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デジタル図面管理　特徴・メリット・課題・解決方法を解説

製造業では、紙図面や技術資料が数多く存在し、保管スペースや印刷コストが膨らんでいます。また、ベテランの社員さんでないと該当の紙図面を探すことに時間がかかっているケースもあります。そこで、紙で保存されているドキュメントの電子化を行い保管スペースの開放し、コスト削減を目指す企業が増えています。本記事では図面の検索性を向上させるデジタル図面管理の特徴、メリット、課題について解説いたします。

デジタル図面管理の特徴

デジタル図面管理とはドキュメントの電子化によって保管スペースを開放し、コスト削減を実現する方法のことです。デジタル図面管理は以下のような８つの特徴があります。

1. 大量に存在している紙図面や紙資料は、その量により適切な広さの保管場所が必要です。
しかし、デジタル図面管理では、電子データでの管理になるため保管場所は不要です。

2.図面や技術資料が電子データになっていると、ネットワークを経由して簡単に情報の共有ができます。

3.ファイル名での検索やキーワードによる検索など、探したい図面や技術文書にいち早く辿り着くことができます。

4.AI技術を活用して図面の形状での検索機能により、過去の図面から関連する図面を簡単に
検索して再利用することが可能です。

5.改訂された図面の変更履歴を簡単に追跡できるため、最新の版が直ぐにわかります。
変更履歴の追跡によって、間違ったバージョンの使用やファイルの上書きのミスを防ぐことができます。

6.管理しているドキュメントに対してユーザ毎にアクセス権限の設定ができます。
機密性の高い情報の保護や不正な操作を防ぐことができ、情報漏洩のリスクが軽減されます。

7.紙の使用を大幅に削減できて、環境保護に貢献できます。

8.デジタル図面管理システムは、キーワードを入力して検索したり、ファイル名で検索したりする機能があります。従って、紙図面で管理していた時より、検索の速度は圧倒的に早くなり作業効率が向上します。

デジタル図面管理のメリット

このような特徴がある図面管理ですが、具体的なメリットがあります。デジタル図面管理のメリットを整理しておきましょう。

1.コストの削減
・紙図面の印刷コストが削減できます。
・物理的な保管スペースが不要になり、保管コストが削減できます。
・印刷した紙図面を地方の工場などへ送付するための郵送コストが削減できます。

2.作業時間の短縮
・必要な図面を検索するための時間が大幅に削減されます。
・図面がデジタル化されているため、CADシステムにより図面の改訂時間が短縮できます。

3.手作業による人為的なミスの軽減
・手作業による誤記や紛失などのリスクを軽減できます。
・常に最新の版が使用できるため、正しい版を使用することができます。

4.過去図面の参照
・旧版の図面を簡単に参照できるため、過去の仕様や設計内容を参考にすれば、新しい図面を短時間で開発することができます。

5.セキュリティの強化
・図面データに対して特定の人しかアクセス出来ないようにすれば、間違った改訂や情報漏洩のリスクが軽減できます。
・図面データの暗号化やバックアップによって、データの消失や不正なアクセスからデータを保護することができます。

6.作業効率の向上
・必要な図面や仕様書などの情報をスピーディに確認できるため、意思決定の速度が向上し作業効率が加速します。

デジタル図面管理の課題

メリットが多いデジタル図面管理ですが、良いことばかりではありませんので、課題も整理しておきましょう。

1.デジタル図面管理システムの導入費用
導入時にかかるライセンスや、システムに必要なサーバ類の調達に費用がかかることがあります。それ以外に利用者の教育にも多額の費用がかかります。
既存の図面やデータをデジタル化し、新システムに移行するためには時間とコストがかかります。特に大量の紙図面のデジタル化には、電子化だけではなく、検索のための情報を付与する必要があることを覚えておきましょう。

2.セキュリティ対策
データ漏洩やサイバー攻撃に対する対策が必要になります。
機密性の高いデータに対して適切にアクセス権限を設定する必要があります。
内部の人によって不正なアクセスやデータの持ち出しを防止するためにログなどで監視することもできます。

3.システム障害対策
システム障害でサーバがダウンした場合は、業務が止まってしまうリスクがあります。
予めシステム障害が発生した場合に備えて、データのバックアップ、ＢＣＰ対策が必要になります。
マルウェアに感染した場合は、サーバの再構築をする必要があり、感染した場合に備えてサーバのバックアップなどの準備をしておきます。

4.データの互換性
他システムとのデータ連携を考慮したシステムの構築が必要になります。

5.従業員の抵抗
ベテランの社員や従来の手作業に慣れている従業員にとって、デジタル図面管理システムの導入は大きなハードルとなります。

このような課題が存在しますので、ひとつひとつ対策を考えて、デジタル図面管理の導入を検討していきましょう。

まとめ

「デジタル図面管理　特徴・メリット・課題・解決方法を解説」と題して、ご紹介してまいりました。デジタル図面管理は、図面や文書の効率的な管理、ペーパーレス、コスト軽減などの多くのメリットが存在しています。

しかし、デジタル図面管理を導入するための費用や教育など費用が発生し、セキュリティ対策やシステム障害対策などの課題も存在します。このような課題を解決するために、デジタル図面管理システムの導入はひとつの方法です。

デジタル図面管理システムを導入するためには、事前の計画と準備が必要です。デジタル図面管理システムの特徴、メリット、課題を理解して導入すれば、企業の業務効率と生産性を大幅に向上させることができます。

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