システム・ツールブログ

文書管理システム　クラウド版の選別ポイントとは？オンプレミス版との違いもご紹介

日々の業務で大量のデータを扱っている企業は多いと思います。文書を保管するご担当者様は文書管理システムを使用することにより、日々の業務を効率化できます。しかし最近の文書管理システムはクラウド版とオンプレミス版に分類されており、機能やメリットがわかりにくくなっています。そこで、文書管理システムのクラウド版とはどんなものなのか？製品を選別するポイントを解説していきます。

文書管理システムの分類

文書管理システムではどの環境にシステムを構築するかにより、以下のように分類されます。

  • クラウド版
    文書管理システムを提供する企業のサーバーにシステムを構築し、提供元企業のサーバー上で実文書やデータベースを保存するシステム形態です。
  • オンプレミス版
    文書管理システムを使用する企業（以下：お客様）のサーバーにシステムを構築し、お客様のサーバー上で実文書やデータベースを保存するシステム形態です。

お客様の声から、もっと業種別に学んでみよう！
製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理
D-QUICK導入事例集

クライド版とオンプレミス版との違い

クラウド版をオンプレミス版と比較すると以下のような違いがあります。

  • 価格
    お客様がサーバーを購入する必要がなく、使用料は月額や年額または利用した分だけ課金される「従量制」となります。
    初期導入費用、メンテナンス費用がオンプレミス版と比較し、抑えることができます。
  • セキュリティ
    文書管理システムを提供している企業のセキュリティに依存します。

クラウド版の文書管理システムを導入する場合は文書管理システムを提供する企業のセキュリティを確認し、納得するセキュリティ内容の企業と契約する必要があります。

また、クラウド版はサーバーをお客様が管理していないため、災害が起こった場合でも影響を抑えることができます。

  • 文書管理システムの導入
    クラウド版はオンプレミス版と違い、新規サーバーの導入・サーバーの設定・データベースの構築の必要がないため、サービスの申し込みから数日のうちに文書管理システムの使用が可能です。
  • 文書管理システムへのアクセス
    文書管理システムにアクセスする際に使用する端末は「社内PC/スマートフォン/社外PC」からアクセス可能です。また、端末によりアクセス可、不可ということがないため端末間でのデータを移動する手間も省けるます。
  • メンテナンス
    サービスを提供する企業のサーバーにある文書管理システムを使用するため、お客様側でメンテンナンスを行う必要がありません。また、メンテナンスを行う必要がないことから専門知識を必要とする管理面の負担を軽減できます。

クラウド版、オンプレ版を選別する場合のポイント

このようにクラウド版とオンプレミス版では様々な違いがあります。もちろんオンプレミス版のほうがカスタマイズを容易に行えることやセキュリティをお客様ごとに決められるという利点もあります。

ポイントとしては価格帯やセキュリティ、システム導入可能までのスピード感等を考慮して文書管理システムを使用する企業にあったプランで選別することをおすすめします。

まとめ

文書管理を効率化するにあたり、企業の文書量や目的に沿った環境を準備し、運用することが文書管理の鍵になります。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】はクラウド版、オンプレミス版に対応しており、大量の文書をドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

【文書管理システム　D-QUICK7の機能】

  • 検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文字をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しが可能です。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に設定したユーザーに有効期限が切れる旨の通知メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、大量の文書を管理しなければいけません。管理するデータベースを用意するだけでなく、文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっております。文書管理システムにお悩みの方は、導入してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。
ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「システム・ツール」の関連ブログ