文書管理システムアプリの選び方　機能やメリットをご紹介

近年、データの電子化による情報量の増加に伴い、必要な文書を見つけることが困難になっています。そこで、文書を効率的に管理するために活用されるのが「文書管理システムアプリ」です。本記事では昨今、注目されている文書管理システムのアプリを選ぶ際のポイントをご紹介いたします。

1 文書管理システムアプリとは？
2 文書管理システムアプリの主な機能
3 文書管理システムアプリの導入メリット
4 文書管理システムアプリを選ぶ際のポイント
5 まとめ

文書管理システムアプリとは？

近年のビジネス環境では、デジタルデータで保存された膨大な量の情報や文書が日常的に扱われています。このような文書を効率的に管理するために活用されるのが「文書管理システムアプリ」です。

文書管理システムは、電子データの文書やファイルの保存、分類、検索、共有などを効率的に行うためのシステムであり、会社の情報整理をはじめとする業務効率の改善に大きな役割を果たします。また、情報の一元管理やアクセス制御が可能になるため、情報漏えいや紛失を防ぎつつ、必要な情報へ迅速にアクセスすることが可能となります。

文書管理システムのアプリは、従来の紙ベースの文書保管をデジタル化し、場所を問わずアクセスできる点でも大きなメリットがあります。現在ではクラウド型のアプリも普及したことにより、遠隔からも利用できるようになってきました。

文書管理システムアプリの主な機能

文書管理システムのアプリは、さまざまな機能を搭載し、情報管理の効率化を実現します。次に文書管理システムのアプリに備わっている主な機能について解説します。

１．検索機能
文書管理システムのアプリには、検索機能が必ず組み込まれています。ファイル名や文書内のテキストも検索対象にすることで、膨大な数のファイルからも必要な情報を簡単に探し出せます。検索条件を設定してフィルタリングする機能や、頻繁に使用されるファイルをブックマークやお気に入りとして登録できる機能も提供されることが多いです。

２．共有機能
複数のメンバーが共同で利用する文書管理システムのアプリには、ファイルや文書を他のユーザーと共有する機能も備わっています。共有された文書はリアルタイムで他のメンバーと閲覧・編集が可能で、各自が異なる場所にいてもスムーズに情報を交換できます。共有機能があることにより、リモートワークでのプロジェクトの進捗管理や情報共有を円滑に行うことが可能となります。

３．バージョン管理機能
文書管理システムのアプリでは、文書の更新履歴を記録し、過去のバージョンを保存する「バージョン管理」機能が重要な役割を果たします。チームでの文書編集において、誰がいつどのような変更を行ったかを確認でき、誤った変更が加わった際には簡単に過去のバージョンに戻せます。バージョン管理機能により、文書の一貫性を保ちながら、必要に応じて修正や復元を行うことができます。

４．アクセス権限機能
文書管理システムのアプリは会社や組織の機密情報を扱うため、アクセス権限の設定が重要です。ユーザーごとにアクセス権限を設定し、閲覧・編集・削除といった権限を細かく管理することができるため、情報漏洩や不正アクセスを防げます。

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文書管理システムアプリの導入メリット

文書管理システムのアプリの導入は多くのメリットがあります。

・作業効率の向上
文書管理システムのアプリを利用することで、日常業務の効率化が図られます。検索機能の活用により、膨大な文書の中から目的の情報を瞬時に探し出せます。これにより、ファイル検索に費やしていた時間が削減され、他の業務に時間を割くことが可能になります。

・コミュニケーションの円滑化
共有機能やバージョン管理機能を活用することで、チーム内の情報共有が円滑になります。例えば、遠隔地にいるメンバーと同じ文書にアクセスし、リアルタイムでの編集や確認が可能になるため、特にリモートワーク環境では、プロジェクトの進行に欠かせないツールとなります。

文書管理システムのアプリを通じて、タイムリーな情報交換が可能となるため、プロジェクトの進捗管理やスケジュール調整もスムーズに行われます。

・セキュリティの向上
文書管理システムのアプリは、情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ機能も充実しています。ほとんどのアプリには、データ暗号化、アクセス権限の詳細な管理、データの自動バックアップ機能などが備わっているため、情報の安全性が確保され、信頼性向上にもつながります。

文書管理システムアプリを選ぶ際のポイント

文書管理システムのアプリを選ぶ際には、これまで挙げた機能やメリットを踏まえ、選ぶ際のポイントを決めておきましょう。

・使いやすさとユーザーインターフェース
システムの使いやすさは、業務の効率に直結します。アプリのユーザーインターフェースが分かりやすく、誰でも簡単に操作できるかどうかを確認することが重要です。また、初めて使用するユーザーでもアプリをスムーズに操作を覚えられるようなデザインであることもポイントです。

・必要な機能の有無
業務フローや文書管理の要件に応じて、必要な機能を搭載しているアプリかどうかも重要なポイントです。例えば、検索機能やバージョン管理機能が充実しているか、アクセス権限の柔軟な設定が可能かといった点が確認するポイントになります。

・セキュリティ対策
機密情報や重要なデータを取り扱う場合は、セキュリティ対策が充実しているかも選定において重視すべきポイントです。具体的には、データ暗号化や二段階認証など、文書を安全に保護するための機能が搭載されているアプリを選ぶことが大切です。

・コストパフォーマンス
文書管理システムのアプリは、多機能なものが多いですが、それに応じてコストも高くなります。予算に見合うアプリを選び、必要な機能を備えつつもコストパフォーマンスが良いものを選ぶことが望ましいです。特に中小企業や個人にとっては、初期費用やランニングコストのバランスが重要になります。