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文書管理のメリット、デメリットとは?

文書管理は文書を作成した時点での分類分け、社内や社外に向けての配布、編集を行った際の文書の保管、文書の破棄などたくさんの作業があり、複雑です。文書管理を行わない場合、文書が乱雑に保管され、文書のロストや2重管理の問題につながるため、文書管理を行わなければなりません。文書管理を行う際のメリット、デメリットとはどのようなものが挙げられるのでしょうか?そこで、文書管理を行うにあたってのメリットとデメリットを解説していきます。

文書管理のメリット① 文書の分類

文書の分類のメリットはどのようなものでしょうか。文書管理は文書を発行や、文書を受け取ることから発生します。文書の分類を行うことにより、多数発生した文書を分類ごとにまとめ、乱雑に保管されることを防ぎます。分類分けの方法としては分類のフォルダを作成し、その分類に該当する文書をフォルダ以下に保存することが一般的です。

例としては「Aフォルダ」の配下に「Aに分類される文書」を保存することにより、文書の分類を行います。また、文書の検索性も向上し、文書を適切に分類することにより、文書を探すための時間を削減でき、業務効率化に繋がります。

また、お客様からの問い合わせなどに対して、必要な文書や情報をすぐに見つけることができるため、顧客への対応がはやくなるメリットがあります。

文書管理のメリット② 文書の保管

文書を保管するにあたってのメリットはどのようなものでしょうか。文書管理を行うことにより、「どこに文書があるのか」「どんな文書があるのか」等による、ヒューマンエラーを減らすことができます。

また、保管されている文書やフォルダに対し、アクセス権をつけることにより、アクセス権を付与された利用者のみがフォルダや文書へアクセスできるようになります。

ヒューマンエラーを減らすことや、フォルダや文書へのアクセス権の制御による文書への不必要なアクセスの制限は「情報の漏洩」や「情報の紛失」、「情報の盗難」を減らすことに繋がり、リスク回避に繋がります。

上記以外にも、一元管理を行うことにより情報共有をしやすくなるというメリットがあります。情報共有をしやすくなることもグループメンバーへの情報伝達速度があがるため、業務の効率化に繋がってきます。

文書管理のメリット③ 文書の配布

文書を配布するにあたってのメリットはどのようなものでしょうか。文書管理を行うことにより、適切な利用者に文書を配布、閲覧することができます。②文書の保管でも記載した通り、アクセス権を付与することにより制限された利用者のみが文書を配布、閲覧することができます。不必要な配布、閲覧を制限することにより「情報の漏洩」や「情報の紛失」、「情報の盗難」を減らすことに繋がり、リスク回避に繋がります。

文書管理のメリット④ 文書の破棄

文書を破棄するにあたってのメリットはどのようなものでしょうか。文書に対し、アクセス権を付与し一元管理しているため、アクセスを許可されていない利用者から文書を破棄されるリスクがなくなります。これは「情報の紛失」のリスク回避に繋がります。また、文書管理は文書が一元管理されているため、有効期限や不要となった文書を1つ破棄するだけで、同一の文書を残すことなく完全に破棄することができることが文書管理を行うにあたってのメリットになります。また、ファイルサーバ上で破棄されるため、ローカルPCのごみ箱に破棄データが残らないため、データの復元も容易に行うことができません。

文書管理のデメリット

文書管理のメリットを書いてきましたが、文書管理のデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。文書管理は大抵、文書管理専用のファイルサーバを用意し、そちらで文書を一元管理しています。

しかし、文書を一元管理しているため、複数のユーザが同一の文書にアクセスした場合、編集の権限が1ユーザにのみとなり、他のアクセスしているユーザは読み取り専用として文書にアクセスすることになります。これは一元管理をしているゆえのデメリットとなります。

また、操作のログをとっていない場合、誤って文書を削除してしまった際に、どの利用者が削除したのかなどの調査にも時間がかかるため、文書の復旧に時間がかかる場合があります。

まとめ

文書管理を正しく行うことにより、「いつ作った、どの書類が、どこにあるか」を把握することができるため、間違った情報を使うリスクが減少します。

現在、紙媒体で文書管理を行う時代から電子媒体で文書を管理する時代になっていきています。文書を電子媒体で管理するにあたり、ファイルサーバの準備からフォルダや文書に対してのアクセス権の付与、検索機能等問題が発生します。

上記の問題を解決するために、どの文書管理のシステムを準備するかにより、業務効率やリスク管理が変わってきます。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】には大まかに下記の機能があります。

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。

仕事を行う以上、規則に基づいて、文書を管理しなければいけません。自身でファイルサーバを準備し、管理してもいいのですが、文書管理に特化したシステムだとより効率よく作業できます。文書管理の規定に詳しくない場合でもシステムの機能を確認するだけで文書管理できるので、導入してみてはいかがでしょうか。

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