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紙図面の整理・保管方法　紙を残したまま図面管理するには？

paper drawings

紙図面が残っているのは、会社の歴史が長くノウハウが蓄積されている証です。しかし、廃棄もしないでシステム化もされていない状況になるのは今後、負の遺産を作ってしまうことに他ならないのではないかと思います。
紙図面を廃棄できないのであれば、紙図面の管理を行いつつ、システム化することをお勧めします。紙図面を電子化しないでそのまま残すためには、劣化しないよう維持管理することが必要になってきます。みなさんにとって今後、紙図面を残すことがどのくらいの価値があるのかを考えてみましょう。本記事では紙図面を整理し残しながら、効果的な図面管理ができる方法をご紹介いたします。

紙図面の整理と保管方法

今でも紙図面があって保管・管理されているということは、昭和の時代から蓄積されたノウハウがたくさん歴史として残っている企業であるという証です。おそらく棚や倉庫に集められていて必要な時にアクセスできるように何らか整理をされていると思います。

紙図面の整理の基準は何でしょうか？ おそらくこんな分類ではないでしょうか？

  • 図面の種類／ジャンル
  • 図面のサイズ
  • 製作部署および製作年度
  • 顧客
    ：

次に紙図面の保管場所はどうでしょうか？みなさんも、アクセス頻度に応じてそれぞれ工夫していると思います。

  • 自社外にある倉庫
  • 自社内の倉庫または保管専用室
  • 事務所のキャビネット
    ：

自社外の倉庫に入っているものはほとんどアクセスすることはありませんが、たまに必要な時があってアクセスするケースがあると思います。

これに対して、保管専用室にあるものは、プロジェクトが終了するなどして再利用される頻度が少なくアクセスも少なくなったものです。また事務所のキャビネットにあるものは、頻繁ではないけれども、アクセスされるケースが稀にあるものではないかと感じます。

紙図面は劣化する

保管場所、保管方法で紙図面の劣化の進み具合は変わってきます。特に保管環境をしっかり決めなければなりません。保管環境の選定として一般論ですが、少なくとも以下は注意すべきです。

  • 保管する部屋の温湿度、風通し、空気の質
  • 微生物や虫などによるカビ・腐食
  • 紙の質（成分）による劣化の違い
  • 当たる光の量（特に紫外線）
  • 図面を折ったり、重ねたりすることによる記載文字の接着や映り込み
  • パンチ穴やクリップ、ステープラーの接合部の劣化

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紙図面の廃棄を考える

世間では「使わない図面は廃棄してしまう」のがひとつの整理方法だといわれています。しかし、大変勇気のいる作業です。理由は、刻まれた歴史を簡単に捨てられるものではありませんし、廃棄対象の「使わない図面」を定義するのは難しいからです。廃棄されず残しているのは、もしかすると誰も決められないことが理由かもしれません。

紙図面をすべて電子化した後なら、捨てられる決断ができるのです。かといって「すべての図面を電子化する」ことは図面の量が多いと費用もばかになりません。

まして、ほとんど利用しない図面を電子化することに対してどれだけのメリットがあるかを考えると、簡単には電子化に踏み切れるものではありません。

そこで考えつくのが、紙図面を残しつつシステム化も図るというハイブリッドな管理方法です。
電子化の費用を抑えられることに加え、電子化した図面は劣化が抑えられるメリットが生まれます。

しかし、残された紙図面は劣化を防ぐことはできません。劣化を防ぐのにも温湿度などの環境管理が必要です。そして、最大の問題は整理されているとはいえ、システムからアクセスできないことです。

紙図面を図面管理する

今まで、紙図面を電子化することを「紙図面をイメージスキャナでスキャンして、かつ、書かれている属性を拾い出してシステムに入力し、検索・閲覧できるようにすること」と暗に言っておりました。

しかし、既に倉庫、キャビネットに整理して保管されているなら、１枚１枚をシステムに登録しなくても図面の種類や顧客などの情報と併せて管理できます。保管場所をシステムに登録しておけば図面を閲覧するために移動しなければならない手間はかかりますが、保管場所を即座に見つけることができるようになります。キャビネットの中のどの辺にあるかなどを、短い動画などを添えたりしておくとさらにアクセスが早くなるかもしれません。

整理する際にバーコードやQRコードをキャビネットや棚、キングファイルの背表紙などに貼付しておけばスマホをかざして確認できるようになります。そしてシステムと連係することでさらにアクセス時間の短縮が可能になります。

図面管理システムは、図面がなくても属性だけでも登録でき検索できる柔軟性を持っています。図面に代わってQRコードなどの画像や動画もデータとして登録しておくことができます。

要点を箇条書きにしておきます。

  • 図面の種類や顧客などの情報と併せて保管場所をシステムに登録する
  • キャビネットの中のどの辺にあるかなど短い動画を添えたりしておく
  • 整理する際にバーコードやQRコードをキャビネットや棚、キングファイルの背表紙などに貼付しておく
  • 図面に代わってQRコードなどの画像や動画をデータとして登録する

まとめ

現代において紙図面がシステム化されていないのは、決して恥じることではありません。システムに紙図面の保管場所、保管方法を登録するだけでも行うことをお勧めします。図面管理システムには柔軟性があるので工夫次第でいろいろな使い方ができるでしょう。あきらめないで資産をうまく残して使っていきましょう。

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