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文書管理をもっと見える化しよう！システムの使える機能をご紹介

文書管理を見える化することで仕事の効率が上がると最近、よく聞きます。しかし「見える化をできるの？」「具体的にどのようなことができるの？」と疑問はたくさん残ります。そこで、文書管理の見える化で得られるポイントと、見える化を促進できるシステムで使える機能をご紹介いたします。これでもっと文書管理を見える化できます！

文書管理の見える化で得られるポイント

「見える化」とは、仕事を進めるうえで発生する問題を常に見えるようにしておくことで、問題が起きてもすぐに解決できる状態です。そして、さらに問題が発生しづらい環境をつくるために改善を重ねる取組みが大事と言えるでしょう。

見える化することにより得られるポイントをご紹介いたします。

１． 共有化・標準化
同じ業務でも担当者によって異なる方法で行われているケースがあります。
見える化することで属人的に行われている業務を最も効率のよい方法に標準化できます。作業リスクが高かったり、ミスが起こりやすかったりする業務で、ある一部の担当者しかできない場合でも、見える化することで誰でも担当できる組織を目指せます。　
　　　
２． 問題の発見・把握
毎月上がってくる報告や成果を共有すれば、個々の成果をオープンに見える化できます。同じ部署やチーム内で業務進捗の共有を行うことで、進捗が思わしくない社員がいれば他の社員がすぐに協力できます。成果が上がっていない場合でも、現在までの作業状況を見える化することで、改善ポイントが可視化でき、チーム内で解決しようとする意欲の向上も期待できます。

見える化のツールとして、図面・文書管理システム「D-QUICK７」があります。文書管理の見える化で得られるポイント「共有化・標準化」、「問題の発見・把握」を、手助けできる便利な機能をご紹介します。

見える化で使える機能①、レンディション機能

同じ内容を表す複数の異なる形式のファイルを束ねて管理する機能をレンディション機能と言います。

Ｗｏｒｄなどのアプリケーションプログラムで作成された文書ファイルに対して、同じ内容から作成されたＰＤＦ形式のファイルをまとめて管理したいときなどに使えます。

例えば、製品カタログをＷｏｒｄで作成したファイルがあるとします。
このＷｏｒｄファイルは、後に製版されて正式な製品カタログとなります。これをスキャナーで読み込みＰＤＦファイルを作成したり、ウェブサイトで閲覧できるようにＨＴＭＬファイルを作成したりした場合、次のように管理できます。

　例）製品カタログＡＡＡ
　　　Ｗｏｒｄファイル　・・・　変更に使用する編集元ファイル
　　　ＰＤＦファイル　　・・・　参照や印刷に使用するファイル
　　　ＨＴＭＬファイル　・・・　ウェブブラウザ参照に使用するファイル

同一名称で異なる形式のファイルをまとめて管理できるので便利です。

弊社の図面・文書管理システム「D-QUICK７」でのレンディション機能は、⽤途毎に識別名をつけた器を⽤意し、該当するファイルを登録・管理できます。

レンディション管理されているドキュメントは、アイコンで視覚的に判断できるようになっています。このような機能は、文書管理の見える化をサポートできます。

見える化で使える機能②、親子ドキュメント

Windows上ではフォルダ内に関連する複数のファイルがあるのではないでしょうか。例えば、図面用のCADファイル、仕様書等のEXCELファイル、製品説明用のWORDファイルなどを１フォルダ内に保存している場合です。このような関連するファイル群が複数グループ有る場合、各々のグループが認識できるファイル名を付けて管理するか、またはグループ単位でフォルダを作成して保管するしか方法がありません。

図面・文書管理システム「D-QUICK７」では、フォルダを作成せずドキュメントの親子関係を持たせることで、関連するファイルを束ねられます。この機能を「親子ドキュメント」といいます。

登録する元ドキュメントを「親ドキュメント」と呼び、親ドキュメントに関連するドキュメントを「子ドキュメント」と呼び、子ドキュメントにはさらに子ドキュメントを登録することも可能で、ドキュメントのみでツリー構造を作成できます。

親子ドキュメントのイメージ
例）新製品テレビ
　　　∟製品フォルダ
　　　　　　∟新製品テレビ企画書ファイル（親）　　
　　　　　　　　∟仕様書ファイル（子）
　　　　　　　　∟設計CADデータファイル（子）
　　　　　　　　　　∟部品図０１設計CADデータファイル（子の子）
　　　　　　　　　　∟部品図０２設計CADデータファイル（子の子）
　　　　　　　　∟製品説明用ファイル（子）

図面・文書管理システム「D-QUICK７」では、「親子ツリー」ウィンドウにて親子ドキュメントをツリー構造で確認することができます。また、親子ドキュメントの親ドキュメントに専用アイコンを用意しており、親子ドキュメントかどうかが判断できるようになっています。このような機能を活用すれば、文書管理の見える化に近づくはずです。

見える化で使える機能③、版(バージョン)管理機能

図面・文書管理システム「D-QUICK７」にある機能として、版管理があります。
「版管理」とはその名の通り、文書の版(バージョン)を管理する機能です。

設計図などの図面データを作成しているときには、元となるデータを修正して第2版、第3版と改訂版を作成することがよくあるでしょう。そして修正を加える前に、元になるデータをそのままの状態で保存しておきたい場合があります。

このような場合によくある方法としては、別のファイルとして複製・保存することです。
この方法でも良いのですが、複製して別のファイルになれば、それまでのファイルとは別の流れとして改版していくケースも考えられますし、ファイル数が増えれば増えただけ管理が煩雑になってしまいます。

できればファイルは1つだけのままで「いつの時点のファイル」という管理をしたいのではないでしょうか。そんな時、「版(バージョン)管理機能」を使えば、ファイルの数は増やさずに、改訂版の編集を可能にし、いつ、だれが変更したのか、過去の改訂履歴の管理まで行うことが可能になります。

まとめ

「文書管理をもっと見える化しよう！システムの使える機能をご紹介」と題して、ご紹介してきました。見える化するツールとして、弊社の図面・文書管理システム「D-QUICK７」で使える「レンディション機能」、「親子ドキュメント機能」、「版(バージョン)管理機能」はいかがでしたか？システムを活用すれば、もっと文書管理を見える化できるはずです。

見える化の取り組みは、みんなが同じ認識を持てるようわかりやすく示すことで様々な目的を果たせます。共有化・標準化は一見難しいようにも感じますが、会社全体の財産にもなるのでおすすめです。会社が抱えている現状や課題を整理することにも繋がります。

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