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今までのやり方で大丈夫？文書検索システムの導入効果とは

Effects of introducing document management

日々の仕事において、皆さんが行っている作業の1つに検索業務があります。「業務に必要な資料を準備する」、「調べものを行う」といったように1日の中で検索に割かれている時間は意外と多いのではないでしょうか。本記事では、文書検索システム活用をもとに業務効率化にお役立ちする情報をお伝えします。

社内の文書検索のやり方

皆さんが社内文書の検索を行う際はどういった方法で探されていますか？個人のPC内や社内の共有サーバを対象に検索を行う時は、エクスプローラーを開いてフォルダツリーから検索を行う、タスクバーから検索する、あるいは「最近使ったファイル」などで検索されていると思います。

基本的にはファイル名で検索されていると思いますが、実はWindowsには色々な検索方法が搭載されています。

Windows　検索機能例

  • エクスプローラーでファイル内の文字を検索
  • 検索コマンドによる検索
  • コマンドプロンプトによる検索

これらの検索はあまり知られておらず使いこなすにも知識が必要です。そこで文書検索システムを利用される企業も増えてきました。

そもそも文書検索システムとは？

文書検索システムとは、データベースに蓄積された情報の中から特定の情報のみを検索して探し出せるシステムです。社内文書を効率良く文書検索システムとしては、具体的にどのような種類があるのでしょうか。

エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチとは「企業向け検索エンジン」とも呼ばれ、社内のあらゆるデータを検索できるシステムです。文書や情報が別々のサーバやデータベースに保存されていても横断して検索ができるのが特徴です。社内に複数のサーバやデータベースが存在し、大量のデータが散在している場合は、効果を発揮しやすい検索システムといえます。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上で文書を保存、共有できるクラウド型のファイルサーバでクラウドストレージとも呼ばれたりします。サービス提供事業者が環境を含めてサービス提供している為、自社でサーバを用意する必要がありません。

検索機能としてはファイルサーバと同じですが、最近ではサービス提供事業者から、より高度な検索機能を追加されたサービスが増えてきています。

文書管理システム

文書管理に特化した検索システムです。社内におけるさまざまな種類の文書・資料をデータとして一元管理でき、必要に応じて検索してスムーズに探し出すことが可能です。文書に素早くアプローチする為の検索機能や文書の変更を適切に管理する履歴管理機能に加えアクセス権限の設定も可能です。

文書検索システムの効果

社内文書向けの検索システムを導入することで、企業や従業員にどのようなメリットがあるのでしょうか。文書検索システムの効果について見ていきます。

作業効率を高められる

社内文書がバラバラに管理されている状態では、業務中に欲しい情報を探すだけでも手間がかかってしまいます。社内文書向けの検索システムを導入することで、キーワードやタグなどで必要な資料をスピーディに探し出せます。

紙文書を1ページ1ページめくって探したり、他の社員に資料の所在を確認したりする手間がありません。そのため、社員の作業効率も向上し、社内全体での生産性も高められるでしょう。

情報の共有が活発化する

社内文書向けの検索システムを導入すれば、業務マニュアルや手順書、日報・月報などを誰もが手軽に閲覧できるようになります。つまり、社内のノウハウが全社的に行き渡りやすくなるということです。関係部署はもちろん、組織を横断した情報共有がスムーズになるため、社員のパフォーマンス向上が期待できるでしょう。

テレワークや在宅ワークへ対応しやすくなる

働き方改革によりテレワークや在宅ワークを導入している企業も増えてきました。しかし、社外で仕事をしていると、社内文書を手軽に閲覧しにくいのが難点です。その点、セキュリティレベルの高い文書検索システムを導入すれば、社外からでも必要な情報にアクセスしやすくなります。結果的にテレワークや在宅ワークにおいてもグループ内や関係部署間の情報共有がスムーズになり滞りなく業務を進めやすくなるでしょう。

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文書検索システムに文書管理システムをおすすめする理由

文書検索システムといっても様々なシステムがあり、どんなシステムが最適かは今の社内環境や導入目的によって異なります。例えば、全社利用を想定し拠点も含めた全てのデータ検索なら「エンタープライズサーチ」、社内サーバを廃止しテレワークにも対応となれば「オンラインストレージ」、文書管理も行うとなれば「文書管理システム」が適しているでしょう。

その他にも社内の情報共有や掲示板などの機能を搭載した「グループウェア」や「社内wikiツール」など多くのシステムやサービスがあります。

今回のテーマである社内の文書検索にフォーカスするのであれば「文書管理システム」がおすすめです。なぜなら、「文書管理システム」は以下の3つの機能に加え一般的なファイルサーバにはない機能を多数搭載しており、セキュアな環境で企業の業務効率化をサポートしているからです。さらに、クラウド環境で文書管理の機能を利用できるサービスもあり、今注目されているシステムです。

検索機能

文書管理システムには、名前検索以外にも、属性検索、全文検索など豊富な検索機能があります。紙文書を電子化する際にもスキャニング時にOCR処理を行えばファイルの中の文字まで検索することもできます。ファイルサーバ運用や紙文書の運用に比べ検索にかかる時間を大幅に短縮することも可能です。

履歴管理

文書管理システムには履歴管理という機能が標準で搭載されています。履歴管理とは文書にバージョンや改訂番号といった情報を持たせ管理する機能です。文書管理システム上にはリスト表示で「いつ」「誰が」変更した情報かが一目で分かるようになっています。

アクセス管理

文書の漏えい・紛失対策についても文書管理システムは効果を発揮します。システム利用者へのアクセス権限をコントロールすることができます。機密情報の管理や不用意なファイルの持ち出しや削除を防ぎ社内文書のセキュリティ対策にも貢献します。

まとめ

今回は「今までのやり方で大丈夫？文書検索システムの導入効果とは」と題しまして、文書検索のシステム導入についてお話してきました。 アイサイトでは、文書管理システムとして「D-QUCK7」「D-QUICK Cloud」をリリースしております。文書検索や文書管理のシステム化には多数の実績があり、みなさんの業務効率化をお手伝いします。ご興味がありましたら是非お気軽にお問い合わせください。

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