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文書管理のノウハウとは？目的、ライフサイクル、運用ルール作成にヒントあり

日々の業務で大量のデータを扱うことになりますが、文書管理を行うにあたっての運用ルール作成のノウハウについて解説していきます。文書管理のノウハウには、文書管理の目的、ライフサイクル、運用ルール作成を理解しておく必要があります。

文書管理の目的とは？

文書管理のノウハウの前にまず文書管理の目的と重要性について説明します。文書管理とは簡単にいうと様々な文書を必要なときに迅速に利用できるように管理することです。目的としては以下のことを実現するためになります。

文書管理の目的と重要性

  • 業務効率化
    文書を管理することで、探し出す時間を削減できるため業務の効率化につながります。
  • 顧客満足度の向上
    顧客との約束事項や会話など、顧客に関する情報をユーザーが共有することで、迅速な顧客対応ができます。
  • 説明責任対応
    文書の保管場所を明確にし、誰が取り出しや閲覧をしたかを記録することで紛失・改ざん・漏えいを防止できます。

文書管理の方法としては電子文書での管理方法と紙文書での管理方法に分けられます。

  • 電子文書：文書管理システムやファイルサーバーに電子文書を管理する方法
  • 紙文書：紙媒体のファイルをファイリングし、管理する方法

文書管理のノウハウ

スムーズに適切な文書管理をするには、共通の管理運用ルールの作成が必要です。

文書管理を実行するためには「必要な文書を、必要な人が、すぐに取り出せること」「文書が消失、改ざん、漏えいしないこと」などに注意してルールを作る必要があります。

ルールを作るポイントは以下の二つです。

運用ルールを作成するときのポイント
・文書のライフサイクルごとに適切なルールを作成する
・紙文書と電子文書は管理方法が大きく異なるので別々のルールとして作成する

文書のライフサイクル

文書のライフサイクルとは、文書を作成～廃棄されるまでのことを指します。

ライフサイクルは以下の5つに分けられます。

  1. 文書の作成
  2. 文書の活用
  3. 文書の保管
  4. 文書の保存（文書を保管期間にわたって管理）
  5. 文書の廃棄

そしてライフサイクル別にWhen「いつ」、Where「どこで」、Who「誰が」、「What」何を、「Why」なぜ、「How」どのように、の要素と手法で構成される「5W1H」を意識してみましょう。

文書管理の運用ルール

文書管理には以下のような決めるべき基本ルールがあります。基本4項目と言います。

  1. 文書管理の主体
  2. 文書の保存範囲
  3. 文書の保存方法
  4. 保存期間と廃棄方法

上記の基本4項目と、ライフサイクル別に「5W1H」に注意すれば、効率的に文書管理の運用ルールが作成できます。運用ルールが作成できたら、ユーザーに文書ルールを周知し、文書管理がルールどおりに運用されているか可視化し、PDCAを定期的に確認します。

まとめ

「文書管理のノウハウとは？目的、ライフサイクル、運用ルール作成にヒントあり」と題しまして、ご紹介してきました。文書管理は企業で情報を共有すべき情報を整理し、活用することです。

また、文書管理はリスクマネジメントや業務効率化からも重要な業務になります。

文書管理システムを導入することでペーパレス化、セキュリティの強化、リスクマネジメント、ドキュメントのバージョン管理という観点から文書管理を効率化することができます。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】は、大量の文書をドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

【文書管理システム　D-QUICK7】

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行えます。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際の承認ワークフローをシステム内で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に有効期限が切れる旨の通知メールを自動で送信する機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動しますので、後から必要かどうかを取捨選択することができます。

仕事を行う以上、大量の文書を管理しなければいけません。管理するファイルサーバーを用意するだけでなく、文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。 文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっています。文書管理システムにお悩みの方は、導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

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