります。鞄等で持ち運ぶのにはノートやメモ帳の方が便利なこともあります。
もし、紙媒体で保存していたものを今後電子データで扱うようにする場合にはまず必要な書類を絞り込みましょう。とりあえず目についたところから電子化するといったことも可能ですが、電子化するのにもコストがかかることや、せっかく保管方法を見直す機会なので不要な書類を捨てることも検討しましょう。電子化し保管しても検索しなかったり利用されなかったりしたら非常にもったいない結果となります。

まとめ

文書管理方法として、紙媒体の管理と電子データの管理の2種類があり、それぞれの管理方法やメリット・デメリットを記載してきましたが、いかがでしたでしょうか。文書管理を行う上で電子データは非常に便利ですが、電子化にはコストがかかることや契約書などの書類のように紙媒体でのやり取りを相手側が望む事もあるため、すべて無くすことは現時点ではなかなかできないと思います。どちらか一方のみを使うのでは無く、それぞれのメリットを生かせるように管理したり利用したりするのが良いでしょう。

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