ブログ文書管理ノウハウ

ファイル管理のルールとは？文書管理システムがあるとこんなことができます！

File management rules

ファイル管理をするにあたり、フォルダの構成やファイルの保存ルールを設定する必要があります。しかし、ファイルサーバーのフォルダ作成名やファイル名のルールづけでは、組織に浸透しません。そこで、文書管理システムで実現できるファイル管理のルールや、様々な便利なことを解説いたします。

ファイル管理のルールとは？

組織やチームでファイルを扱うためには、ファイル管理のルールが必要になってきます。ファイル管理を行うには、以下のようなルールを事前に設定し、ユーザーに周知する必要があります。

  1. ファイルの用途を明確にしてフォルダ構成を決定する
  2. ファイルの版数を管理する
  3. プロパティを活用する
  4. 使用頻度が高いフォルダやファイルはショートカットを作る
  5. ファイルの共有には注意する

それでは、各々について解説していきましょう。

ファイル用途を明確にしてフォルダ構成を決定する

事前にフォルダ構成を決定していない場合、ファイルの管理が乱雑になってしまうため、ファイルの用途にあわせたフォルダ構成にする必要があります。

文書管理システム：D-QUICK7を導入して頂ければ、フォルダ構成の提案・サポートも行わせていただきます。また、決定したフォルダ構成をもとに、ひとつひとつD-QUICK7上でフォルダを作成するだけではなく、CSVファイルを使用したバッチ登録機能でフォルダを一括登録することもできます。

ファイルの版数を管理する

様々なユーザーがアクセスするファイルサーバーでは他のユーザーが「誤ってファイルを修正した」、「誤ってファイルを削除してしまった」等のことが起こりえます。

一般的なファイルサーバーでは版管理機能がないため、誤ってファイルを修正してしまった場合、修正前に戻すには記憶を辿り手作業で戻すことになります。

D-QUICK7では版管理をしておりますので、誤ってファイルを修正してしまった場合でも「誤って修正してしまったファイルの最新版のみ削除」や「旧版のファイルを参照し、修正する」で元の状態に戻すことが容易です。

お客様の声から、もっと業種別に学んでみよう！
製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理
D-QUICK導入事例集

プロパティを活用する

D-QUICK7ではフォルダやファイルのプロパティに様々な属性を持たせることが可能です。一般的なプロパティ情報（作成日時、更新日時、ファイルパス、所有者　等）に加え、ファイルの更新者やバージョン等もシステム情報として持っています。

また、管理者が任意の属性項目を増やすことも可能となっており、その属性項目を活用してフォルダやファイルを検索できます。

使用頻度が高いフォルダやファイルはショートカットを作る

使用頻度が高いフォルダやファイルを複製で配置するのではなく、ショートカットとして作成できます。従って、同じフォルダやファイルが複数存在するということを防き、一元管理ができます。

例として、「部品A」というファイルを「製品A」「製品B」「製品C」のフォルダ配下に複製した場合、同じファイルが複数フォルダに存在することになります。そうすると、一元管理ができなくなってしまうため、オリジナルの「部品A」ファイルを適切な場所に保管し、各製品フォルダ配下には「部品A」ファイルのショートカットを配置することで、ファイルの一元管理が可能になります。

D-QUICK7ではショートカットと同様の機能であるリンク機能があり、ショートカットと同じような感覚で使用可能です。

また、ブラウザのブックマークのようにフォルダ、ファイルのお気に入りが作成でき、トップページからお気に入りを経由して該当のフォルダやファイルに遷移することも可能です。

ファイルの共有には注意する

ファイルを確認してもらうためにメールでファイルを添付することがあります。その場合、メールに添付したファイルとファイルサーバーにあるファイルとで複数のファイルが存在するようになってしまいます。

一元管理の観点から複数のファイルが存在することは好ましくありません。ファイルパスをメールに添付し、そのパスから目的のファイルにアクセスしてもらう運用にするのがよいでしょう。

D-QUICK7ではフォルダやファイルの場所を、一般的なブラウザで使用できるURLの形で発行することが可能です。

メールでの資料共有の際はURLを連絡し、そのURLでブラウザからD-QUICK7内のフォルダやファイルにアクセスできます。

まとめ

「ファイル管理のルールとは？文書管理システムがあるとこんなことができます！」と題して、ご紹介してまいりました。ファイル管理のルールは事前に設定し、ユーザーに周知する必要があります。弊社が提供している文書管理システム：D-QUICK7を導入することで、様々なファイル管理の問題を解決することが可能です。

弊社が提供している文書管理システム：D-QUICK7はクラウド版、オンプレミス版に対応しており、大量のファイルをドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

【文書管理システム：D-QUICK7の便利な機能】

  • 属性検索機能、全文検索機能
    文書の名称や属性、文書内の文字をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、ファイルへのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    ファイルを版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
  • ワークフロー
    ファイルを公開する際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    ファイルに対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用としてファイルを開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者がファイルの登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れファイルの移動
    ファイルに有効期限を設定することにより、設定したユーザーに有効期限が切れる旨の通知メールを有効期限の数日前に自動で送信する機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、大量のファイルを管理しなければなりません。管理するデータベースを用意するだけでなく、文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。 文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっておりますので、文書管理システムにお悩みの方は、導入してみてはいかがでしょうか。

また当サイトでは、図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しています。製造業や自治体向けの図面管理の導入事例もあります。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。 ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

「文書管理ノウハウ」の関連ブログ