文書管理が行政に必要な理由　自治体のDX推進とは

自治体の総務・文書管理担当者の方であれば、こんな経験はないでしょうか。「あの決裁文書、どこにしまったかな…」と棚の中を探し回ったり、担当者が変わるたびにファイルの場所がわからなくなったり。行政機関が扱う文書の量は膨大で、しかも法令で定められた保存年限を守らなければなりません。

文書管理の課題は、住民への信頼に直結する深刻な問題です。

本記事では、行政・自治体における文書管理の課題と、DX推進によってどのように解決できるかを解説いたします。

1 行政・自治体の文書管理が抱える課題とは？
2 自治体の文書管理が引き起こした実際のトラブル事例
3 行政の文書管理をシステム化するDX推進の解決策と、自治体が得られるメリット
4 まとめ

行政・自治体の文書管理が抱える課題とは？

行政機関が扱う文書は、住民票・税務書類・契約書・議事録・許認可書類など多岐にわたります。しかも各文書には法令・条例に基づいた保存年限が定められており、適切に管理しなければなりません。

にもかかわらず、多くの自治体では現在も紙文書と電子文書が混在しています。デジタル化が叫ばれて久しいものの、「前任者のやり方を引き継いだだけ」「紙でなければ対応できない業務がある」という声も多く聞かれます。

紙文書を中心に管理を続けていると、以下のような問題が起こりやすくなります。

【行政の文書管理でよくある課題】

１．必要な文書をすぐに探せない

２．担当者が変わると文書の場所がわからなくなる（属人化）

３．保存年限の管理が手作業になり、抜け漏れが発生する

４．文書の持ち出しや複製を制御できず、情報漏洩リスクがある

５．災害・水濡れなどで文書が失われるリスクがある

これらは「仕方ない」で済ませられる問題ではありません。なぜなら、文書管理の不備はひとつのミスが住民への不利益や行政への信頼失墜に直結するからです。では実際に、どのようなトラブルが起きているのでしょうか。

自治体の文書管理が引き起こした実際のトラブル事例

過去に実際に起きた自治体の文書管理トラブルをいくつかご紹介します。「うちでも起きそう」と感じるものがあるかもしれません。

【事例１】紙文書の持ち出しによる個人情報漏洩

ある自治体で、職員が業務に使用した住民の個人情報を含む紙文書を庁舎外に持ち出し、紛失するという事故が発生しました。紙文書はいつ・誰が閲覧したかの履歴が残らず、コピーを取られてもわかりません。電子データと比べてアクセス管理が格段に難しいという特性が、被害を拡大させた一因です。

【事例２】業務委託先からの大規模情報流出

ある自治体が住民データの管理を民間業者に委託したところ、再委託先の従業員がデータを不正にコピーし、外部へ流出させるという事件が発生しました。約46万人分の個人情報が流出し、当該自治体は住民への謝罪と対応に追われる事態となりました。委託先の管理体制だけに頼らず、自治体側でもアクセス管理の仕組みを持つことの重要性を示す事例です。

【事例３】操作ミスによるWebへの誤公開

ある自治体では、議会へ送付した資料をそのまま市の公式ホームページに掲載してしまい、個人名を含む数百件の個人情報が一般公開される事態が発生しました。住民からの連絡を受けてページは削除されましたが、公開されていた時間帯に情報が閲覧・拡散された可能性は否定できませんでした。

【事例４】保存年限切れ文書の誤廃棄・永年保存文書の紛失

手作業で保存年限を管理していた自治体で、廃棄してはならない永年保存文書を誤って廃棄してしまうケースも報告されています。逆に、廃棄すべき文書を長年にわたって保管し続け、保管スペースが逼迫したという事例も少なくありません。個人情報保護委員会のガイドラインでも「誤廃棄」は代表的な漏洩・管理不備の類型として明記されており、手作業管理の限界を示しています。

これらはいずれも、適切な文書管理システムがあれば防げた可能性が高いトラブルです。

アクセス権限の管理、閲覧履歴の記録、保存年限の自動管理

こうした機能が、自治体の文書管理には欠かせないのです。

行政の文書管理をシステム化するDX推進の解決策と、自治体が得られるメリット

では、自治体はどのように文書管理のDXを進めればよいのでしょうか。ポイントを3つに整理してご紹介いたします。

①電子化と検索性の向上

紙文書をデジタル化し、キーワードや属性情報で素早く検索できる環境を整えることが第一歩です。文書管理システムには、名前検索だけでなく属性検索・全文検索など豊富な検索機能が実装されています。スキャニング時にOCR処理を行えば、文書内の文字まで検索対象にすることも可能です。

担当者が変わっても、誰でも必要な文書に素早くたどり着けるようになります。「あの文書どこだっけ？」という時間のロスが、大幅に削減されます。

②アクセス権限の設定と履歴管理

誰がいつどの文書を閲覧・編集・印刷したかを記録することで、内部不正や誤操作によるリスクを大幅に低減できます。部署ごと・担当者ごとに閲覧権限を細かく設定することも重要です。

不用意なファイルの持ち出しや削除を防ぎ、自治体が扱う住民の個人情報や機密書類のセキュリティ対策にも大きく貢献します。前述した「持ち出しによる情報漏洩」や「誤操作による公開」といったトラブルも、権限管理と履歴管理があれば防止・早期発見が可能です。

③保存年限の自動管理と廃棄通知

文書ごとに保存年限をシステムへ登録しておけば、廃棄時期が近づいたときに自動で通知が届く仕組みを構築できます。手作業による管理台帳の更新が不要になり、「誤廃棄」「廃棄漏れ」の両方を防ぐことができます。

また、文書管理システムは文書の「発生」から「廃棄」までのライフサイクル全体を効率よく管理できるため、業務フローそのものの見直しにもつながります。

自治体がシステム化で得られるメリットまとめ

・必要な文書をすぐに検索・閲覧できる

・情報漏洩・誤廃棄などのリスクを大幅に低減できる

・保存年限の管理が自動化され、担当者の負担が減る

・テレワーク・在宅勤務への対応が可能になる

・保管スペースの削減・コスト削減につながる

文書管理システム「D-QUICK」であれば、こうした行政・自治体特有のニーズにも対応できます。電子化からアクセス管理・検索・保存年限管理まで、文書管理に必要な機能をひとつのシステムで一元的にカバーすることが可能です。

まとめ

「文書管理が行政に必要な理由　自治体のDX推進とは」と題して解説してまいりました。

行政・自治体が抱える文書管理の課題、実際に起きたトラブル事例、システム化による

DX推進の具体的な解決策とメリットをご紹介しました。

自治体の文書管理は、住民の信頼を守るための重要な業務です。「今のやり方で何とかなっている」と感じていても、ひとつのミスが大きな問題に発展するリスクは常にあります。まずは現状の課題を整理し、文書管理システムの導入を検討してみることをおすすめいたします。

アイサイトでは、図面・文書管理システムとして「D-QUICK7」をリリースしております。文書管理に必要な機能を実装しており、皆さまの業務効率化をお手伝いします。ご興味がありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

版管理や採番に課題を感じている方
版管理と採番管理を解決する　D-QUICK7機能ガイド

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「文書管理ノウハウ」の関連ブログ