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ファイルを格納するためのやり方とは？効果的な4つの方法

格納ファイルとは、コンピュータ上でデータを保存し整理することです。ビジネスにおける格納ファイルはデータを保管するためのシステムや手法を指します。本記事では、格納ファイルの目的と格納ファイルを作成する際に抑えておくべき４つのポイントをご紹介させていただきます。

ファイルの格納(格納ファイル)とは？

ファイルの格納(格納ファイル)とは、コンピュータ上でデータを保存し整理することです。ビジネスにおける格納ファイルはデータを整理し、保管するためのシステムや手法を指します。以下に格納ファイルの主な目的を３点挙げさせていただきます。

格納ファイルの目的

１．アクセス管理
格納ファイルは、適切なアクセス権を設定することによって、情報へのアクセスを管理します。機密性の高いデータにはアクセス制限を設け、必要なユーザーだけがアクセスできるようにします。

２．ファイルの管理
格納ファイルは、データを整理し管理するための仕組みを提供します。ファイルやディレクトリの階層構造を活用し、関連するデータを分類し、効率的に検索・参照できるようにします。

３．データの保護
格納ファイルは、データの保護を担う重要な役割を果たします。バックアップや冗長性の確保などの手法を用いて、データの損失や破損を防ぎ、ビジネスにとって重要な情報を安全に保護します。

組織におけるファイル管理の必要性

組織内でのファイル管理は、効率性、セキュリティ、そして情報の正確性を確保するために重要となっています。ファイル管理の必要性として、以下の４点をご紹介いたします。

ファイル管理の必要性

１．ファイルの整理
ファイルを整理するということは、目的のファイルに対して容易にアクセスできることを意味しています。ファイルを整理すれば、業務効率の向上が図れます。

２．ファイルの保護とセキュリティの向上
組織内のファイルを適切に管理することで、機密性の高いデータを保護し、不正アクセスやデータの漏洩を防ぎます。アクセス管理も行うことでより高いセキュリティ対策となります。

３．データのバックアップ
格納ファイルはデータのバックアップを行うための手法のひとつです。定期的なバックアップを行い、不測の事態に備えることで業務を滞りなく行えるだけでなく、復旧作業も迅速に行えます。

４． 情報共有と円滑な協力が可能
ファイル管理を行うことで、チームメンバー間での情報共有が出来るだけでなく、円滑な仕事のやりとりが可能となります。さらに共有リポジトリやクラウドストレージを使用すれば、リアルタイムで更新を追跡できます。

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効果的な格納ファイルの作り方

格納ファイルを作るうえで、より効果を発揮させるための4つのポイントをご紹介いたします。

効果的な格納ファイルの作り方

１．フォルダの階層構造化
整理したいファイルやフォルダをカテゴリーごとに分類し、階層的な構造で整理することを指します。主な狙いとして、目的のデータに容易にアクセスが可能となるだけでなく、チームメンバー間での情報共有に活用します。

２．バージョン管理の実施
ファイルの管理だけでなく、バージョン管理を行うことで異なる時点でのファイルの状態や変更内容を記録し、過去の状態に戻せます。複数人での同時作業も可能となります。

３．命名規則の設定
全ての文書やファイルに対して同一の命名規則を適用することで、文書の識別や検索が容易にできます。また、他の利用者が名前を見ただけで内容や用途が理解できるようにする目的もあります。

４．ルールの徹底
ルールは設定するだけでなく、守られてはじめて効果を発揮します。1~3のルールを徹底して守ることで、質の高いデータの管理が実現可能です。それだけでなく、作業効率の向上や生産性の向上にも繋がります。

図面・文書管理システム：「D-QUICK7」

ここまで格納ファイルについて説明してきましたが、具体的にどのように管理していけばいいかよく分からないという方もいらっしゃると思います。しかし、ファイルを管理できるシステムがあれば、ファイル管理を簡単に始められます。

そこで図面・文書管理システム「D-QUICK7」をご紹介いたします。以下は、組織内のファイル管理にも役立つ図面・文書管理システムの「D-QUICK7」を使うメリットについて説明させていただきます。

ファイル管理に「D-QUICK7」を使用するメリット

１．目的のファイルを短時間で検索可能
検索条件の絞り込みや多種多様な検索方法(簡易検索、フリーキーワード、名前・キーワード検索、ファイル内文字検索、対象フォルダ検索、全文検索)、タグ付けにより目的のファイルを探す無駄な時間の削減ができます。

2．バージョン管理が利用可能
バージョン管理が標準機能としてあります。ファイルや文書、フォルダのバージョン管理を簡単に行うことができ、過去のバージョンに戻せます。それ以外にも複数人での同時作業にも対応が可能です。

3．様々な種類のファイルを管理可能
D-QUICKではofficeドキュメントやイメージファイルだけでなく、２DCADファイルや3DCADビューアファイルも管理が可能となっており、様々な業種に対応しています。

4．ワークスタイルに捕らわれない
クラウドサービスやオンプレミス型パッケージソフトで社内サーバーなどの構築環境へ対応が可能です。PCだけでなく、モバイル端末からも利用可能となり様々なワークスタイルやリモートでも使用可能となっています。

まとめ

「ファイルを格納するためのやり方とは？効果的な4つの方法」と題して、ご紹介してまいりました。ファイル格納の効果的な手法について理解していただけましたでしょうか。一度、図面・文書管理システムD-QUICKについて詳しく知ってみませんか？

また当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。
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