ブログ文書管理ノウハウ

文書管理システムで電子帳簿保存法対応するための様々な疑問に回答します！

会社で働いていると誰もが思う、紙書類の保存問題があります。
何年も取っておかないといけないので大変・・・そもそも紙でないとダメなの？

こういった疑問ですが、令和４年１月１日、売り上げや仕入、経費に関する請求書、領収書などの保存について「電子帳簿保存法」の改正により、大きく変わりました。

今回は電子帳簿保存法と文書管理システムの様々な疑問に回答しながら、詳しくご説明していきます。

電子帳簿保存法とは？

古くは、作成した帳簿や請求書、領収書はデータになっているものも含めて、すべて「紙」で保存しなければならないとされてきました。データは「一旦紙で印刷し、保存する」がこれまでの基本原則だったのです。紙で保存すると保管場所が必要となりますし、書類の内容確認をするにも沢山のファイルの中から該当の書類を探すといった作業も必要になってきます。これはとても非効率です。

さらに最近では、ネット上での取引も当たり前となり、紙の請求書や領収書をもらわないことも増えてきています。

以上のような背景から、税法で原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること、および電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律として、電子帳簿保存法が制定されました。また、世の中の動向に合わせて何度も改正が行われてきており、直近では令和４年に要件が大幅に緩和されました。

電子帳簿保存法で保存対象となっている書類って何？

青色申告を行うには、申告の元となった帳簿や、帳簿の記載事項の証明となる書類を７年間（一部の書類は５年間、法人で損失の繰越控除の適用を受けるには１０年間）保存しておかなければなりません。法律で保存が義務付けられている書類は以下のとおりです。

  • 国税関係帳簿
    仕訳帳、総勘定元帳、その他の帳簿
  • 国税関係書類【決算関係書類】
    貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他の決算書類
  • 国税関係書類【取引関係書類】
    契約書、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書、その他の取引書類

上記の帳簿や書類と電子帳簿保存法の関係についてご説明します。税務上、保存すべき書類は国税関係帳簿、国税関係書類の２種類です。これらはもともと紙での保存について規定されていました。電子帳簿保存法では、紙で保存すべき書類を電子化出来るとしたうえ、データで受領したものについては、データ保存が義務化されたものとなっています。

請求書や領収書の発行義務はどうなっているのでしょうか？請求書や領収書は「押印があるものを紙でもらわないといけない」と思われていないでしょうか。実はこういう書類の発行義務について規定はありません。

民法にはそうした話が一部書かれています。代金を支払った側が領収書の交付を請求した場合のみ交付することが義務付けられており、受領側には元々紙で交付する義務はありませんでした。領収書がないと支払い側が困るから、お互いが発行することで慣習化していたのです。これがデジタル化の流れを受け、民法の規定も「データで発行してもよい」と改正されました。

レシートや紙の書類はどうすればいいの？

紙のレシートや書類は溜まりがちですよね。これらは電子帳簿保存法ではどう対応していけばいいのかみていきましょう。

電子帳簿保存法での紙やレシートの対応方法

スキャナ保存
スキャナ保存は、請求書や領収書など、自社で作ったものや他社からもらった紙の書類をデータ化して保存する方法です。スマホやデジカメで撮影した画像データによる保存も可能です。
原本となる紙を廃棄することになるため、改ざん防止のための事務処理に関する要件が他の保存方法よりも厳密に定められています。
資金やモノの流れに直結しない書類（見積書、注文書など）の「一般書類」と資金やモノの流れに直結する書類（納品書、請求書、領収書など）の「重要書類」にわかれており、一般書類は重要書類より簡易な保存が認められています。

タイムスタンプ
スキャナ保存の肝となるのが「タイムスタンプ」です。タイムスタンプとは、ある時刻においてそのデータが存在していたこと、その時点以降、改ざんがされていないことを証明するセキュリティ技術です。

