文書管理するうえでの規則(ルール)とは？ |

文書管理をするうえで規則(ルール)を決めておくことは非常に大切です。文書を登録しても利用するための規則がなければ有効に活用することができません。今回は文書管理をするうえで必要な規則について考えてみます。

1 文書管理での規則(ルール)とは？
2 文書を登録するための規則(ルール)
3 文書を登録したあとの規則(ルール)
4 まとめ

文書管理での規則(ルール)とは？

文書管理での規則とはどういったものがあるでしょうか。まず、文書管理システムを利用する場合には登録される文書の数や容量に制限がありますので、必要な文書以外は登録をしない事や、一定期間を過ぎた古い文書は削除する事などの規則が必要になります。次に、誰がどういった目的で文書管理システムを利用するのかを考え、一部の人しか扱えない、または全員が扱える等の規則が必要になります。他には、どのような場所に文書を保存するのかの規則も必要になります。また、実際に登録する文書についての文書名や検索キーワードの規則も必要になるでしょう。

次項から実際に文書管理システムを導入した場合の規則について考えてみましょう。

文書を登録するための規則(ルール)

文書管理するための登録規則にどういったものを定義すれば良いか考えてみましょう。

まず、セキュリティについて考えていきましょう。
すべての登録文書を利用者全員が無条件で扱う事ができるのであればあまり規則を作る必要はありませんが、一部の利用者のみ取り扱うことのできる文書も管理するのであればセキュリティに関する規則を作っておく必要があります。作る規則としては、登録・更新できるユーザ、ダウンロードできるユーザ、閲覧のみできるユーザ、アクセスできないユーザなどのユーザ規則があればよいでしょう。

次に、誰がどこにどのように文書を保管するかを決めましょう。
個人や組織ごとの保管場所、登録や更新に関する規則を作りましょう。文書管理システムではWindowsのエクスプローラのようなフォルダとファイルの一覧機能を持つものがあります。このような文書管理システムを選択すれば、普段使い慣れたパソコンと同じ見た目で管理することができます。例えば、組織ごとのフォルダを作成し、その配下に組織ごとの規則を作成し運用することができるのです。

次に、文書名の規則を考えてみましょう。
単純に文書の見出しを文書名にしてもよいと思います。ただし文書管理システムには文字数制限が存在する場合があります。説明文のような長い文書名を付ける事は止めた方がよいでしょう。文書を利用する際には文書管理システムから利用しているパソコンにファイルを取りだす事もあります。この場合にも文書名が長すぎるとファイル名の最大長を超えてしまい、ファイルとして取り出せない文書になる場合もありますので、分かりやすく短い文書名にするのがよいでしょう。また、履歴管理のために、作成日や更新日を文書名に付けて登録していませんでしょうか。見た目上同じ名前のまま更新履歴も保管できる文書管理システムを選択すれば分かりやすく管理できます。

次に、検索用キーワードの登録規則を考えてみましょう。
文書管理システムでは登録後の文書を探しだすためのキーワードを設定できるものがあります。これらは文書の登録時に設定することで、以後関連したキーワードを使って文書を管理、検索する時に利用できますが、どういった項目を文書登録時に設定するかは、あらかじめ決めておく必要があります。たとえば文書の補足として取引先の会社名などを設定すると、会社ごとに文書を探したりまとめたりするのに役にたちます。その際には、取引先会社名は正式名称で入力する等、どのユーザが登録しても同じ設定値となるような規則があるとよいでしょう。ただし人によっては記憶内容に差がありますので、確実に共通の設定値にするためには、予約語を設定できるシステムを選択するとよいでしょう。

文書を登録したあとの規則(ルール)

文書管理された文書を取り扱いするための規則としてどういったものを定義すれば良いか考えてみましょう。

まず、登録された文書の取り扱いや、更新・修正を行い再登録する際の規則が必要になります。登録された文書の取り扱いとしては文書管理システム内でのみ閲覧を行うのか、印刷やダウンロードしてからの閲覧を許すのかを決めましょう。印刷する際にはウォーターマークなどを付けたり、ダウンロードしたファイルはあくまでコピーとして扱ったりした方が良いでしょう。正式な文書としては、必要なタイミングで文書管理システムから最新のものをダウンロードして利用するとよいでしょう。

また、文書管理システムでは履歴管理機能を有するものがあります。例えば、文書を更新した時に最新の文書しか存在しないように見えるのですが、ある操作をする事で今まで更新してきた履歴も見られるようになる機能になります。もし、このような機能が無い場合には、文書名に作成日付や新旧がわかるような文字を付けたりする必要がでてきます。その場合には、履歴を持たずに最新の文書のみを登録するといった規則でもよいでしょう。

まとめ

ここまでで文書管理をするうえでの規則(ルール)について考えてきましたがいかがでしたでしょうか。ただ文書をシステムに登録するだけでは文書の登録や利用が乱雑になり、せっかくシステムを導入しているのに使いづらいものとなってしまいます。文書を管理する為に、こんなに規則を設けないといけないのは面倒だと思われることもあるでしょうが、今回記載したような規則がなければせっかく登録した文書がただ登録されただけで、管理されていないものになってしまいます。規則がなければ文書を有効に活用することもできないのです。管理を始める前に、如何に漏れのないように規則を決められるかで、その後の管理や利用がしやすくなりますので、時間をかけてしっかり考えておきましょう。

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