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Microsoft(マイクロソフト) 365を図面文書管理に利用できるの？

Microsoft (マイクロソフト)365は、組織が図面や文書を効果的に管理し、協力して作業するための包括的なクラウドベースのサービスです。この統合プラットフォームには、さまざまなツールやアプリケーションが含まれており、企業やチームが生産性向上と効率的なコラボレーションを実現するためのリソースが提供されています。Microsoft365を社内の図面文書管理に利用にできるの？できないの？という疑問を整理してみましょう。

Microsoft 365とは？

Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウドベースのサブスクリプションサービスで、ビジネスや個人が生産性向上やコラボレーションを目的として利用できる統合ツールセットです。

Microsoft 365には、通常のOfficeアプリケーション（Word、Excel、PowerPointなど）に加えて、クラウドサービスやコラボレーションツールが含まれています。以下に、Microsoft 365の具体的な機能やツールを紹介します。

Microsoft 365の機能

Officeアプリケーション

Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNoteなど、従来のOfficeスイートのアプリケーションが含まれています。

クラウドサービス

  • OneDrive
    クラウドベースのファイルストレージおよび同期サービスで、文書やファイルを保存し、どのデバイスからでもアクセスできます。
  • SharePoint
    チームが文書を共有し、協力するためのプラットフォームです。バージョン管理やワークフローもサポートしています。
  • Exchange Online
    クラウドベースのメールサービスで、プロフェッショナルなビジネスメールの作成や管理が可能です。

コラボレーションツール

  • Microsoft Teams
    チャット、ビデオ通話、ファイル共有、プロジェクト管理など、チームコラボレーションをサポートするツールです。
  • Yammer
    企業内限定のSNSを提供し、コミュニケーションを促進します。

セキュリティとコンプライアンス

Advanced Threat Protection（高度な脅威保護）などのセキュリティ機能や、コンプライアンス管理ツールが統合されています。

Office for the Web

ウェブブラウザを通じてWord、Excel、PowerPointを利用できるオンライン版のOfficeアプリケーションが含まれています。

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Microsoft 365を図面文書管理に利用できるの？

先に答えをお伝えすると、Microsoft 365は図面文書管理に利用できます。Microsoft 365で図面文書を管理する上で利用できる具体的な機能やツールを紹介します。

・SharePoint

SharePointは、図面や文書の集約、共有、バージョン管理、アクセス権の管理を可能にするプラットフォームです。プロジェクトごとにサイトを作成し、それぞれのサイトで文書ファイルを設置することで、図面や文書を組織的に管理できます。また、チームでの共同作業や注意点や指示のコメント追加も容易です。

・OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、従業員が個人用のクラウド領域を持ち、図面や文書を簡単に保存・アクセスできるようにするツールです。セキュアなクラウドストレージを通じて、モバイルデバイスやデスクトップからのアクセスが可能で、リモート作業やフレキシブルな働き方をサポートします。

・Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チーム単位でのコミュニケーションとコラボレーションを促進するプラットフォームです。Teams内で図面や文書を直接共有し、リアルタイムでのコミュニケーションやオンラインミーティングを行うことができます。プロジェクトの進捗を迅速に把握し、迅速に情報共有できるメリットがあります。

・Microsoft Planner

Microsoft Plannerは、プロジェクトやタスクの進捗を視覚的に管理するためのツールです。特に図面や文書の作業に関連するタスクを追跡し、優先順位付けや締め切りの設定を行うことができます。

・Microsoft Lists

Microsoft Listsは、情報の追跡と整理に利用されるアプリケーションで、プロジェクトにおける図面や文書に関連する情報を簡単に整理できます。カスタムリストを作成し、データを効果的に管理することも可能です。

Microsoft 365はこのようなツールを組み合わせることで、図面や文書の作成、編集、共有、管理に関するあらゆる側面を支援します。さらに、クラウドベースのアーキテクチャにより、地理的な制約を超えてチームが協力しやすくなり、組織が変化に適応し、効率的に図面文書管理を行うことができます。

Microsoft 365と図面文書管理システムを併用して運用する

Microsoft (マイクロソフト)365は図面文書管理に利用できますが、Microsoft 365にはファイルを厳密に検索する機能が不十分です。そこで、図面文書管理システムを導入すれば、より有効に図面文書を管理することができます。

弊社で販売している図面文書管理システムD-QUICK7では、ファイル名や、ファイル内に記載されている文字キーワードで検索できる検索機能があります。

加えて、D-QUICK7では電子化されたデータに対しても、ファイル内の文字での検索と作成者・更新者での検索など、多種類な検索機能を使用しての検索を行えます。つまり、自分の登録したファイルだけではなく、他の社員が作成したファイルも手早く探すことができます。

Microsoft 365で図面文書管理を行う場合に、図面文書管理システムも効果的に活用することで、効率的な図面文書管理を実現可能なのです。

まとめ

「Microsoft (マイクロソフト) 365を図面文書管理に利用できるの？」と題して、ご説明してまいりました。ご紹介した通り、Microsoft 365は図面文書管理に利用できます。加えて、図面文書管理システムを併用することでより柔軟で効率的な運用を実現することも可能です。

本記事を読んだことをチャンスと捉え、プロジェクトや運用に合わせて、適切な機能やツールの組み合わせを検討してみてはいかがでしょうか。

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