ブログ文書管理ノウハウ

版管理システムでドキュメント管理をすると、いいコトがあります

みなさんは、ドキュメントをどのように版管理されているでしょうか。版管理とはドキュメントが改変されていく時のバージョンを管理していくことです。作成するドキュメントの版管理ができていないことが原因で、似たようなドキュメントをイチから再作成しまったケースはないでしょうか。文書管理システムや図面管理システムを版管理システムとしても有効活用することで、文書と図面も含めた総合的なドキュメント管理を行うことができます。

ドキュメントを版管理する重要性

初めに、なぜドキュメントを版管理するのかを解説していきます。版管理で一番重要なポイントは、いつ・誰が・何のドキュメントをどう更新したかの記録を残せることです。版管理ができていれば、ドキュメントの変更内容が簡単に確認できますし、変更前の状態へ戻したい場合にすぐに戻すこともできます。

自分以外の複数の社員とドキュメントを共有して作業している場合は版管理が必要になります。理由は、いつ・誰が・どう変更したかも共有されていなければ、その後の作業が円滑にできず、問題が発生した場合にも問題点の修正が難しくなるからです。

昨今では、リモートワークによる働き方の変化により、これまで紙を基本に行っていた業務が、電子化されたドキュメントのやり取りに変わってきています。電子化されたドキュメントの版管理も重要になります。

また、働き方の変化として、オフィスの移転やサテライトオフィスの利用が活発になってきています。その影響で、これまで管理・保管していた紙のドキュメントを電子化した場合の版管理も見直しが必要となります。

文書管理システムで版管理ができます

文書管理システム「D-QUICK7」にはドキュメントの履歴を管理する版管理システムとしての機能があります。編集中のドキュメントを編集中の状態のまま更新でき、「いつ」・「誰が」・「過去のドキュメントはどれか」を記録できます。更新の際に版を管理することで、後から過去のドキュメントが必要になった場合でも、簡単に探し出せます。過去の状態にそのまま戻すことも可能なため、版管理システムとして使用が可能なのです。

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版管理システムでドキュメント管理をする便利な機能

ドキュメントの版管理を行う場合、より効率的に管理できる機能を「D-QUICK7」の４つの機能を例にして説明いたします。

１．検索機能
D-QUICK7にはドキュメント名や、ドキュメント内に記載されているキーワード文字で検索できる検索機能があります。加えて、全社員共通で使用するドキュメントが存在する場合でも、必要なドキュメントを手早く探せますので業務の効率化にもつながります。文書管理システムであるD-QUICK7では、電子化されたデータに対しても、ドキュメント内の文字での検索と作成者・更新者での検索など、多種多様な条件検索を行うことができます。自分が登録したドキュメントだけではなく、他のドキュメントも手早く探すことができます。過去、別の作成者が作成したドキュメントを途中から自分が引き継ぐ際も便利な機能です。

２．通知機能
D-QUICK7にはドキュメントが登録・更新されたとき、通知対象者にメールで通知する機能があります。版管理が必要なドキュメントは業務上の使用頻度も高い場合が多く、更新された場合に迅速に共有したいケースがあります。よって版管理しているドキュメントに関係する社員に対して、ドキュメントの版が更新された際にメールで通知することができると非常に便利なのです。

３．権限機能
D-QUICK7には格納されているドキュメントごとに権限を付与できる機能があります。権限は閲覧だけを許可する権限やドキュメントのダウンロードを禁止にする権限など細かく設定可能です。ドキュメントに更新できない権限を設定しておけば、新たに版を作成できなくすることも可能であり、ドキュメントを版管理する様々な状況に対応できます。

４．排他機能
D-QUICK7にはドキュメントが編集中の場合に排他制御がかかるため、自分以外が編集できないよう制御できます。ドキュメントの編集中に別の社員が変更することを防ぎ、他の社員からは誰が編集しているかもわかるようになっているため、二重作業を防止できます。排他制御されているドキュメントは誰が編集中かはわかりますが閲覧できないため、勝手に自分以外の社員に見られるケースはありません（編集前のドキュメントは閲覧可能です）。版管理システムで使用する場合は必須の機能となります。

まとめ

「版管理システムでドキュメント管理をすると、いいコトがあります」と題しまして、ご紹介してきました。ドキュメントの版管理には版管理システムを利用することで、より作業が円滑になり、問題点の発見や修正が迅速になります。

D-QUICK7は版管理システムとしても使用でき、ドキュメント管理に加えて、図面管理を行えます。社内の全ドキュメントを総合的に管理することで、より効果的な版管理につながります。いいコトがたくさんありますよね。

これを機に、文書管理システム【D-QUICK7】を利用してドキュメントの版管理をしてはいかがでしょうか。

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