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図面･文書管理のAI活用例 うまく使うとこんなことができます

図面・文書管理には、図面・文書管理システムの導入が効果的です。なぜならシステムで管理すれば、図面・文書管理の効率化やセキュリティ対策を行うことができるからです。そして、最近ではAIを使ったシステムも登場していると聞きます。そこで、図面・文書管理システムの利点種類を整理しながら、AIの活用例をご紹介していきます。

AIによる文書管理とは？

AIによる文書管理とは一般的な文書管理システムとは違い、AIを使用し文書の検索や図面のチェックなどを行うことで、より効率化を実現できます。

AIを使用するため、学習の必要はありますが、１度学習するとすでに登録されている文書については再学習する必要はなく、何度でも使用することが可能です。

AIによる図面・文書管理の利点

図面・文書管理システムにAIを活用することによる利点は以下のものがあげられます。

  • 効率性の向上
    大量の文書を学習させておくことにより、検索キーワードから必要な情報を検索できます。また、検索キーワードだけでなく関連するキーワードなどもあわせて検索することができます。AIを活用すれば、文章や文書を探す時間が短縮されます。
  • コスト削減の向上
    効率化にも同様のポイントがありますが、AIによる検索や文章の作成を行うことで人件費や時間を削減できます。
  • 生産性の向上
    先にAIに学習させた図面と似ている図面などをAIが判断し、類似率もあわせて図面検索をすることができます。
    また、必要な図面を瞬時に見つけ出し業務の生産性を向上させることができます。その他にも検索結果から文章の要約も可能なため、文書作成の生産性を向上できます。
  • 精度の向上
    学習させたデータに対し、AIは高い精度で文書や図面を読み取り、検索結果を返すことで情報の正確性が向上します。また、正確性の向上からヒューマンエラーの減少にもつながります。

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AIを使った活用例　図面・文書管理の活用を広げてみよう

AIを活用した図面・文書管理システムにはさまざまな種類があります。そこで、AIを活用した図面・文書管理システムの活用例を挙げていきます。

  • AI-OCR
    OCRとは紙の書面をスキャナーなどで取り込みテキストデータ化する手法です。そして、OCRにAIを融合したものが「AI-OCR」になります。
    AI-OCRは文字認識精度が向上しているため、OCRでは認識精度が低かった手書きの文字も高い精度で読み取ることができます。また、一部のAI-OCRでは、あらかじめ読み取り位置を設定しておけば、帳票のレイアウト・キーワードなどの設定情報を元に抽出したい項目を読み取ってくれます。
  • AI類似図面検索
    AIが図面の形状を学習し、探している図面と類似した図面を検索します。目視で類似した図面を探す作業とは異なり、AIが類似率で判断するため「どの図面がより類似しているか」を瞬時に判断することが可能です。
  • AI図面チェック
    設計要件や材料情報の確認、正しく出図されているかの検証、法規制要件の抜け漏れ確認など、図面チェック判断をAIで自動化することができます。
    例えば、資料や広告に含まれる文章で「景品表示法」や「薬機法」に抵触する可能性がある文章の確認は、AI活用で可能です。
  • AI見積もり
    AIが図面から直接、必要な材料費や加工コストを計算し、見積もりを自動生成することが可能になります。
    AIが見積もりを作成すれば時間短縮につながることはもちろん、今まで個人に依存していた見積もりをAIが自動で行えるようになるため、属人化の解消も行えます。
    また、AIが学習したデータをもとに見積もりを行うため、見積もりにばらつきが少なく、一貫性と精度が保たれた見積もりを作成することができます。

まとめ

「図面･文書管理のAI活用例 うまく使うとこんなことができます」と題して、ご紹介してまいりました。現在では様々な図面・文書管理システムがありますが、AIを活用した文書管理システムも増えてきています。数ある図面・文書管理システムからどれを導入すればいいのか？ 悩んでしまうケースもあるでしょう。

本記事の活用例に挙げたユーザーの用途とあったものを検討し、選定することが重要です。そして、まず使用用途ややりたいことを明確にし、マッチするシステムを導入する進め方をオススメします。

弊社が提供している図面・文書管理システム【D-QUICK7】では「類似図面検索」や「AI-OCR」を行うことができます。同じような図面を探す機会が多い業務や、紙図面を電子化にお困りのお客様の業務課題を解決することが可能です。

また、【D-QUICK7】はクラウド版、オンプレミス版に対応しており、大量の文書をドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理すれば、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定すれば、有効期限の数日前に設定したユーザーに有効期限が切れる旨の通知メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、大量の文書を管理しなければいけません。管理するデータベースを用意するだけでなく、図面・文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。

図面・文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっています。図面・文書管理システムにお悩みの方は、検討してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。製造業や自治体向けの図面管理の導入事例もあります。

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