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紙書類をパソコンで入力後にPDF変換！メリットとデメリットを解説

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、紙書類をデータ化し保存するための要件が軽減されました。そのため紙書類をデータ化する企業が増えています。そこで、本記事では紙書類をデータ化する方法に加え、メリットとデメリットをご紹介していきます。

PDFとは？

PDFは、「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」を略したもので、データを紙に印刷を行ったときと同じような感じのまま、閲覧や編集ができるファイル形式のことです。作成された元のレイアウトや書式をそのまま再現した表示や印刷ができます。そのため、物の説明書や、マニュアル、レポート、請求書や領収書に多く利用されています。

また、書類を公開や配布する場合、印刷したものだと紙代やインク代などでコストがかかりますが、PDFの場合低コストで公開や配布が可能です。インターネットを利用すれば多くの人に共有できます。

紙書類をPDFファイルにする方法

紙書類をPDFファイルにする方法をご紹介していきます。

紙書類をスキャンする方法

紙書類は、スキャナやスキャン機能を搭載したコピー機でPDF化することができます。
オフィスや、コンビニ、家庭のコピー機などでPDFにすることが可能です。

iPhoneからPDF変換

iPhoneを使用している人なら、メモアプリから簡単にPDFの作成ができます。iPhoneなら身近にあるので、時間がないときや緊急の場合、手元にある書類を簡単に素早くPDFに変換でき、そのままクラウドに保存が可能です。

ExcelやWordからPDF出力

ExcelやWordで作成した書類を、紙ではなくPDFに出力することが可能です。

ツールを使用してPDF変換

PDF変換に対応しているフリーのツールがあります。そのツールに変換したい文書データをアップロードすれば簡単にPDF変換が可能です。しかし、無料ツールの中には文字化けが起こってしまうものもあります。従って、文字化けなどのトラブルが発生しないように、クオリティが高いものや、他の人が使用しているツールと同じものを選ぶなどトラブルを未然に防ぎましょう。

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紙書類をPDFファイルにするメリット

それでは、紙書類をPDFファイルにするメリットを整理してみましょう。

印刷するよりもコスト削減ができる

紙として印刷すると、コピー用紙代やインク代など印刷する際のコストがかかります。しかし、PDFの場合、それらのコストが削減できます。また、取引先とのやりとりも、PDFを添付し、メールなどで送信すれば、郵送する際の費用や配送コストも削減できます。取引の際に使用した書類や、受けとった資料などの紙をPDF化することで、紙をまとめる際に使用するファイル代、オフィス・倉庫のスペース代なども削減できます。PDF化したファイルも、圧縮すればハードディスクの容量も空きます。

業務の効率化

PDF化した書類を運用することで、文書の作成、社内での確認などさまざまな作業をパソコン上で完結することができます。紙を使用した運用よりも情報共有が効率的になり、紙を印刷する時間や、社内で書類を回す時間を省けます。
また、取引先に書類を送る場合も、郵便のように届くまでの時間がかかることなく、リアルタイムで書類の共有が可能です。特定の人のみへの共有も実現でき、チームや部署間での情報連携がしやすくなります。社外にいても、スマホやノートパソコンでのデータの確認ができ、取引先や出張先、自宅にいる時も場所を選ばずに閲覧ができます。
働き方が変わりテレワークが普及していっている中で、書類のPDF化を行うことでテレワークの促進にも繋げられます。社内や取引先からの問い合わせの際、PDF化が進んでいれば、オフィスにある必要な情報を自宅から参照できます。

PDF化により、文字の検索が簡単になることもメリットです。PDFファイルは、キーワード検索で作成日付やファイル名などからファイルを絞り込めるため、必要な書類を閲覧したいときに瞬時に見つけられます。
また紙書類だと、取引先別、月別、年度別などにまとめてファイリングして管理しなければいけない手間が発生しますが、PDF化を行っていればパソコン上で簡単に「取引先別」、「日付順」で整理できるため、ファイリングした物を管理する必要がなくなります。必要な情報を探す時間を短縮できるため、作業効率が高まります。

情報漏洩の防止

紙書類をPDF化することで、情報漏洩のリスクを軽減できます。紙書類の場合、持ち出の際、紛失や破損のリスクがありますが、PDFファイルは紙ではないので持ち出すケースが減り、破損や紛失のリスクがありません。
また、PDFファイル化した書類をクラウド上に保存しておけば、パソコン自体が破損や紛失してもデータは残ります。PDFファイルのアクセス権を制限しておけば、パスワードを知っている人のみ閲覧可能であり、勝手に編集されることや、印刷を制限できます。

紙書類をPDFファイルにする際のデメリットや注意点

PDF化は様々な機器や場所で簡単に利用でき、メリットばかりのように見えます。しかし、デメリットにも注意しなければなりません。そこで、PDF化する場合の注意点をご紹介していきます。

PDF化する書類に優先順位を付ける

オフィスや倉庫にある書類をすべてPDF化すると費用や時間などが膨大にかかってしまう可能性があります。そのため、まずは紙書類の整理を一度行い、どの書類を優先的にPDF化するのか、不要な書類はないかなど、PDF化する書類を明確にしておきましょう。この整理作業を行っておくことでPDF化する際の作業効率が向上します。

法律に従って対応が必要な書類がある

紙書類によっては保存する際のルールが決められているものがあります。例えば、領収書、請求書や会計の処理の際使用する帳簿類などの取引の事実を証明する書類の場合、電子帳簿保存法によってスキャン方法が決められています。従って、スキャンする際、電子帳簿保存法に該当する書類ではないか一度確認が必要です。

まとめ

「紙書類をパソコンで入力後にPDF変換！メリットとデメリットを解説」と題して、ご紹介してまいりました。書類をPDFに変換する方法や、変換した際のメリットとデメリットを解説しましたが、ご理解いただけましたか？

PDF変換を行うことで、業務効率化、コスト削減が可能です。iPhoneやコンビニのコピー機など身近にあるものでPDF変換が行えるため、取引先や自宅からでも簡単にPDF変換ができます。電子帳簿保存法が改正されたのもあり、ペーパーレス化への拍車がかかっています。オフィスや倉庫などに置いている紙書類を一度整理し、PDFに変換していってみてはいかがでしょうか？

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