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図面管理を効率的に行う方法とは？具体的なやり方を解説

会社で発生する図面をどのように管理していますか？紙図面をファイルに綴じたり、電子図面をフォルダ管理したりするのが一般的ですが、効率的に行えているでしょうか？もしあなたが必要なときに必要な図面を、時間をかけずにすぐに探し出すことができない状態だとしたら、図面の適切な管理ができているとは言えません。本記事では、図面管理のよくある課題を説明し、適切かつ効率的に図面管理を行う方法を具体的に解説します。

図面管理のよくある課題

図面管理でよくある課題と問題点は、主に次のようなものがあります。みなさんもこんな図面管理のこんなケースで困ったことはありませんか？

【図面管理　よくある課題と問題点】

  • 一元管理ができておらず、必要なときにすぐに紙図面やCADの設計図面が探せない
  • 書類棚や倉庫など、紙図面の保管場所の確保が難しい
  • 個人のパソコンに図面データ保存されており、共有できていない
  • 最新の図面なのか判断できない
  • 誰でもアクセスできる状態にあり、セキュリティ面に不安がある

みなさんにも、このような心当たりはないでしょうか？

せっかくお客様から依頼をいただいても、すぐに目的の図面が探せず返答に時間がかかってしまっては心証を悪くしてしまいますし、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。また間違って古い図面で仕事を進めてしまうと、発注ミスや製造ミスでやり直し作業が発生し、無駄なコストがかかってしまいます。それだけでなく、場合によっては重大な事故やリコール、訴訟にまでつながってしまうこともあるのです。

では、複数の図面を適切な状態で管理し、必要なときにすぐ簡単にアクセスできるようにする方法とは、どうしたらいいのでしょうか？

図面管理を効率的に行う方法

図面管理を効率的に行う方法の背景には、図面が紙なのかデータなのかで変わってきます。

【図面が紙の場合】

紙図面の場合は、真っ先に検討すべきことは図面の電子化です。図面が紙だと、必要な図面を探すのに時間がかかってしまうだけでなく、劣化や破損、紛失するリスクが格段に上がってしまいます。

今すぐ電子化が難しい場合は、図面の保管場所や保管方法のルールをきちんと定めて、誰でもすぐに目的の図面を探せるような運用を考えていかなければなりません。

過去も今の紙図面もデータ化するには、専用のスキャナや複合機などを使い変換します。アナログからデジタルのデータにするだけで、図面の検索や閲覧がしやすくなるメリットがあり、利便性や効率化は格段に向上します。

【図面がデータの場合】

データ図面の場合は、情報共有できる状態になっているかが重要です。データ化した図面は、命名規則を決めた上でファイルサーバ上にフォルダ管理するのが、もっとも簡易的な方法です。個人のパソコンの中でそれぞれが担当した図面を保管していると、「誰が目的の図面を所持しているのか」を特定するところから仕事を始めることになり、膨大な時間がかかります。

誰が図面を所持しているのかが判明したとしても、その人が不在の際はパソコンのどこにファイルがあるのか分かりませんし、また本当に最新の図面なのかの判断がつきません。

また、共有できる状態になっているだけでなく、「検索しやすい状態になっているか」も重要なポイントです。ファイルサーバでフォルダ管理をするならば、図面はお客様ごとに管理するのか、案件ごとなのか、もしくは日付順や図面の種類ごとなのかなど、会社や部門によって管理方法は違います。

フォルダ管理とは別に、ファイルの命名規則を決めておくと、さらにファイルを検索しやすくなります。命名規則の例としては、「プロジェクト名_お客様名_図面の種類_図面番号_版番号」など、キーとなる文字を入れておくのが鉄則です。ファイル名にキーとなる言葉を入れておくことで、後で検索するときに楽になります。最新版や変更履歴が把握できる版管理やバージョン管理ができれば、現場はさらに便利ですね。

さらに、セキュリティ面も考慮すべきでしょう。特に重要な書類はパスワードを付けて管理したり、他社とファイルの共有をする際には、適切な範囲だけを共有したりすることが気を付けるべきポイントです。

図面管理システムを利用するというやり方

より業務を素早く効率的に行い、セキュリティ管理をしっかりとしたいなら、図面管理システムを導入するのも一つのやり方です。図面管理システムには、以下のような便利な機能があります。

【図面管理システム　便利な機能】

  • 図面プレビュー：
    ファイルを一つ一つダブルクリックして開いて確認するのではなく、プレビュー表示で参照・確認できる
  • 排他制御：
    誰かが図面データを変更している間は、他のユーザーは閲覧できるが変更ができないようにする（チェックイン・チェックアウト）
  • 検索：
    プロジェクト名、お客様名、図面番号、作成者など、色々な属性で絞り込んで検索できる（その他にも全文検索や画像検索などの設定・機能がある場合もある）
  • ワークフロー：
    作成した図面の承認作業をシステム上で行うことが対応可能
  • 版管理：
    図面の版管理を自動化し、最新版から古い版もさかのぼって確認できる
  • アクセス権限：
    ユーザーごとに閲覧権限、印刷権限、編集権限などを持たせることで、ファイルをセキュリティの高い状態で管理できる

このように図面管理システムを使うというやり方もあるのです。図面管理システムが持つ機能を利用すれば、より便利に、効率的に業務を進めることができます。弊社も上記の機能を全て備えた図面管理システムを販売・開発しておりますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

「図面管理を効率的に行う方法とは？具体的なやり方を解説」と題しまして、図面管理の効率的なやり方や方法について説明してきました。図面を紙のまま使用していたり、管理が属人化している状態では、共有や活用が難しく時間ばかりかかったり、情報漏洩や製造ミスのリスクがつきまといます。図面はデータにして、ファイルサーバやシステムで一元管理し、まずは図面管理を効率化するための第一歩を踏み出しましょう。それが図面管理を実現するための大きな最初の一歩になるはずです。

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