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文書管理で業務マニュアルを管理する方法 サンプルづくりは働き方改革にも役立つ

業務変更が行われたり、新規事業が立ち上がったりする場合、どの会社でも業務マニュアルは必ず存在します。会社の規模が大きくなる場合にも避けては通れない業務マニュアルの管理について、文書管理システムを使用して円滑に解決・運用する方法を解説します。 

文書管理 業務マニュアル管理のすすめ

どの会社でも業務マニュアルは必ず存在します。会社の立ち上げ当時から使用されている業務マニュアルから、つい昨日作成された業務マニュアルまで多岐にわたります。必ず存在するはずの業務マニュアルですが、管理方法に会社ごとに違いがあります。紙で分厚い参考書のような形で大量に管理している場合もありますが、現代では完全にデータ化してサンプル管理している会社がほとんどです。この業務マニュアルのデータ化自体はどの会社も行っていることですが、データ化した業務マニュアルの管理自体は実は会社ごとにかなり差があります。

ある会社では社内で共有している共有フォルダで管理したり、ある会社では管理職の社員が管理しており、人事異動があるたびに次の責任者に受け継がれていったりと様々です。実はこのデータ化された業務マニュアルの管理方法が原因で、似たような業務マニュアルを作り直すことになったり、業務マニュアルの保管場所を忘れて探すことに時間をとられたり、去年の業務マニュアルで業務を進めてしまい、ミスややり直し作業が発生することがあります。このような問題を回避するため、文書管理システムを使用しての業務マニュアルの管理をおすすめします。

文書管理を使用して業務マニュアルを管理することでの業務の効率化

文書管理の電子化、ペーパーレス化やセキュリティの強化など、文書管理システムを使用するメリットはたくさんあります。文書管理知システムを使用して業務マニュアルを管理した場合、以下3つのメリットにより、「業務の効率化」につながります。

  • 必要な業務マニュアルやサンプルを迅速に見つけることができる。
  • 業務マニュアルの変更履歴の管理が行える。
  • 操作ログから業務マニュアルの使用頻度や時期などの様々なデータの集計・分析ができる。

「業務の効率化」につながるそれぞれのメリットについて解説します。

文書管理を使用して業務マニュアルを管理するメリット

1.必要な業務マニュアルを迅速に見つけることができる。

会社または部署によっては業務マニュアルが大量に存在する場合があります。業務マニュアルが大量にあると、例えば緊急で確認したい場合や、人事変更での部署異動などで業務にまだ慣れていない場合のようなすぐに業務マニュアルを確認したい場合に、これからやろうとしている業務のマニュアルをすぐに見つけることができるしょうか?業務マニュアルにかかわらず、必要としている資料や文書ファイルにも言えることですが、会社の規模が大きくなり、部署や社員が増えれば増えるほど、業務マニュアルや社内資料が増えることになるため、必要としている業務マニュアルや社内資料を見つけ出すのが難しくなります。文書管理システムで業務マニュアルを管理し、文書管理システムの検索機能を使用することで大量にある業務マニュアルから目的の業務マニュアルを迅速に探し出すことができるようになります。見つけた文書は今後のサンプルとして利用できるわけです。

2.業務マニュアルの変更履歴の管理が行える。

業務マニュアルを作成後、追加業務や変更業務が発生した場合は、作成した業務マニュアルにも反映する必要があります。業務によっては毎年マニュアルを変更する場合もあるかもしれません。社内ルールの変更や、業務の変更、業務に使用している道具やツールの変更に伴い、業務マニュアルの変更が何度も発生します。変更の際に文書管理システムで業務マニュアルを管理することにより、更新した履歴の情報も残すことができ、更新履歴の確認も容易に行えます。

さらに、文書管理システムで業務マニュアルを管理することで、更新のたびに通知を行うことができるので、これまで業務マニュアルを更新するたびに行っていたメールでの連絡業務を短縮することができ、更新情報の共有も自動で行えます。

3.ログから業務マニュアルの使用頻度や時期などの様々なデータを集計・分析ができる。

文書管理システムで業務マニュアルを管理していれば、文書管理システムでログの確認を行うことができます。誰がいつ更新したかはもちろん、ダウンロードしたログや削除したログも確認することができるため、業務マニュアルの使用頻度の多いユーザや、使用されている時間や時期の集計が可能になります。

例えば、一年間で業務マニュアルの使用頻度と使用時期の集計情報と、その時期に行っていた業務の情報があれば、来年以降も業務計画を立てることに役立ちます。また、業務マニュアル更新の通知をした一週間後にダウンロードのログを集計し、業務に関係している社員がダウンロードしているかを確認することができます。確認した時点でダウンロードしていない社員に注意喚起をすることで事前に問題をカバーすることができるかも知れません。

他にも業務マニュアルに対して、使用頻度の多いユーザの情報や使用しているタイミングのログ情報を集計できれば、さらなる業務の効率化に役立てることができます。

マニュアル作成は電子化や働き方改革にも役立つ

業務マニュアルやサンプルはメーカー、不動産、病院、工場、コンビニエンスストアだろうと必ずどの会社、どの業種にも存在します。必ず存在しているはずの業務マニュアルに対して、会社ごとに管理方法で差が出てしまうのは、業務マニュアルの作成がゴールになってしまっており、管理にまで目を向けることが難しいからだと思います。いざ導入を考えても、導入するまでに必要な人や時間を含めて、大きなコストが必要になるため、どうしても社内で使用する業務マニュアルの管理の優先度が低くなってしまうのも事実です。

今の業務マニュアルの管理方法でも業務に支障はなく、文書管理システムを導入してまで業務マニュアルの管理が必要と思う会社はほとんどない思います。しかし、業務効率化を考えた場合、文書管理システムは不可欠なシステムだと言えます。電子化の義務化なども今後、あるかもしれません。働き方改革に業務マニュアルやサンプル作成が役立つケースもあるはずです。業務効率化を考えている場合には、文書管理システムでの業務マニュアルの管理を検討してみてはいかがでしょうか。

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