手順は以下の通りです。

  1. ユーザーがデータを作成したら、そのデータのハッシュ値を生成し、時刻認証局に送付します。
  2. 時刻認証局は、受領したハッシュ値に時刻情報を結合したタイプスタンプを発行し返却します。
  3. ユーザーが検証する際、データのハッシュ値を計算し、タイムスタンプに含まれるハッシュ値を比較します。これが一致すればそのタイムスタンプ発行時にそのデータが存在していたことになり、かつ、以降改ざんされていないことが証明できます。

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電子帳簿保存法の保存要件を確認しましょう

請求書のやり取りも紙の請求書を郵送することが減ってきています。個人向けでも大手企業から経費削減のために郵送をやめているところが増えていますよね。こうした相手から受け取ったデータは、電子帳簿保存法では「電子取引」といって、スキャナ保存よりも簡単なルールでの保存が認められています。電子取引については、データ保存が義務化されています。

電子取引の対象データ

電子メール、添付ファイル、インターネットからダウンロードしたファイル、ペーパーレスＦＡＸ、ＤＶＤ内のファイル等

電子取引は令和４年の改正で電子保存が義務化された部分で、要件も少なく、取り入れる難易度が低くなっています。自分でデータ保存するスキャナ保存に比べて、相手から送られたものを使うため、改ざんの可能性も低く、データ形式も決まりがないためです。

電子取引の保存要件は以下の通りです。

電子帳簿保存法　電子取引の保存要件

真実性の要件
以下のいずれかの措置を行うこと

  1. 相手からタイムスタンプが付与されたデータをもらう。
  2. データをもらったあと、スキャナ保存と同様の入力期間内にタイプスタンプを付与する。
  3. データの訂正・削除が出来ないシステムで保存する。
  4. 訂正・削除に関する事務処理を規定し、規定に沿った運用を行う。

可視性の要件

パソコン、モニター、プリンタ等出力機器、ソフトの操作マニュアルを備え付けることシステム概要書を備え付けること
また、以下の3つの検索機能を付与すること

  1. 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で検索出来ること。
  2. 日付または金額の範囲を指定して検索出来ること。
  3. ２つ以上の任意の項目を組み合わせて検索出来ること。

文書管理システムが電子帳簿保存法対応に活躍します

今までご紹介したとおり、電子帳簿保存法とは紙で管理していた書類をデータ保存していくための法律です。スキャナ保存など、紙から電子化するのは慣れればそう難しいことでもないと思います。ただし、闇雲に電子化したデータをサーバ内に保管してしまうと「検索」するのが大変です。そこで活躍するのが文書管理システムです。

文書管理システムでは電子化したデータをドキュメントとして保存、検索、ダウンロード、といった機能を使用することが出来ます。弊社が提供している文書管理システムD-QUICK7には電子帳簿保存法対策として有効な機能をご提供しています。

ファイルの保存・検索機能

  • ドキュメント管理システムでは当たり前の機能ですが、PC内にあるファイルをシステム（自社サーバ、またはクラウド）内に登録することが出来ます。
  • 登録したファイルは検索、閲覧、編集といった機能が使用出来ます。
  • PC内にファイルをダウンロードすることも可能です。
  • 属性項目といったファイルのプロパティのようなオプション登録機能があります。
  • 属性項目に取引先名等を入力しておけば、検索時に条件として使用出来るため、電子取引の可視性の要件を満たしています。

タイムスタンプ機能

D-QUICK7には、タイムスタンプの機能があります。本機能を使うことで、ファイルのタイムスタンプ付与と検証を行うことが可能です。

※PDFファイルの場合、タイムスタンプ情報はPDFファイル内に保管されます。その他のファイルの場合は、タイムスタンプ情報をXMLファイルとして作成し、対象ファイルとセットで保管することで検証が可能となります。

まとめ

当サイトでは、電子帳簿保存法の改正内容をわかりやすく説明している資料を準備しております。

電子帳簿保存法に関してもう少し知りたい方

「2022年 電子帳簿保存法改正 　　文書管理はどこまでやらなきゃいけないの？」 ～電子取引の電子データ保存　義務化ガイド～

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