ファイル・文書ブログ

文書管理のトレンドを歴史から振り返れば、これからの流れがわかる

ブログを書くため、ある日「文書」というワードについて掘り下げてみようと思いました。しかしながら、どうやら私にとってはあまりにも大きいくくりのワードのようで、文書とはこれだというのを明確に説明できないことに気がつきました。そこで自身の人生を振り返ることで文書について考えてみようと思いました。間違いなく「文書」にたくさん触れてきたはずなので、経験値豊富です。歴史はどうだったのだろう、トレンドはあったのか、世の中の流れはどうだったのだろうという文書管理のトレンドを思い出しつつ、歴史をひもといてみようと思います。

紙に手書きして保管していた歴史

私は、人生の半分以上を既に過ごしてきた古い人間です。今まで社会で起こったいろんな景色を見てきました。

「文書」と呼ばれる身近にあるもので思いつくものを挙げてみると、「書籍」、「文集」、「日記」、「ノート」、「スケジュール・アドレス帳」、「手紙」などたくさんあります。学校の授業では、先生が黒板に書いたものや、先生の話を自分なりにノートに書いたものです。

手紙は「便箋」にペンで手書きしていました。いずれも紙に手書きで文字や絵を書いていた「紙に手書き」の時代でした。手書きしたものはどのようにしていたかというと、紙そのものを保管・配布していました。

保管については、学校の「図書室」が代表的な例だと思います。図書室は整然と本のジャンル別に棚に整理されて、番号が背表紙に貼り付けられていました。先生が几帳面に貼っていたのだと思いますが、本を返すときには番号をもとに元の場所に返却できるしくみがありました。保管場所を棚で整理するなどの管理が既にされていたんですね。

手書きデータを電子化し保管していた歴史

時代が進み、入力機器として「ワープロ（ワードプロセッサー）」なるものが登場しました。ワープロは手書きではなくキーボードで文字を入力できる点が画期的でした。タイプライターが既にあったじゃないかと言われますが、日本では日本語の壁があったので普及しませんでした。

ワープロのすごいところは、日本語の入力ができるだけでなく罫線が入力でき、さらに、紙に印字する前に文字やレイアウトの編集ができた点です。そして、紙に出力するのではなくフロッピーディスクと呼ばれる保管媒体に保存できるようになっていたことです。そのほかの入力機器として「イメージスキャナー」というものも登場しました。イメージスキャナーは、紙に書いた文字や絵を電子データに変換して保管できることが画期的でした。

出力機器についても「レーザープリンター」なるものが登場し、複合機は、イメージスキャナーとレーザープリンターを一体化して、紙のコピーやFAXで伝送することまでできるようになりました。新たな入力機器、出力機器の登場で時代は便利になっていきました。

電子化したデータをストレージに保管し管理を始めた歴史

電子化したデータはフロッピーディスクなどの電子媒体に保存されるようになりましたが、作成されるデータが大きくなるにつれ、大容量の記録媒体が必要になってきて、CD、DVD、ハードディスクなどのストレージ機器が登場しました。保管されるデータに音声、動画なども加わり、ストレージ機器は、時代と共に大容量化され、さらに小型化（ダウンサイジング）されていきます。入力機器のほうもバーコードリーダー、カメラ、センサーなどから入力できたりするようになり、出力機器も、紙への出力だけでなくさまざまな製造機器、３Dプリンターなどへの出力が行われるようになっていきます。

また、保管データが多くなるほど、管理する必要性もでてきます。管理されるデータを仕分けするために、管理するためのシステムも進化していきます。イメージスキャナーが登場した当時は「ファイリングシステム」と称してスキャンしたファイルの仕分けを行うものでした。しかしデータがスキャンデータだけではなく保管データの種類（コンテンツ）が多くなるにつれて、管理する方法もユーザーの利用目的に応じて対応できるように変わっていきました。

AIを取り入れて管理するこれからの歴史

文書管理をとりまくトレンドキーワードは、「入力」、「出力」、「保管」の中にあるのではないかと思います。このようなトレンドキーワードやこれからの文書管理の流れは、今後もおそらく変わらないのではないでしょうか。

画像の中から文字を抽出するOCRや、最近では画像の中から図形を検索したり音声などから文字おこしができたりするものが登場してきています。OCR自体は昔からありましたがAIが取り入れられた昨今では急激に進化し、精度が向上しています。また、ダウンサイジングの先にある、モバイル化、パーソナル化も現在どんどん進化しています。

まとめ

「文書管理のトレンドを歴史から振り返えれば、これからの流れがわかる」と題しまして、ご説明してきました。特に「文書」という言葉について、私感ではありますが歴史を振り返ってみましたが、いかがだったでしょうか。

トレンドワードとして、あまりにも身近すぎるキーワードだったので実感がわかないかもしれません。ですが、まだまだ進化していく要素がいっぱいあると思っています。次に来る文書、文書管理のトレンドはなんでしょうか。

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