Googleドライブで図面文書管理って、ホントに利用できるの？

Googleドライブを使ったことはありますか？GoogleドライブはGoogleアカウントさえあれば、オンラインストレージ上にさまざまなファイルを保存し、管理することができます。クラウドサービスが一般的になっている昨今、このGoogleドライブを利用してし、社内の図面文書管理までできないかな？と考えたことはないでしょうか。Googleドライブを使用して図面文書管理を実現できる方法を整理してみましょう。

1 Google（グーグル）ドライブとは？
2 Googleドライブを図面文書管理に利用できるの？
3 まとめ

Google（グーグル）ドライブとは？

そもそもGoogle（グーグル）ドライブとはどういったサービスであり、何ができるのでしょうか。ユーザーはGoogleアカウントを使用して、ファイルやフォルダをオンライン上で保存、管理、共有することができるサービスです。

主に以下のような機能を持っています。

【Googleドライブの機能】

クラウドストレージ
Googleドライブはユーザーに15GBの無料ストレージ容量を提供しています。これにはドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、写真、ビデオなど、さまざまな種類のファイルを保存できます。必要に応じて追加のストレージ容量を有料で購入することも可能です。
ファイルの同期とバックアップ
Googleドライブにはデスクトップアプリケーションがあり、コンピュータ上のファイルとドライブのコンテンツを自動的に同期することができます。これにより、ファイルをバックアップしたり、複数のデバイスでアクセスしたりできます。また、インターネット接続がない場合でも、オフラインでファイルにアクセスして編集することが可能です。
ファイルの共有と共同作業
Googleドライブでは、ファイルやフォルダを他のユーザーと簡単に共有できます。共有設定によって、閲覧、編集、コメントの権限を制御することができます。共有リンクを作成して、他のユーザーとファイルを共有することも可能です。さらに、GoogleのオンラインアプリケーションであるGoogleドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを使用することで、複数のユーザーが同時にリアルタイムで編集することが可能です。
検索と整理
Googleドライブは幾つかの検索機能を備えており、ファイル名、キーワード、共有者などを使用してファイルを素早く見つけることができます。また、ファイルをフォルダに整理したり、タグ付けしたりすることも可能です。フォルダやタグによる整理に加えて、Googleドライブはオプティカル文字認識（OCR）をサポートしていますので、スキャンした書類のテキストも検索対象にできます。
セキュリティとプライバシー
Googleドライブのデータは暗号化され、SSL/TLSプロトコルによる安全な通信が行われます。また、アクセス権限や共有設定を細かく制御できます。二要素認証やセキュリティキーなど、追加でセキュリティレベルの変更を行えます。
ファイルバージョン管理
Googleドライブはファイルのバージョン管理をサポートしています。ファイルを更新した場合、以前のバージョンを表示・復元することができます。誤って編集内容を上書きしたり、以前の状態に戻す必要があったりする場合でも安心してファイルの編集が可能です。
モバイルアクセス
Googleドライブは、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからもアクセスできます。Googleドライブアプリをインストールすると、モバイルデバイスからファイルにアクセスして表示、編集、共有することが可能です。

お客様の声から、もっと業種別に学んでみよう！
製造業の図面・文書管理自治体の完成図書管理
D-QUICK導入事例集

Googleドライブを図面文書管理に利用できるの？

Googleドライブは一般的なファイルを保存し、管理や共有を行うのには非常に便利です。そのため、上述の機能を使えば、図面文書管理に利用はできるかもしれません。

しかし、Googleドライブに図面文書管理に特化した専門的な機能はありません。よって一般的な図面文書管理に求められる要件に対し、Googleドライブを図面文書管理に利用しようとした際に、以下のような課題が出てきます。整理してみましたので、ご覧ください。

【Googleドライブを図面文書管理に利用した場合の課題】

閲覧できるファイル形式の制限
Googleドライブは一部の図面ファイル形式（DWGやDXFなど）を直接表示することができません。図面ファイルをGoogleドライブ上でプレビューするためには、専用の図面ビューアソフトが必要となります。
編集機能の不足
Googleドライブの編集機能は、一般的なテキスト編集には適していますが、図面の詳細な編集や操作には不向きです。図面文書を編集するためには、専用の図面編集ソフトが必要となります。
検索機能の不足
Googleドライブはファイルの検索機能を備えていますが、図面文書のメタデータや属性に基づいた高度な検索をすることはできません。個人利用でファイルを検索する場合には十分な機能と言えますが、図面文書の特定の情報や属性での絞り込みを行いたい場合にはGoogleドライブでは難しくなります。

まとめ

「Googleドライブで図面文書管理って、ホントに利用できるの？」と題して、ご紹介してまいりました。図面文書管理に特化した図面文書管理システム検討するケースは、Googleドライブではなく、弊社の販売製品であるD-QUICK7のような図面文書管理に特化したシステムの利用することをおすすめします。

なぜなら、Googleドライブには搭載されていない図面文書の編集、共有、バージョン管理、承認ワークフローなど、図面文書管理に必要な機能が充実しているからです。

Googleドライブは、一般的なファイルの保存や簡単な共有に使用されるケースが多いですが、図面文書の専門的な管理ニーズには十分に対応できない場合があります。やはり、図面＋文書管理を実現したいケースでは、専門の図面文書管理システムを検討することをおすすめします。

当サイトでは、文書管理システム「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「文書管理ノウハウ」の関連ブログ