ファイル・文書ブログ

紙書類を整理しデジタル化する方法 PDF化する以外にもやることは盛りだくさん！

紙書類をデジタル化することは、どんな企業でも最優先で取り組みたい活動です。
しかし、紙の書類を電子化するのは大変な作業です。まず立ちはだかる壁がPDF化です。
紙書類のPDF化を実現する方法にはいくつのやり方があります。
そこで、大量の紙書類を整理してデジタル化するための整理方法やデジタルアーカイブの作成ポイント、紙書類をデジタルデータに変換・保存するためのスキャナの選び方を解説します。大量の紙書類を整理して、デジタル化を実現してみませんか？

紙書類のデジタル化

紙書類のデジタル化とは、紙の書類を電子化することを指します。これにより、デジタルアーカイブの作成が実現できます。

１. デジタルアーカイブとは
デジタルアーカイブとは、紙の文書や書類を電子的に保存し、管理することを指します。
つまり、紙媒体の情報をデジタルデータに変換することです。デジタルアーカイブには、PDFや画像ファイル、テキストファイルなどが含まれ、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイス上に保存されます。このようなデジタルアーカイブの実行により、紙の書類の持ち運びや保管、検索、共有などが容易になります。

２. デジタルアーカイブの利点
デジタルアーカイブには、次のような利点があります。

  • スペースの節約
    紙媒体の文書を電子的に保存することで、物理的なスペースを節約できます。
  • 検索の効率化
    デジタルアーカイブに保存された文書は、キーワードを使って検索できます。
    紙媒体の文書を探す手間が省け、検索時間の短縮が可能です。
  • 情報共有の容易化
    デジタルアーカイブに保存された文書は、クラウドストレージファイル共有サービスを使って、他の人と簡単に共有できます。
  • バックアップの容易化
    デジタルアーカイブは、複数のバックアップ先に保存することができます。
    紙媒体の文書よりも安全に保存が可能です。
  • 環境に優しい
    紙媒体の文書を電子的に保存することで、用紙やインクなどの資源を節約し、環境に優しい取り組みにつながります。

紙書類の整理方法

「紙書類の整理方法」には、カテゴリー分け、ラベリング、シュレッダーの活用の3つの方法があります。
これらの方法を使えば、大量の紙書類を整理して、デジタル化する際に役立ちます。

１. カテゴリー分け
紙書類を整理する際には、カテゴリー分けが重要です。例えば、家庭での整理ならば、医療関連、教育関連、保険関連、銀行関連、税金関連など、必要な情報ごとにカテゴリーを分けます。また、仕事での整理ならば、顧客情報、請求書、契約書、報告書など、仕事に関連する情報ごとにカテゴリーを分けると効果的です。

２. ラベリング
カテゴリー分けができたら、次にラベリングを行います。ラベリングとは、書類に目印をつけて、何の書類かがすぐに分かるようにすることです。ラベリングには、シールやマーカー、付箋などが使われます。ラベリングを行うことで、必要な書類をすぐに見つけられます。

３. シュレッダーの活用
紙書類を整理する際には、不要な書類をシュレッダーで処分することも大切です。不要な書類をそのまま保管しておくと、デジタル化する際にスペースを取るだけでなく、情報漏洩のリスクにもなります。シュレッダーを使って書類を細かく切り刻むことで、情報漏洩のリスクを低減できます。ただし、必要な書類を誤ってシュレッダーで処分してしまわないように注意が必要です。

紙書類をPDF化する方法

「紙書類をPDF化する方法」には、主に2つの方法があります。
1つ目はスキャナを使った方法で、2つ目はOCR技術を利用する方法です。では詳しく解説していきましょう。

１. スキャナを使ったPDF化
スキャナを使って、紙の書類をPDF形式に変換する方法です。スキャナには、フラットベッドスキャナとADF（自動原稿送り装置）付きスキャナの2種類があります。フラットベッドスキャナは、1ページずつ手でセットしてスキャンしますが、ADF付きスキャナは、一度に複数ページをスキャンできます。また、スキャンしたデータは、スキャナ本体に保存される場合と、直接PCに保存される場合があります。

２. OCR技術を利用したPDF化
OCR（Optical Character Recognition）技術を利用して、スキャンした画像から文字を認識し、PDFに変換する方法です。OCR技術を利用することで、PDFに変換するだけでなく、テキストとして編集できます。OCRソフトには、有料・無料のものがあります。OCRソフトを利用する場合は、スキャンした画像が文字認識しやすい状態になるように、明るさやコントラストを調整する必要があります。

紙書類をデジタル化する際のスキャナの選び方

スキャナには、フラットベッドスキャナとADF（自動原稿送り装置）付きスキャナの2種類あることは上述いたしましたが、それぞれに特徴があります。ではどのようなポイントに気をつけて、スキャナを選べばいいのでしょう？次のような3つのポイントに注意してみましょう。

１. スキャン速度
スキャン速度は、1分間に何ページの紙書類をスキャンできるかを示すもので、スキャナを選ぶ上で非常に重要な要素です。例えば、スキャン速度が10ページ/分のスキャナは、スキャン速度が5ページ/分のスキャナよりも2倍の速さでスキャンができます。スキャナの使用目的や必要なスキャン枚数によって、適切なスキャン速度を選ぶことが大切です。

２. 解像度
解像度は、スキャナで読み取った画像を表現する際に使用するピクセルの数で表されます。スキャナの解像度が高いほど、スキャンした画像の品質が高くなりますが、同時にファイルサイズも大きくなります。例えば、300dpiの解像度でスキャンした画像は、150dpiの画像よりもクリアで、細かいディテールまで捉えることができます。しかし、同じ画像を保存する場合、300dpiの場合はファイルサイズが2倍以上になるケースがあるため、スキャンする目的に合わせて解像度を選ぶことが重要です。

３. 連続スキャン
連続スキャンとは、スキャナが一度に複数の紙をスキャンできる機能のことです。この機能を利用することで、手動で1枚ずつスキャンする必要がなく、効率的に多数の紙書類をデジタル化できます。また、自動送り機能を搭載しているスキャナもありますので、手間や時間の節約にもなります。ただし、連続スキャン機能を持つスキャナは、一般的に高価なため、必要な機能かどうかを慎重に判断することが重要です。

まとめ

「紙書類を整理しデジタル化する方法 PDF化する以外にもやることは盛りだくさん！」と題して、ご紹介してまいりました。紙書類のデジタル化とは、紙の書類を電子化することを指します。これにより、デジタルアーカイブを作成することができます。

紙書類の整理方法では、カテゴリー分け、ラベリング、シュレッダーの活用をご紹介しました。

これらの方法を使えば、大量の紙書類を整理して、デジタル化する際に役立ちます。

紙書類をデジタル化する際のスキャナの選び方では、スキャン速度、解像度、連続スキャンの機能を考慮してみましょう。適切なスキャナを選ぶことで、効率的に紙書類をPDF化する ことができます。このような紙書類を整理しデジタル化する方法や選び方を参考にして、紙書類のデジタル化を進めてみてください。PDF化する以外にもやるべきことはたくさんありますが、デジタル化が実現できれば、紙書類による非効率な働き方が大きく改善できるはずです。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「ファイル・文書」の関連ブログ