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文書管理 無料オープンソースソフト(OSS)をご紹介

文書管理 無料オープンソースソフト(OSS)とは?

文書管理システム導入のため、製品の費用対効果を検討したけれど、コスト面が合わずに導入を断念した経験はないでしょうか? 無料のオープンソースソフトの文書管理システムを選択すれば、製品を購入するコストを抑えられます。また、オープンソースのソフトなのでプログラムの知識があれば自社でカスタマイズすることもできます。今回は文書管理のオープンソースソフトを中心にご紹介していきます。

文書管理 無料オープンソースソフト①WP Document Revisions

WP Document Revisions(ワードプレス ドキュメント リヴィジョンズ)

WordPress(ワードプレス)上でドキュメント管理が利用できるオープンソースのプラグインソフトです。このプラグイン自体は無料なのでご紹介させていただきます。
利用するにはWordPress.comのアカウントが必要でビジネスプラン以上の契約が必要になります。すでに自社で契約している場合はそのアカウントを利用できます。WEBベースのシステムになるので、PHP(ピー・エイチ・ピー)やJavaScript(ジャバスクリプト)やCSS(カスケーディングスタイルシート)の知識があれば画面のカスタマイズなどを行うことができます。ドキュメント履歴、アクセス制御、共同でドキュメントの作成、編集が行えます。

文書管理 無料オープンソースソフト②KnowledgeTree Community Edition

KnowledgeTree Community Edition(ナレッジツリー コミュニティ エディション)

自社のサーバーにソフトをインストールして利用するオープンソースのソフトになります。WEBベースのシステムになり無料版では一部機能が制限されていますが、文書管理を行う上では十分な機能を利用できます。Webブラウザに直接ファイルをドラッグアンドドロップすることでファイルを登録でき、名称を変えなくても文書ファイルの版管理を行えます。アカウント権限管理、文書ファイルの版管理、ワークフロー、全文検索インデクシングなどの機能があり、プラグイン方式による拡張や多言語対応、Active Directory(アクティブディレクトリ)、LDAP(エルダップ)連携などが可能です。

文書管理 無料オープンソースソフト③Alfresco Community Edition

Alfresco Community Edition(アルフレスコ コミュニティ エディション)

自社のサーバーにソフトをインストールして利用するオープンソースのソフトになります。WEBベースのシステムになり無料版では一部機能が制限されていますが、文書管理を行う上では十分な機能を利用できます。Javaのプログラム知識があればカスタマイズも可能です。共同編集や配布(読み取り専用)など、様々なアクセスコントロールを行うことができます。使い方は簡単です。Apache Tomcat(アパッチ トムキャット)やPostgreSQL(ポストグレエスキューエル)が一緒に提供されているのでOSにインストールすると利用できます。ユーザの登録やサイトの作成後、ファイルをドラッグアンドドロップで登録してクリックすることで閲覧やダウンロードが可能です。

文書管理 有料システムをご紹介

有料の文書管理システムである「D-QUICK Cloud」は、自社でサーバーを用意する必要が無く利用可能で、豊富な機能を有しておりますので標準機能での運用が可能です。Windowsのエクスプローラのような操作感で文書の登録、編集ができます。また、多様なアクセスコントロールやワークフロー、全文インデクシングが可能です。試使用で操作感を体験することも可能ですので、気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

まとめ

文書管理の無料オープンソースソフト(OSS)や有料システムをご紹介してきました。OSSは無料で文書管理ソフトを利用できる利点はありますが、構築やカスタマイズやメンテナンスを自社で行う必要があります。よって専門の人員を動員し、構築からカスタマイズまでを行うとかえってコストがかかる可能性がある部分は欠点と言えるでしょう。その部分に留意すればOSSは比較的簡単に利用ができますので、この機会にOSSをさわってみてはどうでしょうか。

逆に、文書管理の有料システムは提供ベンダーに専門メンバーがいるので、構築やカスタマイズをサポートしてくれるので安心です。

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