文書管理に必要なスキルとは？試験や検定もご紹介

「文書」と呼ばれるワードが巷に溢れかえっています。企業活動で発生する申請・手続き書類であったり、取引や営業に関係するものだと約款、契約書、提案書、注文書や見積書などであったり、技術観点だと仕様書、設計書、部品構成表、図面などであったりさまざまです。文書管理の仕事において、たくさんの種類の文書を分類するためにはどのような知識やスキルを身につけておかなければならないのでしょう？本記事で解説してみたいと思います。

1 文書管理は昔も今も変わらない
2 文書管理の仕事とは
3 文書管理に必要なスキルとは
4 まとめ

文書管理は昔も今も変わらない

文書は時代によって紙から電子データへどんどん移行が進んできています。昭和の時代はほとんどが紙に出力したものをファイルにまとめ、背表紙に分類や作成時期等を書き込んでカテゴリ別に見やすいようにして書棚に並べて保管していました。「ファイルにまとめる」、「分類や作成時期を背表紙に書き込む」、「棚にカテゴリ別に並べる」行為こそが文書管理の基本です。

また、期限がきて不要になったものを「シュレッダーにかけて廃棄する」ようにして、棚が満杯にならないよう定期的に棚卸しするのも文書管理には大切なことです。そして、文書の発生→分類・活用→保管・チェック→廃棄のサイクルを回す作業は必須です。

電子化された昨今は「文書管理システム」を導入して書棚などの省スペース化、ペーパーレス化による資源利用の削減をしつつ、昭和同様のライフサイクルを回しています。時代は変わっても、文書を整理し、利用する業務（仕事）は変わっていないように思います。

文書管理の仕事とは

文書管理をする仕事は必要でしょうか。また、必要だという仕事とはどういうものでしょうか。必要かどうか理解するために、「文書管理をしない場合」を考えてみましょう。一人一人が作成した文書が個人のPCや個人の机の中に無秩序におかれています。その文書が必要になったときに、個人の記憶に頼って探すという行為を行っていませんか？

もし、他人の文書を必要とする場合があったりするとどうでしょう。作成または保管した本人に尋ねて入手するしかありませんよね。本人が長期休暇や退職してしまった時を考えると恐ろしくなります。特に組織として利用する文書は、ちゃんと共通の保管場所に置いて管理しておきたいところです。文書を管理する場所を決め、組織の一人一人が決められた場所に正しく保管する必要があるのです。

このような作業は、組織の一人一人がやらなければならない「文書管理の仕事」のひとつに当てはまりそうです。管理者が、保管場所やルールを定めるといった作業も大きな仕事ですが、それ以上にルールを守って運用するという日常の一人一人の仕事こそが重要であると思います。

また、文書管理の専任者をおく場合もあると思います。専任者は発生する文書を１つの場所に集結させ、その後決められたルールに基づいて保管場所に整理するという仕事を行います。整理するには、文書のカテゴリや、保管期間、検索するためのキーワードなどを付与して保管場所に配置する必要があります。このような管理手法にすれば、保管場所に整理された文書の内容を読み解くスキルが必要になるかもしれません。

文書管理に必要なスキルとは

文書管理を行うためには、文書の特性を理解し、企業で管理される文書をわかりやすく分類し、かつ、素早く取り出せるルールと仕組みを構築できる能力が必要です。そして関係する法律に基づいたルールの策定ができることも重要です。文書管理に関連する法律としてe-文書法および電子帳簿保存法などは、特に電子データ化した文書を取り扱うために必要なので、理解しておくべきものと思います。

文書管理全般を理解するためには資格を取得するのが近道だと思います。たとえば、日本文書マネジメント協会の「文書情報管理士検定試験」があります。書類の最適な電子保存の方法を理解し文書の大切さを伝えるエキスパートのための資格で、毎年夏と冬の年２回開催されています。時代とともに変化する新しいテクノロジーやソリューション、また周辺の法律や規格に対応するために５年ごとの更新が必要です。

また、オフィス文書の基本となる紙情報のライフサイクル管理や、ペーパーレスを志向した電子データのライフサイクル管理を習得できる、日本経営協会の「ファイリング・デザイナー検定」、「電子ファイリング検定」などもあります。毎年１回開催されています。

まとめ

文書管理の仕事は、意識していないかもしれませんが、一人一人の毎日の業務の中にあります。社内で策定されたルールを守ることで文書管理のライフサイクルが日々実行されています。そこには「文書管理システム」があり、システム管理者を置いていることでしょう。日々の監視やメンテナンスを効率よく行っていくことが重要ですし、刻々と流れる時代に対応するため、法律の改正状況などもしっかりとウォッチしたりすることも必要です。

資格を取得して現在の管理方法に問題がないか棚卸しして見直してみるのも良いかもしれません。弊社の図面・文書管理システム「D-QUICK7」は本ブログに記載したルールや管理方法、法律に基づき文書を管理できるよう設計されています。導入いただければ、みなさまの現場のお役に立てるシステムになること間違いありません。

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