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文書管理システムのプロポーザルを上手に受けるには

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文書管理システムを構築したい時や新たなシステムに乗り換えたい時、あるいは強化したい時などどうしていますか？一般的にシステムやサービスのプロバイダーへ依頼してプロポーザルを受け、その内容が自社の課題解決や目的に沿ったものかどうかという流れで検討しているのではないでしょうか。

文書管理システムを構築したり乗り換えたりすることは簡単ではなく時間と費用がかかるため、できる限り良いプロポーザルを受けたいですよね。自社にとって使いやすく価値のあるシステムを導入したいと思うならなおさらよいプロポーザルを得ることが成功へのカギとなります。本記事がユーザーのみなさまに、少しでもお役に立てれば幸いです。

良いプロポーザルを得るには正確に伝えること

良いプロポーザルを得るには、まず、自社の現状の問題や課題を正確に伝えることが必要です。それには、問題や課題をいくつかのプロセスに分けて分析しておく必要があります。

  1. 現状の分析
    自社の現在の文書管理プロセスを分析するためには、どんな文書があって、どのように作成、共有、保存されているかを明らかにする必要があります。それには、文書管理に関連する問題点や非効率なプロセスの特定が不可欠です。例えば、文書の検索に時間がかかる、バージョン管理ができていない、アクセス権限の管理が煩雑であるなどの問題です。
  2. ステークホルダーの意見収集
    文書管理プロセスに関わるすべてのステークホルダーから意見やフィードバックを収集します。ステークホルダーには管理者、エンドユーザー、IT部門などが含まれます。ステークホルダーのニーズや要望、直面している課題を詳細にドキュメント化しておくとよいでしょう。
  3. 問題の優先順位付け
    収集した情報を基に、問題点に優先順位を付けます。どの問題が最も影響が大きいか、どの問題を解決することで最も大きな改善が見込めるかを評価し順位付けします。短期的および長期的な目標を設定し、それに基づいて問題を分類します。

プロポーザルのためのニーズを明確化する

  1. 目標の設定
    自社の目標や戦略と照らし合わせ、文書管理システムに求める目標を設定します。目標には、効率化、コスト削減、セキュリティ向上などさまざまありますが、目標を達成するために必要な機能や要件をリストアップします。
  2. 業務フロー・ユースケースの作成
    文書管理システムを使用する具体的な業務フローを作成しシステム化する範囲を決めます。次にシステム化する部分についてユースケースを作成します。これにより、システムに求める機能が実際の業務にどのように適用されるかが明確になります。
  3. 要件の詳細化
    文書管理システムに求める具体的な機能や要件を詳細化します。例えば、高度な検索機能、バージョン管理、アクセス制御、モバイルアクセス対応などがあります。必要な機能ごとに、その重要度を評価し、優先順位を決めます。

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プロポーザルを受けたら

プロポーザルを受けたら、文書管理に関する具体的な課題、目標、期待される成果を確認します。機能性、コスト、導入のしやすさ、サポート体制などを評価しシステム導入を決定します。以下の視点で評価しましょう。

プロポーザル後の評価ポイント

  • システムプロバイダが自組織の現状と課題をどれだけ理解しているか。
  • 提案されるソリューションが組織の設定した目標にどの程度合致しているか。
  • ソリューションが将来的な拡張や変更に柔軟に対応できるか。
  • ソリューションの実装計画が具体的で実現可能か。
  • プロジェクトのスケジュール、必要なリソース、リスク管理の計画が適切か。
  • 投資に見合った費用で、コストパフォーマンスが得られているかどうか。
  • 過去の実績などの事例やデータが提供されているか。
  • 導入後のサポート体制がしっかりしているか。

文書管理システム固有の評価指標として以下の視点でも確認しましょう。

文書管理システム固有の評価指標

  • データのセキュリティとプライバシー保護のための機能を提供しているか。
  • 膨大な量の図面や文書の中から迅速に必要な情報を見つけ出すための検索機能を有しているか。メタデータ管理機能によって文書の分類、整理、追跡が容易であるか。
  • 文書や図面のバージョン管理機能が充実しており、変更履歴の追跡と監査が容易に行えるシステムか。
  • クラウドベースのソリューションなどで、場所を問わずにデータへのアクセスと共有が可能か。
  • 現在使用している他のシステムやアプリケーションとの互換性があるか。あるいはシステムの連携が可能か。カスタマイズ等のオプションが提供されているか。
  • システムのユーザーインターフェースが直感的で、ユーザーが容易に操作できるようになっているか。
  • 研修や教育を通じてユーザーがシステムを短期間で習得できるようなメニューがあるか。
  • 導入後の技術サポートがあるか。

まとめ

自社が直面している問題や課題を正確に伝達し、ニーズを明確にすることは、適切な文書管理システムの選定・導入に不可欠です。ステークホルダーの意見を積極的に取り入れ、明確な目標と要件を設定しておくことでよりよいプロポーザルを受けられます。

プロポーザルを受けたら、伝えた内容が実現できているか、視点をしっかり持ってレビュー・検討しましょう。

ただ、もしかしたらコストが見合わないことがあるかもしれません。どこまで妥協できるか決めておくことも必要かもしれません。

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