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IT化とDX化を推進できる効果的な文書管理ソリューションのお話

IT技術の発達やネットワークの普及により人々の働き方も変化していますが、組織としても、さらなる業務改革を行うためにIT化を進める企業が増加しております。さらにDXを推し進めるにあたっての下地としてIT化に取り組む企業も少なくないようです。そこでIT化とDX化を推進できる効果的な文書管理ソリューションをご紹介いたします。

IT化とDX化の違いとは？

はじめに、みなさんは同僚や部下へIT化とは何か？や、IT化とDXとの違いを説明できますか？言葉は知ってるけれど、実際どういう取り組みをするのかを具体的に説明できる方は少ないのではないでしょうか。

IT化

ITやデジタル技術の活用によりアナログな作業をデジタル情報として活用することです。業務において手作業に頼っていた業務をデジタル化し、業務効率(効率性や信頼性)の向上を図ることを目的としています。

DX

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立することです。

IT化とDXの違いは目的です。IT化は業務効率化を目的としているのに対し、ＤＸはビジネスモデルの変革を目的としています。DXを推進していくためには前提としてITへの理解が必要になります。社内の業務からIT化を始めることで、ITの活用が当たり前になりDX推進にむけ戦略が立てやすくなるのです。

IT化を進める為の手段

IT化を進めるための手段とて、「デジタル化」「業務の自動化」が有効です。

デジタル化

紙文書の電子化から、オンラインによる会議や商談などもデジタル化となります。
近年はAIを駆使した作業進捗や分析結果の「見える化」もあります。

業務の自動化

手作業による負担を解消し作業時間の削減につながります。
RPAなどの利用により人的ミスや人による作業効率のバラつきもなくなり高品質で安定した生産性を確保できます。

デジタル化や業務の自動化は理解できたと思います。ではIT化やDX化を推し進めるためにはどのように取り組めばいいのでしょうか？効果的な３つのソリューションがあるのです。

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IT化に有効な文書管理ソリューション

企業のIT化を支援するために、ITベンダーがさまざまな「文書管理ソリューション」を展開しています。今回は、IT化やDX化を推し進めるために効果的な３つのソリューションをご紹介します。

文書管理コンサルティング「デジタル化」「業務の自動化」

コンサルタントが、企業の業務やニーズに応じて、社内文書を適切に管理・活用できる具体的な解決策を提案し、施策実行を支援いたします。文書管理規定の作成支援なども行っていますので、「電子帳簿保存法」や「ISO文書」「e-文書法」への対応に有効です。

次に説明する「電子化サービス」や「文書管理システム」の必要性などもコンサルタントが判断し提案します。

電子化サービス「デジタル化」

社内の紙文書のデータ化を支援するサービスです。文書量が少なければ自社で実行することもできますが、電子化サービスを利用すると以下のメリットがあります。

  • 文書量の調査、棚卸し支援
    部門単位や部署単位での数量調査や、コスト面、業務効率面から効果が出やすいと言われています。企業側が電子化を検討するうえでの判断材料を提示します。
  • 大判サイズへの対応
    自社のスキャナでは対応できない大きな図面なども電子化することができます。
    業務用スキャナにより高品質な電子データを生成することも可能です。
  • データ作成・整理
    電子データの用途をヒアリングし、リネーム作業や既存システムへのデータ登録を支援します。
    また、電子化後の紙文書の廃棄や保管を請け負っているところもあります。

文書管理システム「業務の自動化」

業務で使用している文書を一元管理し、共有・活用できるシステムです。一般的なファイルサーバーにはない機能を搭載しており、セキュアな環境で企業の業務効率化をサポートします。

  • 検索機能
    文書管理システムには、名前検索以外にも属性検索、全文検索など豊富な機能があります。スキャニング時にOCR処理を行えばファイルの中の文字まで検索することもできます。紙文書に比べ検索にかかる時間を大幅に短縮できます。
  • 履歴管理
    文書管理システムには履歴管理という機能が標準で搭載されています。履歴管理とは文書にバージョンや改訂番号といった情報を持たせ管理する機能です。文書管理システム上にはリスト表示で「いつ」「誰が」変更したかの情報が一目で分かるようになっています。
  • アクセス管理
    文書の漏えい・紛失対策についても文書管理システムは効果を発揮します。システム利用者へのアクセス権限をコントロールすることができます。機密情報の管理や不用意なファイルの持ち出しや削除を防ぎ社内文書のセキュリティ対策にも貢献します。

まとめ

今回は「IT化とDX化を推進できる効果的な文書管理ソリューションのお話」と題しまして、IT化やDX化を推し進めるために効果的な３つのソリューションをご紹介いたしました。

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