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点検に使うチェックリストこそ、文書管理が活躍する！

みなさんの会社では作業の漏れを回避するためにチェックシートを活用していますか？
ただチェックして終わり、ではチェックシートの目的が薄れてしまいます。いつ、誰が、どの箇所をチェックしたのかを明確にして作業を見える化し、品質の保証に役立てられるようにしたいところです。チェックシートを文書管理で活用すれば、チェックシートの利点をより引き立てられるのです。詳しくご紹介したいと思います。

チェックリストを扱う上で重要なこと

業務を行う上でチェックリストは様々なシーンで作成されています。一連の業務で行われる作業内容、点検作業で見ることになる箇所、導入されている備品の一覧など、たくさんあります。
チェックリストの扱いに気をつければ「作業に不備がないか」を証明できる、重要な資料になりえるのです。本記事ではチェックリストの扱いに的を絞って解説いたします。（チェック項目などの内容については割愛しますのでご了承ください）

例えば、新たにチェックリストが作られたのであれば、「誰がチェックリストを作成したか」というポイントが重要になるでしょう。「内容に過不足や誤りがある」、「曖昧で分かりづらい項目がある」といった場合に、リスト作成者にすぐに確認を取る事ができるからです。

そして作られたチェックリストはチェック作業で使われます。この時には「誰がいつどこのチェックを行ったか」というのが重要になるでしょう。「必要なチェック作業が完了しているか」、「誰がチェック作業の責任を持っているか」を確認しやすくなるからです。

また、業務で使われるチェックリストの場合、同じ作業が繰り返されるなら、イチから新たにチェックリストを作るのではなく、チェックリストの雛形をコピーして使うケースが多いでしょう。この時には「チェックリストの雛形は最新のものなのか」というのが重要になるはずです。もし途中で業務内容が変わったときには、チェックリストは新しい業務内容に合わせて修正する必要が出てくるでしょう。修正したチェックリストを使わ
ずに、以前のチェックリストを使ってしまうと新たな業務内容に対応しきれず、トラブルに繋がる可能性があります。

また、何らかのトラブルが発生したときに、チェックに不備があるのではないかと「過去にチェックした内容を探したい」シーンが出てくると思います。その場合に備えて、過去のチェックリストを整理して管理することが重要です。特に、頻繁に同じチェックが繰り返される場合、日時ごとに整理をしっかりしていないと探し出すのが大変になります。

チェックリストを文書管理に加える利点

チェックリストを扱う上で、重要なポイントはご理解いただけたと思います。
そして、さらに下記に留意して文書管理をしっかり行えば、利点に繋がります。

① 登録者及び更新者の記録

登録者の記録を見ればチェックリストを用意した人が誰なのかわかり、更新者の記録を見ればチェック作業を行った人が誰なのかがわかります。
チェック項目に不備がある場合、誰に確認すればよいのかひと目で分かります。

② 登録日時及び更新日時の記録

登録日時からはチェックリストが用意された日時、更新日時からはチェック作業を終えた日時がわかります。雛形の日付からは、いつの時点のチェック項目が書かれているのかがわかります。
更に、チェック期限も記載していれば、期限管理にも繋がります。

③ リビジョン管理

文書管理システムに備わっているリビジョン管理機能を使えば、チェックリストの更新の履歴やチェック作業の履歴が瞬時に確認できるようになります。二重チェック三重チェックの記録もしっかりと残せます。
また、雛形もリビジョン管理することで古い雛形を使わないようにすることもできます。

④ チェックリストの検索

現場によっては、使用するチェックリストの種類が多く、探すのが大変なケースもあるでしょう。
あらかじめチェックリストを使用する目的や場面などをキーワードとしてまとめておき、使用する際に目的や場面で検索を行うことが出来れば、「どのチェックリストを使ったらいいのかわからない」なんてことも起こらなくなります。
また、更新日時で検索を行えるようにしておけば、万が一のトラブル発生時にチェック内容に不備がなかったどうか、簡単に確認できるようになります。

このようにチェックリストを文書管理に加えることで様々な利点を享受できます。

チェックリストを文書管理で活用しよう

チェックリストを文書管理に加えることの利点はご理解いただけたと思います。ここからは、実際に文書管理を行う場合、どうすればいいのか、どんなことに注意すれば良いのか、を具体的にご紹介していきます。

① チェックリストの作成

チェックリストを作成します。
チェック作業実施時に不備がないようにチェック項目を挙げていきましょう。

② チェックリストを文書管理に登録

まずは作成されたチェックリストをわかりやすいように整理しましょう。
・どのような目的があるのか。
・どの場面で使われるのか。
・誰がチェック作業を行うのか。
作成されたチェックリストを文書管理システムに登録して、チェック作業者に公開しましょう。
定期的に同じ項目をチェックする必要がある場合は雛形として登録します。チェック項目を更新する際には、文書管理システム内の雛形に対して更新をかけるように通達しましょう。

③ チェック作業結果の記録

実際にチェック作業を行った結果は、文書管理システムに登録しましょう。
こうすることで、誰がいつチェック作業を終えたのかが、把握できるようになります。

ここまで、チェックリストを文書管理システム内で活用するための運用についてご紹介しました。本記事に挙げられたものは、ほんの一例です。他にもやりやすい運用方法が浮かぶかもしれません。自社にあった運用方法を見つけ、チェックシートの利点をフルに活用しましょう。

まとめ

「点検に使うチェックリストこそ、文書管理が活躍する！」と題しまして、チェックリストを文書管理に登録する利点と、活用した運用をご紹介してまいりました。
ご紹介した通りチェックリストは業務上、重要なものです。チェックして終わりにするのではなく、「誰がいつチェック項目を作成し、誰がいつチェックを実施したか」を明確に記録しましょう。そうすることで文書管理とチェックリストは、非常に親和性が高くなるのです。これからもチェックリストを存分に活用し、作業に漏れが無いようにしていきましょう。

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