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全文検索システムで目的の文書を素早く検索！キーワード検索との違いも解説

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会社で文書や資料を毎日作成したり保存したりしていると思いますが、どのように管理していますか？多くの人は、自分のパソコンの中に適当なフォルダを作ってファイルを保存したり、会社のファイルサーバの共有フォルダの中にファイルを保存したりして管理していることと思います。
しかし、ファイルを探したいとき、ファイル名だけではなかなか目的のファイルが検索できないことも多く、「全文検索」や「属性検索」などができるシステムでファイル管理をしている企業も多いです。
この記事では、ファイルを検索する際の問題点のほか、「全文検索」や「属性検索」とは何なのか、またその違いについて解説します。

社内文書検索時の問題点

会社がビジネス活動をするにあたり、契約書・発注書・図面・提案書など、様々な文書が日々発生いたします。社内文書は膨大な量に上るため、必要な文書をすぐに見つけられず、目的の文書を探すのに30分～1時間かかってしまうことも珍しくないのではないでしょうか。

多くの企業で共通する、社内文書検索時の問題点は次のようなものがあります。

  • 文書があちこちに散在しているため、目的の文書を見つけにくい
  • 特定の人のパソコンの中にファイルがあり、ファイルが共有できていない、誰が持っているのか分からない
  • 文書のファイル名が検索キーワードと一致せず、検索結果に表示されない場合がある
  • 文書のファイル名の付け方のルール決めがされておらず、ファイル名がバラバラで探しにくい

これらの問題は社内の運用を変更して解決することも可能ですが、過去の膨大な文書データを一つ一つ掘り起こしていくのは現実的ではありません。そこで、解決手段の一つとして「全文検索システム」の導入があります。具体的にどんなものなのか、説明していきます。

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全文検索システムとは

全文検索とは、文書の中のすべての単語を対象にして検索する方法です。WordやExcelなどで入力した文字から検索できると考えると分かりやすいと思います。全文検索のメリットは、文書の内容をより詳細に把握できることです。例えば、ある契約書を検索する場合、全文検索では会社名や契約内容、約款などを含むすべての単語が検索対象となります。これにより、契約書に関する情報を網羅的に得ることができます。

一方、デメリットもあります。全文検索のデメリットは、検索結果が多くなりすぎることです。例えばある契約書を検索する場合、全文検索では契約内容だけでなく、契約に関係のない単語も検索対象となります。これにより、検索結果に表示される文書の数が膨大になるため、目的の文書を探し出すのに時間がかかる場合があります。

全文検索が適しているのは、次のような場合です。

  • できるだけ多くの文書を検索したい場合
  • 文書のタイトルや本文に含まれる特定のキーワードがわからない場合
  • 文書の作成日や作成者などの条件を指定したい場合

全文検索システムを導入することで、社内文書検索の効率を向上させることができます。

全文検索とキーワード検索の違い

全文検索と似た検索方法に、「キーワード検索」というものもあります。両者の違いは、検索対象となる単語の範囲と精度にあると言えるでしょう。

キーワード検索は、文書のタイトルや本文に含まれる特定のキーワードを対象に検索を行います。例えば契約書なら、「会社名」、「製品名」、「契約書番号」などといったキーワードです。
全文検索に比べて検索結果が少ないため、目的の文書を探し出すのに時間がかからなくなります。

しかし、検索結果に表示される文書が少ないため、目的の文書が検索結果に表示されない場合があります。キーワード検索が適しているのは、次のようなケースです。

キーワード検索が適しているケース

  • できるだけ早く目的の文書を検索したい場合
  • 文書のタイトルや本文に含まれる特定のキーワードがわかっている場合

全文検索とキーワード検索は、どちらもメリットとデメリットがあります。目的に合わせて、適切な検索方法を選択することが重要です。

まとめ

「全文検索システムで目的の文書を素早く検索！キーワード検索との違いも解説」と題して、ご紹介してまいりました。全文検索システムについてと、キーワード検索との違いがご理解いただけたでしょうか？

会社がビジネスを継続する以上、文書は日増しに増える一方です。文書の取り扱いや保存時のルール決めをして、適切な運用をしていくことが重要です。

また全文検索システムを導入することで、目的の文書を検索する時間を削減でき、社内全体の業務改善・生産性向上が期待できます。導入を検討してみてはいかがでしょうか。

弊社でも、全文検索・キーワード検索機能を含む、図面・文書管理システムD-QUICKを提供しております。D-QUICKでは上記検索機能の他にも、数多くの便利な機能があります。

D-QUICK7の便利な機能

  • 登録日付、更新日付による絞り込み
  • ファイルのバージョンによる絞り込み
  • ファイル作成日付、更新日付による絞り込み
  • 登録者、更新者による絞り込み

など、多彩な検索方法で目的の文書にすぐにたどり着けます。

また、検索性の向上をした後に気になるのは、ファイルのセキュリティ管理です。ファイルに誰でもアクセスできる状態では、勝手にファイルをコピー・印刷・ダウンロードされてしまう恐れがあり、誤った操作をしてしまえば外部への漏洩も考えられます。自社の情報ならまだしも、もし他社の情報を漏洩してしまいそれが発覚した場合、責任問題となり訴訟や賠償金の支払いなどを問われる場合もあります。

システムでアクセス権限を文書ごとに付与すれば、特定のユーザのみにアクセスを許可する、もしくは閲覧までは許可しダウンロードや印刷は許可しないなど、セキュリティの高い状態で文書を管理可能です。

D-QUICKは「ドラッグアンドドロップ」でのファイル登録や、主要なメニューが「右クリック」で表示される機能、また「ダブルクリック」をすればファイルが開くといったように、Windowsと似た操作感で使うことができますので、文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっております。 文書管理システムにお悩みの方は、導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。
ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

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