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文書管理のガイドラインと手順書の違いとは？作成時のポイントも解説

ガイドラインとはなにか？
ガイドラインは基準となる線。つまり、物事の判断基準やルールなどを守るための「指針や指標、方向性」になります。

手順書とはなにか？
手順書は一つ一つの作業に焦点を当てたものになります。
業務の流れや手順をより具体的に明記し、指示通りに作業を行えば、誰がやっても同じ結果になるよう作成します。

ガイドラインと手順書の違いは、内容はもちろん、目的も全く異なります。社内で定義付けを行い、それをもとに作成・運用するものです。この点が曖昧だと、せっかく作成しても、読まれず活用されず、まったく役に立たないガイドラインや手順書になってしまうことがあります。

本記事では文書管理のガイドラインと手順書は何が違うのかをご紹介いたします。

ガイドラインと手順書との違い

ガイドラインと手順書との違いは「具体化の程度」です。

ガイドラインは最終的な目標やゴールを示してあり、そこにたどり着くまでの大まかな流れや方向、守るべきルールなどが記載されています。
しかし、どのようにして最終的な目標やゴールにたどり着くかの具体的な方法・手段については、ガイドラインを参考にしながら、社員自身が判断することになります。社員一人一人が、具体的に何をすべきかを考えて進めていく必要があるのです。

手順書は誰がやっても同じ質の作業をできるように、手順や作業工程を細かく記載した文書です。手順書は一つ一つの作業に焦点を当てたものになり、作業の流れや手順をより具体的に明記します。手順書を確認しながら記載通りに作業を行えば、後で誰がやっても同じ結果になるようなものになります。
例えば、何か文書を作成する作業でご説明します。手順書にするときは「どんなツールを使い」「記述フォーマットはどれを使用する」など、詳細な内容が記載されます。

以上のように、「どの程度具体的な手段が示されているか」がガイドラインと手順書との違いになります。

文書管理ガイドラインの作成時のポイント

文書管理ガイドラインの各項目について、大まかな流れや行動範囲などを抽象的な内容で記載します。
企業がガイドラインを作成する際は、社員に「どう行動すべきか」を考えさせるように作成します。

以下の３ポイントに注意して作成してください。

【文書管理ガイドライン　作成時の３つのポイント】

  1. 大まかな方向性を記載する
    ガイドラインには、最終的な目的やゴールついての大まかな方向性を明確に記載します。
    最終的な目的やゴールに対する対応方針や問題解決の際のルールや使う手法等です。
    社員はガイドラインの記述から何を行うべきか具体的な手段を自分で選択し実施していきます。
    文書管理システムでのガイドラインでは「今後どのように文書管理するすべきか」や「どのような対応方針をとるか」などの方向性を記載します。
    ただし、具体的な解決や対応の手段は記載しないようにします。
  2. 抽象的に記載する
    ガイドラインは方向性を示すものなので、抽象的に記載します。
    細かく具体的に書くと最終的な目的やゴールに向けて自分自身で考えて行動することが出来なくなり、社員の行動を制限してしまうことなります。
  3. 利用する社員に判断をゆだねる
    具体的な指針や手段、行動は明示せず、社員に委ねる様にします。
    ガイドラインで大きな方向性を記載し、個別の対応方法はいれない方がケースに応じていろいろ考慮した対応が可能になります。

文書管理ガイドラインを作成する場合、以下の文書管理の流れに応じて必要な定義を記載することになります。

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【文書管理の流れに応じた定義】

・文書の作成
・文書の整理
・文書の保存
・文書の廃棄
・管理体制

以上の５つの定義を詳しくご説明していきます。

  • 文書の作成
    業務遂行で必要となる文書の内容を定義する。
    作成する文書の目的や作成方法を定義する。
    文書にすべき内容を定義する。
  • 文書の整理
    文書を適正に管理するために、文書管理で取り扱う文書についての内容を定義する。
    一定の基準に基づいて分類し、名称を付与するようにする。
    保存期間及び保存期間の満了日を定義する。
  • 文書の保存
    保存の目的を定義する。
    保存方法を定義する。
    文書の保存期間が満了するまでの間、文書を適切に保存することが必要になる。
    適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体にて識別をわかりやすくした上で、保存する。
  • 文書の廃棄
    保存期間が満了した文書ファイル等の廃棄について定義する。
    廃棄の方法を定義する。
  • 管理体制
    文書の管理体制、管理方法を定義する。

社内の文書管理ガイドラインは、「このような時はこのような範囲で行動しましょう」という指針や指標がわかりやすく記載されているとよいでしょう。業務遂行において、望ましい基準基準が記載されているようにします。

手順書　作成時のポイント

手順書は、作業内容を把握するうえで欠かせない文書になります。
大きな流れとして、以下の３つの点に注意して記載してください。

【手順書　作成時のポイント】

  1. 利用者や目的を決める～5W1Hの明確化～
    利用者や利用目的、作業範囲を明確にする。
    誰がどんなときに、どんな目的で利用するのかを明らかにします。
    「What（なに）」「Who（誰）」「Where（どこ）」「Why（なぜ）」「When（いつ）」「How（どのように）」の「5W1H」の要素が入っているように記述します。
  2. 内容の整理
    手順書に盛り込む内容を洗い出し、整理します。
    どんな作業を行っているのか、単位作業（一つの業務を行ううえでの最少の作業）、作業上の注意点、各作業にかかる時間、作業に使うツールなどを整理しましょう。
  3. 手順と留意事項をまとめる
    具体的な作業手順をまとめ、気を付けたほうがいいポイントなどを加えて記載します。
    以下の点を注意して作成します。
    ・シンプルな言葉、デザインを使用する。
    ・画像などを利用して視覚的に分かりやすくする。

手順書は誰でもほぼ同じ成果を上げられるように、作業の手順・ツールなどを記載して社員の行動を統一する様にする必要があります。

まとめ

ここまで文書管理を実行するためのガイドラインと手順書の違いや、ガイドラインと手順書の作成ポイントをご紹介しました。 ガイドラインは大まかな方向性を示し、手順書は業務の具体的な手順を示します。

ガイドラインは”状況に応じて臨機応変に対応するため”にあえて抽象的になっており、手順書は”業務の質を均一にするため”に作成されます。記載通りに作業を行えば、誰がやっても同じ結果になるよう、細かく手順を記したものになっています。手順書とガイドラインの意味や作り方の違いを把握して、社員に活用されるものにしていきましょう。

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