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文書管理のアクセスコントロールとは？認証･認可･更新との関係性

access control

現在、様々なシステムでアクセスコントールが設定されています。アクセスコントロールとはどのようなもので、どんな役割があるのでしょうか？ ここでは、アクセスコントロールを設定する目的や基本機能、アクセスコントロールが文書管理システムにどう影響するかをご説明いたします。

アクセスコントロールの概要

アクセスコントロールとは、ネットワークやコンピュータ、Webサイトなどへのアクセスを許可したり、ブロックしたりする機能のことです。コンピュータやネットワーク内のデータへのアクセスを特定のユーザーに限定することで、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを低減できます。

社外からの不正なアクセスを防止するだけでなく、社内でも限定したユーザーのみに公開する機密情報を守るために使われています。

なぜアクセスコントロールをするの？

アクセスコントロールの目的は、情報の機密性と整合性を保護することです。情報には顧客情報はもちろん、ビジネスに関するノウハウなどを含め、さまざまな機密情報が管理・保存されています。

社内の誰もが自由に、これらの重要な情報にアクセスできる状況は、外部への流出リスクが非常に高いと考えられます。情報漏洩などのリスクを回避するための仕組みがアクセスコントロールです。アクセスコントロール環境では、許可されたユーザーのみが重要な情報やシステム機能にアクセスできるようになり、セキュリティの強化が図られます。

アクセスコントロールの基本機能

アクセスコントロールは「認証」「認可」「更新」という三つの基本機能で構成されます。

  • 「認証」：アカウントの正当性の確認機能
    認証機能では、ユーザーがシステムにログインする際にIDやパスワード、生体認証などを用いて正当なアクセス権を持つユーザーであるかを確認します。
    認証は、IDとパスワードの組み合わせでのログイン方式が一般的です。しかし、近年では複数の認証方式を組み合わせる多要素認証を採用しているケースも増えてきています。
  • 「認可」：操作範囲を設定・制限する機能
    認証後のユーザーが管理者の設定した条件で情報へのアクセスや操作を許可される仕組みです。認可機能によって、情報に対してユーザーごとの閲覧・編集を制限することが可能です。
  • 「更新」：アクセス履歴をログとして記録・残す機能
    更新機能により、誰がいつどの情報にアクセスしたか、どのような操作を行ったかという情報が記録されます。ログ情報から不正なアクセスがなかったかどうかを確認することも可能です。ログには「アクセス日時、操作履歴、利用者」などのデータが残ります。
    万が一不正アクセスが行われた場合でも、ログ情報から不正な利用者や不正アクセスの方法を特定できるため、セキュリティ対策に役立てることができます。

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文書管理システムとアクセスコントロール

文書管理システムを使用して文書を管理する場合、数多くの機密情報やノウハウを保管することが考えられます。そこで、アクセスコントロールが強固なシステムを採用することで、セキュリティ強化が図れます。

「認証」「認可」「更新」の基本機能がある文書管理システムはどういったメリットがあるのかを以下にご説明します。

「認証」「認可」「更新」の機能を持つ文書管理システムのメリット

  • 認証
    システムで設定されたユーザーのみのログイン制限をかけることで不正アクセスを防ぐことができます。
  • 認可
    情報に対しアクセスの制限や操作の制限をかけることにより、情報の漏洩や誤操作による情報の紛失を防ぐことが可能です。
  • 更新
    アクセスや操作のログを保存しておくことにより、不正アクセスの有無確認や情報に対してのどのユーザーがどんな操作を行ったか確認できます。そうすることで今後のセキュリティ対策に役立てられます。

「ログイン時にID、パスワードの認証があるか？」「情報へのアクセスや操作に制限をかけられるか？」「操作のログを確認することができるか？」などを考慮し、どの文書管理システムを導入するかを検討するとよいと思います。

まとめ

「文書管理のアクセスコントロールとは？認証･認可･更新との関係性」と題して、ご紹介してまいりました。現在、様々な書類を電子化し、管理することによる業務効率化が求められています。その中で、機密性の高い情報をどのように保護していくかを考える必要があります。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】では、認証されたユーザーのみのログイン制御や情報に対してのアクセス、細かい操作の制御を設定することができます。また、データベースにアクセスログを保存しており、いつでもだれがどういう操作を行ったかを確認することが可能です

また、【D-QUICK7】はクラウド版、オンプレミス版に対応しており、大量の文書をドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文字をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定することにより、有効期限が切れる旨の事前通知メールをユーザに自動送信する機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、大量の文書を管理しなければいけません。管理するデータベースを用意するだけでなく、文書管理をシステムに任せると効率よく作業ができます。

文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっております。文書管理システムにお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

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